Если у вас нет системы для работы с электронной почтой, ваш почтовый ящик может быстро и легко выйти из-под контроля. К счастью, с помощью нескольких функций поиска найти электронную почту невозможно; однако разумно организовать приток писем до того, как количество писем, переполненных вашим почтовым ящиком, станет огромным.
Поскольку многие из нас получают десятки или даже сотни электронных писем ежедневно, разработка системы для работы с ними является обязательной. Вот несколько простых способов уберечь себя от скопления электронных писем.
Откажитесь от определенных писем сразу после прочтения
Если вы прочитали электронное письмо и вам не нужно его перечитывать или действовать в соответствии с ним, немедленно удалите его. Кроме того, настройте электронную почту так, чтобы корзина опорожнялась регулярно (или заходите еженедельно и очищайте ее вручную).
Помните, что нам не нужно сразу читать каждое электронное письмо. Если вас отвлекает электронная почта, не оставляйте ее открытой; вместо этого запланируйте от трех до пяти раз в течение рабочего дня.
Оставляйте письма, требующие действий, в вашем почтовом ящике
Если на электронное письмо необходимо ответить или требуется действие, оставьте его в качестве напоминания в папке «Входящие». Для особо важных установите флажки, чтобы они не терялись при перемешивании. (Хотя это маловероятно, учитывая, что ваш почтовый ящик скоро станет более оптимизированным!)
Затем определите стандартный срок для электронных писем, оставшихся в вашем почтовом ящике - возможно, от недели до месяца. В конце каждой недели просматривайте свой почтовый ящик и убедитесь, что ответ или действие завершены, чтобы вы могли удалить письмо из своего почтового ящика.
Своевременно удаляйте другие электронные письма
Если есть электронные письма, с которыми вы работали, но на которые вам нужно будет обратиться в будущем, храните их в соответствующих папках. Вам нужно будет подумать о том, какой тип системы папок лучше всего подойдет вам. Сохраненные электронные письма легко выйти из-под контроля, поэтому подумайте о создании папок, которые разделены по дате, чтобы вы могли легко удалять целые папки, которые больше не актуальны. Есть несколько инструментов электронной почты, которые позволяют вам также отправлять входящие электронные письма прямо в папку - подумайте о настройке этого параметра, если вы чувствуете, что эта функция будет служить вам так, как вы Работа.
Дополнительные советы по карьере
Как найти наставника
Как бросить работу с классом
Что делать, если тебя уволили
