Cât de des uitați (sau pierdeți) o factură importantă? Apoi ajungi să pierzi bani cu privire la taxele de întârziere - ca să nu mai vorbim de anxietatea care vine cu o astfel de dezorganizare. Iată zece sfaturi despre organizarea facturilor și simplificarea plății facturilor!
Organizarea facturilor
Păstrați facturile în așteptare împreună, într-o zonă desemnată.
De îndată ce e-mailul dvs. sosește sau la momentul de sortare desemnat, sortați prin e-mail, separând facturile dvs. în așteptare de toate celelalte e-mailuri. Când ați terminat sortarea, plasați imediat facturile în așteptare într-un plic, un dosar de buzunar sau un coș de facturi în așteptare.
Nu separați fiecare factură în așteptare într-un dosar separat.
Orice ați face, nu puneți factura de utilități într-un dosar, factura de asigurare auto într-un alt dosar și factura cotizației de membru într-un alt dosar. Toate facturile în așteptare ar trebui să fie împreună într-un plic, dosar de buzunar sau coș, astfel încât să poată fi plătite fără a fi nevoie să căutați 10 locuri diferite pentru a le găsi.
Eu și soțul meu folosim un Bill Folder Pocket Folder Book care are în jur de 20 de foldere de buzunar. Toate facturile noastre în așteptare merg împreună în primul dosar de buzunar. Toate facturile / chitanțele plătite sunt apoi înregistrate în folderele individuale de buzunar care urmează. Acest sistem funcționează ca un vis pentru noi.
Desemnați 2 până la 4 zile obișnuite pe lună pentru a vă plăti facturile.
Nouăzeci și nouă la sută din timp, nu trebuie să renunți la tot ceea ce faci atunci când primești o factură prin poștă pentru a o plăti imediat. Desemnați 2 până la 4 zile pe lună și efectuați toată factura dvs. în aceste zile. Eu și soțul meu plătim facturile pe 8 și 22 din fiecare lună. Puteți face același lucru sau poate doriți să plătiți facturile în așteptare o zi pe săptămână, cum ar fi, în fiecare vineri.
Plătiți-vă facturile într-un singur loc și păstrați-vă toate facturile plătind bunurile împreună.
Pentru a accelera eforturile de plată a facturilor, plătiți întotdeauna facturile într-un singur loc, indiferent dacă acel loc este biroul dvs., masa de bucătărie etc. Oriunde ar fi, această zonă ar trebui să fie echipată cu facturile, carnetul de cecuri, plicuri, ștampile, pixuri, creioane, calculator, bandă, capsator și etichete de adresă de întoarcere. Dacă nu aveți sertare în care să vă păstrați consumabilele, aduceți-vă o cutie mică din plastic sau chiar o cutie pentru pantofi și păstrați totul în interior.
Înregistrați imediat facturile plătite.
De îndată ce plătiți fiecare factură, înregistrați imediat plata în registrul de cecuri sau în registrul software-ului computerului. Nu așteptați până mai târziu, deoarece dacă o veți face, există șanse mari să uitați. Și odată ce ați uitat, va trebui să pierdeți timp și bani pentru a vă ocupa ulterior de comisioanele depășite.
Plasați facturile / chitanțele plătite într-o carte de dosare de buzunar cu plată a facturilor sau în dosare de fișiere clasificate.
După ce plătiți facturile, marcați copia sau secțiunea facturii cu Data plătită, Numărul de verificare și Suma plătită. Apoi, înregistrați fiecare în buzunarul corespunzător din dosarul dvs. de plată a facturilor - cu câte un buzunar pentru fiecare; Adică utilități, asigurări, MasterCard, Visa etc.) sau în dosare clasificate din cabinetul dvs. de înregistrare.
Organiza cecurile și extrasele de cont verificate anulate.
În fiecare lună, veți primi extrasul (conturile) de verificare și, eventual, cecurile anulate, de la banca dvs. Plasați-le imediat într-un dosar până când data lunară desemnată se rotește pentru a reconcilia contul dvs. de verificare. Apoi, păstrați extrasele și cecurile anulate într-un dosar pentru anul respectiv. Este posibil să trebuiască să le recuperați mai târziu pentru contabil atunci când sezonul fiscal se învârte.
Apropo, orice extrase bancare și / sau cecuri anulate mai vechi de un an pot fi stocate într-o zonă diferită de fișierele dvs. curente. De asemenea, vă recomandăm să vă adresați contabilului dvs. pentru a determina cât timp vă sugerează să păstrați aceste informații.
Condensați-vă cardurile de credit.
Cu cât aveți mai multe carduri de credit, cu atât va fi mai dificil să le mențineți organizate și cu atât vă va dura mai mult să vă plătiți facturile. Ori de câte ori este posibil, condensați-vă numeroasele cărți de credit în 2 sau 3 carduri de credit și scăpați de restul.
Pregătiți plicuri pentru facturile recurente în prealabil.
Pentru facturile recurente, cum ar fi plățile ipotecare, chirie sau împrumut, veți economisi mult timp pregătind o grămadă de plicuri pentru fiecare în prealabil. De exemplu, să presupunem că trebuie să plătiți chiria în fiecare lună. Faceți plicuri în valoare de un an cu numele proprietarului și adresa poștală, adresa de întoarcere și o ștampilă. În acest fel, totul va fi pregătit să funcționeze în fiecare lună. Pur și simplu scrieți un cec, plasați-l în plicul pregătit și trimiteți-l prin poștă.
Simplificați și mai mult cu software-ul de gestionare a banilor ieftin.
Dacă plătiți facturile manual, vă recomandăm să achiziționați software de gestionare a banilor ieftin. Eu și soțul meu folosim Quicken. Este ușor de instalat și reduce timpul cu care ne plătim facturile cu peste 50%. În plus, este un mod excelent de economisire a timpului la momentul impozitării, deoarece vă va organiza automat toate veniturile și cheltuielile, cu o imprimare, pregătită pentru contabilul dvs.
Mai multe sfaturi organizatorice
- Experții vorbesc: cele mai simple modalități de a vă organiza biroul de acasă
- Sfaturi de organizare: Dezordine pentru o casă sănătoasă
- Strategii de economisire a timpului pentru păstrarea evidenței, plata facturilor
