Alguns dias, odeio minha caixa de entrada. Tenho certeza de que você pode simpatizar. Como você, eu (e todas as outras mulheres de negócios) recebo um média de 124,5 e-mails um dia. No entanto, apesar do fato de estarmos todos grudados em nossa tela, nosso o email a etiqueta parece ter se desintegrado lentamente. Já vi e-mails que não apenas continham erros descuidados, mas em alguns casos eram totalmente rudes - ou pior, excessivamente casuais. Mesmo erros aparentemente inócuos se acumulam e, em alguns casos, podem ter consequências graves.
Descrevi algumas regras básicas de etiqueta para garantir que suas comunicações eletrônicas correspondam à sua imagem profissional.
1. Use uma saudação profissional
Concedido, todo cultura da empresa é diferente, mas uma saudação educada e ligeiramente formal é sempre apropriada. Usar palavras como “oi” ou “yo” não é profissional, não importa quem seja o destinatário. Em vez disso, use "oi", "olá", "bom dia / tarde" ou, para ser ainda mais formal, "querido".
2. Use “responder a todos” apropriadamente
Os e-mails em grupo podem economizar muito tempo porque todos estão incluídos nas atualizações do projeto ou em qualquer outra coisa que você esteja enviando. Infelizmente, os tópicos do grupo também podem sair do controle e seguir para tópicos separados dos quais o grupo inteiro não precisa fazer parte. Pense duas vezes antes de clicar em responder-todos para considerar se todos realmente precisam ser incluídos.
3. Não use apelidos
Encurtar o nome de alguém (se não lhe foi dito que ela prefere) é excessivamente casual, presunçoso e, em alguns casos, pode soar humilhante. Meu nome é Tiffany. A menos que eu o conheça pessoalmente, não é apropriado me chamar de "Tiff".
4. Evite usar humor
O humor nem sempre funciona no e-mail. O que é engraçado para uma pessoa pode ser ofensivo para outras ou, pior, pode ser mal interpretado como sarcástico ou cáustico.
5. Responder em tempo hábil
Mesmo que estejamos grudados em nossos teclados, não há necessidade de ficarmos reféns da sua caixa de entrada. Se um e-mail tiver alta prioridade e você souber que precisará de várias horas (ou até dias) para lidar com ele, responda imediatamente para confirmar a solicitação. E-mails que ficam por aí e acumulam poeira em sua caixa de entrada podem dar às pessoas a impressão de que você está sobrecarregado ou que está ignorando seus pedidos. E-mails não lidos também podem significar prazos perdidos.
6. Revise sua mensagem
A facilidade da verificação ortográfica significa que muitos de nós confiamos nela para detectar erros de ortografia, o que só leva você até a metade do caminho. Considere o trabalho “público”. Se você digitar errado e acidentalmente pular a letra “L”, a palavra ainda está escrita corretamente, mas tem um significado totalmente diferente! Também é uma boa ideia verificar se há palavras perdidas ou que tenham o mesmo som, mas que tenham a grafia (e signifiquem) algo diferente, como "seu" e "você é".
7. Não se esqueça do anexo
Isso é fácil de evitar. Se você digitar a palavra “anexo” ou “anexar” no corpo do seu e-mail, o Outlook irá perguntar se você esqueceu de anexar algo. Uma maneira de reduzir esse erro é começar sua nota com "no anexo ..."
8. Evite usar todas as letras maiúsculas
Todas as letras maiúsculas usadas em um e-mail podem ser vistas como uma afronta aos destinatários. Se algo for realmente importante, diga-o ou use negrito ou sublinhado para destacar um ponto ou frase-chave.
9. Considere uma ligação
Se você tem muito a dizer em seu e-mail, pode ser mais eficiente simplesmente pegar o telefone ou agendar uma ligação. Um telefonema não só pode economizar tempo, como também evitar qualquer interpretação incorreta de sua mensagem. Após a ligação, documente os pontos acordados ou tarefas de acompanhamento com uma mensagem de e-mail concisa.
10. Incluir uma saudação de encerramento
Semelhante ao ponto um, é apenas uma boa prática incluir uma saudação de encerramento. Pense no último e-mail que você recebeu em que a nota acabou abruptamente. Provavelmente, parecia menos uma nota e mais uma ordem.
Lembre-se de enviar e-mail, como qualquer outra forma de negócio comunicação, é um reflexo direto do seu profissionalismo. Certificar-se de que sua etiqueta de e-mail está correta mostra a seus colegas que você é atencioso, educado e rápido nas trocas online.
Este artigo apareceu originalmente em Fairygodboss. Como a maior comunidade profissional para mulheres, Fairygodboss fornece a milhões de mulheres conexões profissionais, conselhos comunitários e informações difíceis de encontrar sobre como as empresas tratam as mulheres.
