Você verificou todos os detalhes. A sala de banquetes está reservada, o bufê está trabalhando em um menu especial e os arranjos de flores foram encomendados. Mas seu trabalho ainda não terminou. Seu evento bem planejado pode acabar um fracasso se você negligenciar o detalhe mais importante: espalhar a palavra. Aqui estão algumas idéias para despertar sua imaginação.
Capturadores de atenção
Os meios de comunicação recebem centenas de comunicados de imprensa todas as semanas. Como você está tentando atrair o interesse de repórteres, editores e produtores, considere enviar um lançamento fora do comum.
“Para anunciar novos produtos ou eventos especiais, enviei lançamentos gravados em uma lâmpada, com as palavras ‘Temos uma nova ideia’ do lado de fora ”, disse Mike DeHart, um especialista em marketing que mora em Asheville, NC.
“Envie uma bola de golfe preta, com insígnia e tee dourados, anunciando um torneio de golfe beneficente”, disse Kay Pinkerton, especialista em relações públicas. “Os jornalistas que comparecerem podem entrar no sorteio de um jantar e receber uma entrevista exclusiva com uma gigante corporativa que está empatada com o torneio. Eu trabalhava para a Hunt Oil Company, que patrocinava o Byron Nelson Golf Classic. Foi isso que me fez pensar nessa ideia maluca. ”
Pense visualmente
Se você está tentando convencer a estação de TV local a divulgar seu evento, organize as possibilidades de vídeo ativo. Os editores de redação de TV estão constantemente à procura de histórias que gerem vídeos interessantes.
Steven Spenser, presidente da Praxis Communications em Seattle, diz que o capítulo de Kentucky da American A Lung Association precisava promover um programa de asma de um dia com a estrela das pistas olímpicas Jackie Joyner-Kersee. Ele recomendou colocar Joyner-Kersee junto com crianças asmáticas. Uma ideia apresentava uma corrida em torno de um parque ou pista de escola.
Os organizadores agendaram Joyner-Kersee para almoçar com um seleto grupo de VIPs da comunidade. Depois disso, ela falaria com um grupo de funcionários da escola sobre a importância de reconhecer a asma em seus alunos, para depois lançar um programa de saúde à tarde justa. A publicidade pré-evento incluiu o envio de press releases para a mídia local, distribuição de brochuras e pôsteres para os locais escolas, imprimindo artigos de boletins informativos, distribuindo camisetas de eventos e marcando entrevistas em programas de TV / rádio locais shows. No entanto, Spenser encorajou o grupo a ir ainda mais longe em seus esforços de publicidade.
“Convidar fotógrafos da TV e da mídia impressa para cobrir a estrela olímpica em seu almoço ou em seu discurso para funcionários da escola resultaria em uma cobertura monótona e estática. O grande potencial de publicidade de um atleta impressionante seria reduzido a uma cabeça falante em um púlpito. Isso torna a televisão enfadonha ”, disse Spenser. “Seja o que for que você planeje, faça com que a mídia mostre movimento-atividade-empolgação. Pense em termos do que constitui um bom evento especial, não como usar sua atração estrela para transmitir informações que qualquer outra pessoa poderia fazer tão bem. ”
Seja meu convidado
Divulgar os eventos não se limita a entrar em contato com a mídia. Para muitos eventos, você desejará criar uma lista de convidados e enviar convites personalizados. Embora um convite formal gravado com um cartão de resposta seja perfeito para algumas ocasiões, outras requerem mais criatividade para produzir resultados.
“Para uma inovação, enviamos o convite anexado a uma muda em um tubo de correio com a sugestão de que as pessoas plantem a árvore em seu próprio quintal, ou venha para o evento inovador e plante a árvore para o futuro da saúde em Indiana ”, disse Frederick C. Bagg, diretor de relações comunitárias e marketing do Hospital e Centros de Saúde St. Francis em Indianápolis, IN.
Bagg também teve uma ideia bem-humorada de convidar médicos para a inauguração de uma nova Unidade de Obstetrícia e Neonatal. Vinte médicos receberam uma fralda descartável com um convite anexado e um beijo de Hersey desembrulhado dentro. “Os médicos são um grupo extraordinariamente difícil de responder a um convite”, disse Bagg. “Recebemos 16 ou 17 deles para dar uma passada para o café da manhã e o tour.”
Ligue-se
Considere a criação de uma página da Web para ajudar em seus esforços de publicidade. Você pode fornecer acesso fácil a informações sobre o evento, incluindo localização, direções, atividades programadas e como responder, incluindo inscrição online. Por exemplo, muitos planejadores de reuniões de classe criam sites para manter os colegas atualizados sobre as próximas reuniões e para postar informações atualizadas sobre suas vidas.
O e-mail é outra forma eficaz de se comunicar com as pessoas que comparecerão ao seu evento. Considere estabelecer uma lista de discussão por e-mail para seu grupo. Existem vários sites que oferecem listas gratuitas. Um desses sites pode ser encontrado em www.egroups.com. A vantagem de criar sua própria lista de discussão é que você envia uma mensagem e ela é distribuída automaticamente para todos os endereços de e-mail de sua lista.
Para o evento envolvendo Jackie Joyner-Kersee, Steven Spenser recomendou colocar a estrela da música em um fórum de bate-papo para conversar com crianças da área que têm asma. Ele também sugeriu uma entrevista para a mídia online com Joyner-Kersee para chamar a atenção de repórteres experientes na web.
Fale mais alto
O boca a boca geralmente é a melhor propaganda, e isso também vale para a publicidade de eventos. Espalhe a palavra. Informe as pessoas sobre o evento e lembre-as com uma nota ou telefonema. Roger Snowdon, presidente da Media Magic em Fredericton, New Brunswick, Canadá, sugere fazer uma lista de quem sabe quem dentro de sua organização. “Atribua-os a uma lista quente para gerar interesse e falar”, disse Snowdon. “Fizemos isso reunindo uma equipe e trabalhando nos telefones durante um fim de semana. Neste caso, foi um evento político, mas os mesmos métodos podem ser usados para muitos outros eventos também. ”
Experimentada e verdadeira
Não negligencie as opções de publicidade comprovadas e verdadeiras. Se for um evento da comunidade, você pode enviar anúncios de serviço público em jornais, guias de compras, TV e rádio. Outras ideias incluem:
- Pôsteres
- Banners de rua
- Folhetos
- Pintura de Calçada
Uma combinação de estratégias publicitárias resultará no maior sucesso do seu evento. Lembre-se de ser criativo e se divertir. Então, orgulhe-se de produzir um dos eventos mais concorridos e mais bem executados da cidade.
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