Se você não tem um sistema para lidar com seus e-mails, sua caixa de entrada pode sair de controle de forma rápida e fácil. Felizmente, com várias funções de pesquisa, encontrar um e-mail não é impossível; no entanto, é inteligente organizar o fluxo de e-mails antes que o número inundando sua caixa de entrada se torne opressor.
Com muitos de nós recebendo dezenas ou até centenas de e-mails diariamente, desenvolver um sistema para lidar com isso é uma obrigação. Aqui estão algumas maneiras simples de evitar que os e-mails se acumulem.
Descarte certos e-mails imediatamente após ler
Se você leu um e-mail e não precisa relê-lo ou tomar providências, elimine-o imediatamente. Além disso, configure seu e-mail para que a lixeira seja esvaziada regularmente (ou vá semanalmente e esvazie-a manualmente).
Lembre-se de que não precisamos ler todos os e-mails imediatamente. Se você se distrair com seu e-mail, não mantenha o seu aberto; em vez disso, programe de três a cinco horários de check-in durante seu dia de trabalho.
Deixe e-mails que exijam ação na sua caixa de entrada
Se um e-mail precisar ser respondido ou exigir uma ação, deixe-o em sua caixa de entrada como um lembrete. Para itens particularmente importantes, defina sinalizadores para que não se percam na confusão. (Embora isso seja menos provável, já que sua caixa de entrada logo ficará mais simplificada!)
Em seguida, decida um prazo padrão para os e-mails restantes em sua caixa de entrada - talvez de uma semana a um mês. No final de cada semana, vá até sua caixa de entrada e certifique-se de que a resposta ou ação foi concluída, para que você possa excluir o e-mail de sua caixa de entrada.
Arquive outros e-mails imediatamente
Se houver e-mails que você agiu, mas que precisará consultar no futuro, arquive-os nas pastas apropriadas. Você precisará pensar um pouco sobre que tipo de sistema de pastas funcionará melhor para você. É fácil para e-mails arquivados ficarem rapidamente fora de controle, então considere a criação de pastas subdivididas por data para que você possa excluir facilmente pastas inteiras que não são mais oportunas. Existem algumas ferramentas de e-mail que permitem que você também arquive os e-mails recebidos diretamente em uma pasta - considere configurar isso se você sentir que esta função irá atendê-lo bem na maneira como você trabalhar.
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