O tempo do imposto se arrasta sobre nós - e antes que percebamos, estamos pagando por nossa procrastinação. Com este sistema de cinco etapas, no entanto, podemos permanecer no topo do processo, o que no final das contas será muito benéfico. Comece aqui e seja produtivo!
Imagine relaxar com seu reembolso já em mãos (sim, o madrugador vai vencer a corrida com o IRS) enquanto todos os procrastinadores ainda estão lutando para desenterrar receitas antigas e preencher o IRS formulários. Quanto mais perto você chegar do prazo final de abril, menor será a probabilidade de você dedicar seu tempo e cuidado para se manter organizado e fazer o trabalho direito. Se você se permitir ficar estressado e apressado, vai acabar no modo de sobrevivência, apenas tentando sobreviver a mais um ano fiscal.
Portanto, com muito tempo entre agora e abril, vamos fazer deste o ano para nos atualizarmos, nos endireitarmos e organizarmos financeiramente de uma vez por todas. Você pode obter uma vantagem inicial no processo. Colocando-se no modo fiscal bem cedo, você pode
dramaticamente reduza a quantidade de estresse em sua vida no futuro.Comece organizando seus arquivos. Eu recomendo um processo de cinco etapas, que chamo de meu “Sistema 5-P”:
- Eliminar: livrar-se de informações desatualizadas
- Planejar: mapeie seu sistema
- Local: configure tudo
- Coloque: arquivo no local apropriado
- Compra: alugue o que você não pode fazer
Veja como usá-lo:
1. Purga
Jogue fora ou recicle quaisquer duplicatas desnecessárias, cópias de rascunho desatualizadas e materiais desnecessários antes que se transformem em uma grande bagunça e uma tarefa intimidante. Quando se trata de purgar, é muito fácil guardar muito. A menos que você queira expandir perpetuamente o espaço do seu escritório, adicionar um cômodo à sua casa ou comprando continuamente mais armários de arquivo, aqui estão algumas orientações sobre o que você pode jogar ou destruir, livre de ansiedade:
- Recibos de passagens aéreas (assim que as milhas forem aplicadas à sua conta de passageiro frequente)
- Recibos de caixa eletrônico (depois de liberados em seu banco)
- Cartões de visita de terceiros (insira os dados em seu software de gerenciamento de contatos e jogue os cartões fora)
- Catálogos que você não solicitou (se você quiser comprar algo, provavelmente poderá encontrá-lo online)
- Recibos de cartão de crédito (depois de reconciliar sua conta, jogue fora os que não forem relacionados a impostos, necessários para uma garantia ou que possam ser devolvidos)
- Registros financeiros (qualquer coisa com mais de um ano deve ser removida e armazenada em caixas de arquivo)
- Cartões comemorativos (aqueles que não têm nenhum propósito sentimental ou variedade simples)
- Calendários antigos com "fotos bonitas" (doe para uma escola ou casa de repouso)
- Trabalhos de conclusão de curso de faculdade antigos (com que frequência você os referiu?)
- Jornais antigos (notícias antigas!)
- Manuais de garantia antigos (para itens que você não tem mais)
- Políticas desatualizadas (se você não possui mais a política, não precisa mais dela)
- Pilhas de revistas que você não tocou em anos (disse o suficiente)
2. Plano
Decida o que você precisa manter impostos e ter uma compreensão clara do que precisa ser salvo (e por quanto tempo):
- Recibos de contracheque (até ter certeza de que seu W-2 está correto)
- Extratos bancários, extratos de cartão de crédito e contas que documentam as deduções (manter por três anos)
- Declarações fiscais (manter por seis anos)
- Informações de garantia e recibos para itens caros (contanto que você seja o proprietário do produto)
- Recibos de contribuições do IRA (manter para sempre - é o governo)
- Declarações de investimento (manter até seis anos após a venda do investimento)
- Recibos de reforma da casa (retenha enquanto você for o dono da casa)
3. Lugar
Comece uma lista de verificação das coisas que você deseja ter em mãos ao declarar seus impostos. Alguns deles (seu W-2, por exemplo) não estarão disponíveis até o final do ano, mas há outros que você tem acumulado ao longo do ano. Mantenha uma pasta de arquivo marcada “impostos de 2007”, onde você coloca todos os recibos relacionados a impostos quando os encontra ou recebe. Você pode precisar de mais (ou menos) dependendo da sua situação, mas aqui está uma lista de alguns documentos que você deve reservar após o fechamento do ano:
- W-2s de seus empregadores
- 1099-INT (para juros ganhos)
- 1099-DIV (para dividendos que você recebeu)
- Formulários 1099-B (refletem transações envolvendo ações, títulos, etc)
- Formulários 1099-MISC (para qualquer renda de trabalho autônomo)
- Formulários K-1 (se você tiver uma parceria, pequena empresa ou trust)
- 1099-SSA (se você receber seguro social)
Não se esqueça das suas deduções! Maximize seu reembolso garantindo que você receba todas as deduções que merece. Você definitivamente vai querer fazer alguma pesquisa ou consultar um profissional sobre isso, mas algumas deduções comuns incluem recibos médicos, recibos de doações de caridade, recibos de educação, despesas de mudança, juros de hipotecas e creches custos. Uma dedução que geralmente é ignorada vem de doações de roupas ou itens usados. Sempre que você entrega algo ao Exército de Salvação ou algo semelhante organização, sempre receba um recibo. O valor dos itens doados é dedutível.
4. Por
Mova todas as declarações de impostos antigas (do ano anterior) e recibos e documentos relacionados para arquivar arquivos em um local seguro e afastado. Eu removo todos os arquivos que desejo manter para o histórico (extratos bancários, extratos de cartão de crédito, doações de caridade, etc.). Em seguida, coloco os registros de cada ano em uma caixa de arquivo de papelão branco, identifico com o ano e guardo sete anos de caixas em meu porão. Em meus armários de arquivamento, crio novos arquivos suspensos para substituir esses arquivos eliminados (se eu for auditado, não quero meu papel misturado). Mantenha apenas as informações atualizadas em seus arquivos centrais.
5. Compra
Depois de montar toda a documentação, peça ajuda! Contratar um contador é essencial para mim, já que tenho um negócio, mas conheço várias pessoas que usam um para ajudar com todos os seus recibos, extratos e contas. Seu contador pode compilar um conjunto organizado e profissional de arquivos que tornarão sua vida muito mais fácil quando você precisar acessar registros financeiros, seja para o imposto de renda ou não.
Se você tem uma vida semi-complicada como a que temos com dois pais que trabalham, despesas com creche e investimentos, definitivamente vale a pena ter um especialista para fazer seus impostos. Adicione algumas propriedades de aluguel, um negócio e custos de educação, e é muito fácil contratar um contador. Francamente, em nossa família, fazer isso nós mesmos simplesmente não compensa o tempo e os danos cerebrais.
Use software. Se você usar um contador, ele vai querer que você use um programa de software de contabilidade como QuickBooks ou Quicken (versão não comercial). Se você não usa um guarda-livros ou contador, você deve aprender a usar o software de qualquer maneira.
Imagine imprimir cheques direto na sua impressora com alguns cliques do mouse; procurando pagamentos por nome, data, quantia ou número; equilibrar seu talão de cheques sem fazer nenhuma matemática; nunca se esquecendo de inserir uma compra em seu sistema de contabilidade manual; e ter relatórios fiscais automáticos gerados no final do ano.
Tudo isso é possível e muito mais! Respire fundo, compre o software, instale-o e siga o assistente de configuração que aparece quando você o carrega.
Respire com calma
Siga este processo de cinco etapas e você estará pronto em um piscar de olhos. Você ficará tão aliviado por nunca mais começar a pagar seus impostos depois do Ano Novo.
Torne este um dia produtivo!
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