Email não lido
Se você for como eu, você pula e-mails menos importantes e acaba deixando um número não lido. De repente, sua caixa de entrada diz que você tem centenas de mensagens. Não entre em pânico. Clique para ver todas as mensagens “não lidas” de uma vez e verificá-las. Provavelmente, se você ainda não os leu, eles podem ser excluídos. Dê uma olhada rápida em todos os e-mails importantes de amigos, familiares ou colegas de trabalho. Depois de eliminá-los, clique em “selecionar tudo” e depois em “excluir”. Você estará reduzido a zero mensagens não lidas em minutos.
Pastas de arquivo
As pastas são essenciais para organizar sua caixa de entrada. Assim como quando você está arquivando documentos fisicamente, as pastas de e-mail são uma forma de acessar facilmente suas mensagens mais tarde. Tenho pastas para contas e finanças, senhas, recibos, família, amigos e até mesmo uma para minhas próximas férias. No Microsoft Outlook, colocar um e-mail em uma pasta o removerá automaticamente de sua caixa de entrada geral. No Gmail você pode clicar em “arquivar” para que apareça apenas nessa pasta. Se você não consegue decidir em qual pasta colocar um e-mail, adicione-o a várias pastas. Basta retirá-lo da sua caixa de entrada!
Pastas de ação
Para itens que você precisa acompanhar, crie pastas de ação nas quais você sempre pode recorrer. Crie uma pasta de “tarefas” quando precisar se lembrar de fazer o acompanhamento de uma ação. Uma pasta “para responder” irá ajudá-lo a agilizar suas respostas de e-mail. “Esperar por uma resposta” é útil quando você precisa se lembrar de fazer o acompanhamento, caso não o faça.
Cancelar subscrição
Provavelmente, há um grande número de e-mails que você exclui - de lojas onde fez compras, eventos de que participou ou organizações que apoiou. Comece a ser implacável quanto ao cancelamento da assinatura, o que reduzirá drasticamente a quantidade de e-mails indesejados.
Arranje tempo
Sua tentativa inicial de desorganizar sua caixa de entrada levará algum tempo, então reserve algumas horas para chegar à estaca zero. Quando você estiver lá, os especialistas sugerem reservar um certo tempo todos os dias para lidar com seu e-mail, para que ele não fique fora de controle novamente.
Manter
Depois de organizar seu e-mail, mantê-lo é a parte mais fácil. Execute uma ação com cada e-mail que entra em sua caixa de entrada, seja para excluí-lo, colocá-lo em uma pasta de arquivo ou adicioná-lo a uma pasta de ação. Fique por dentro disso e você nunca mais enfrentará a desordem da caixa de entrada.
