A manutenção de registros é semelhante ao seguro. Você espera nunca precisar de um pedaço de papel velho, mas, se precisar, pode fazer uma grande diferença se conseguir encontrá-lo.
Você não apenas precisa de um sistema para rastrear onde coloca as coisas, mas também precisa deixar instruções, incluindo um índice de registros para que outras pessoas possam localizar seus documentos importantes. Agora que tantas pessoas estão usando computadores, imprima uma cópia impressa e anote os nomes dos arquivos onde todos os registros estão armazenados.
Como seus registros podem ser arquivados em casa, em um cofre, no trabalho ou em outro lugar, é bom ter um índice de referência cruzada para que as pessoas saibam onde localizar documentos específicos. Por exemplo, seus registros de investimento podem estar em casa em uma caixa de metal, seus títulos de capitalização armazenados em um cofre e cópias de seu testamento podem estar em seu escritório e em outro local seguro. Anexe ao seu índice de registros uma lista atualizada de todos os seus contatos importantes, incluindo endereços e números de telefone. Esta lista pode incluir um contador, o administrador de seu testamento, um advogado, banqueiro, ministro, médico, empregador, consultor financeiro, agente de seguros e qualquer outra pessoa que deva ser contatada em seu em nome de.
Acompanhar os documentos e saber quais registros devem ser mantidos e quais você pode lançar torna-se uma rotina simples depois que você cria um sistema. Aqui estão algumas diretrizes baseadas nas categorias usadas em uma coluna anterior.
