Noen dager hater jeg innboksen min. Jeg er sikker på at du kan sympatisere. Som deg, mottar jeg (og hver annen forretningskvinne) en gjennomsnittlig 124,5 e -post en dag. Til tross for at vi alle er limt til skjermen vår, er vår e -post etiketten ser ut til å ha gått i oppløsning sakte. Jeg har sett e -postmeldinger som ikke bare inneholdt slurvete feil, men i noen tilfeller var rett og slett frekke - eller verre, altfor uformelle. Selv tilsynelatende uskyldige feil legger til og kan i noen tilfeller få alvorlige konsekvenser.
Jeg har skissert noen grunnleggende regler for etikett for å sikre at din elektroniske kommunikasjon samsvarer med ditt profesjonelle image.
1. Bruk en profesjonell hilsen
Gitt, hver bedriftskultur er annerledes, men en høflig og litt formell hilsen er alltid passende. Å bruke ord som "hei" eller "yo" er ikke profesjonelt, uansett hvem mottakeren er. Bruk heller "hei", "hei", "god morgen/ettermiddag" eller, for å være enda mer formell, "kjære".
2. Bruk "svar-alt" på riktig måte
Gruppemailer kan spare tid i sanntid fordi alle er inkludert i prosjektoppdateringer eller hva du sender. Dessverre kan gruppetråder også gå ut av kontroll og gå over i separate emner som hele gruppen ikke trenger å være en del av. Tenk deg om to ganger før du trykker på svar-alt for å vurdere om alle virkelig må sløyfes.
3. Ikke bruk kallenavn
Å forkorte noens navn (hvis du ikke har blitt fortalt at han/hun foretrekker det) er altfor tilfeldig, hovmodig og kan i noen tilfeller oppfattes som nedverdigende. Jeg heter Tiffany. Med mindre jeg kjenner deg personlig, er det ikke hensiktsmessig å kalle meg "Tiff."
4. Unngå å bruke humor
Humor fungerer ikke ofte i e -post. Det som er morsomt for en person kan være støtende for andre eller, verre, kan bli tolket feil som sarkastisk eller kaustisk.
5. Svar i tide
Selv om vi er limt til tastaturene våre, er det ikke nødvendig å spille gisler i innboksen din. Hvis en e -post prioriteres høyt og du vet at du trenger flere timer (eller til og med dager) for å håndtere den, svarer du umiddelbart for å bekrefte forespørselen. E -poster som henger rundt og samler støv i innboksen din, kan gi folk et inntrykk av at du er overveldet eller at du ignorerer forespørslene deres. Uleste e -poster kan også bety tapte frister.
6. Korrekturles meldingen din
Den enkle stavekontrollen betyr at mange av oss stoler på at den skal fange stavefeil, noe som bare kommer deg omtrent halvveis. Betrakt verket som "offentlig". Hvis du skriver det feil og ved et uhell hopper over bokstaven "L", er ordet fremdeles stavet riktig, men det har en helt annen betydning! Det er også en god idé å se etter tapte ord eller ord som høres like ut, men er stavet (og betyr) noe annet, for eksempel "din" og "du er."
7. Ikke glem vedlegget
Dette er lett å unngå. Hvis du skriver ordet "vedlegg" eller "vedlegg" i e -postens brødtekst, vil Outlook be deg om det ser ut som om du har glemt å legge ved noe. En måte å begrense denne feilen på er å starte notatet med "i vedlagte ..."
8. Unngå å bruke alle caps
Alle store bokstaver som brukes i en e -post kan komme som en fornærmelse mot mottakerne. Hvis noe er veldig viktig, kan du si det eller i stedet bruke fet skrift eller understreking for å markere et sentralt punkt eller en setning.
9. Vurder en samtale
Hvis du har mye å si i e -posten din, kan det være mer effektivt å bare ta telefonen eller planlegge en samtale. Ikke bare kan en telefonsamtale spare tid, den kan også forhindre feil tolkning av meldingen din. Etter samtalen, dokumenter avtalte punkter eller oppfølgingsoppgaver med en kortfattet e-postmelding.
10. Inkluder en avsluttende hilsen
I likhet med punkt ett er det bare god praksis å inkludere en avsluttende hilsen. Tenk på den siste e -posten du mottok der lappen nettopp endte brått. Sjansen er stor, det føltes mindre som en lapp og mer som en bestilling.
Husk, e -post, som enhver annen form for virksomhet kommunikasjon, er en direkte refleksjon av din profesjonalitet. Å sørge for at e -postetikken din er i orden, viser kollegene dine at du er omtenksom, høflig og rask i online -utvekslinger.
Denne artikkelen opprinnelig dukket opp på Fairygodboss. Som det største karrieremiljøet for kvinner gir Fairygodboss millioner av kvinner karriereforbindelser, samfunnsråd og vanskelig å finne informasjon om hvordan selskaper behandler kvinner.
