Du har dobbeltsjekket alle detaljene. Bankettlokalet er booket, cateringfirmaet jobber med en spesiell meny, og blomsteroppsettet er bestilt. Men jobben din har ikke avsluttet helt ennå. Din godt planlagte hendelse kan ende opp med en flopp hvis du overser den viktigste detaljen: å spre ordet. Her er noen ideer for å vekke fantasien din.
Oppmerksomhet fangere
Medier mottar hundrevis av nyhetsutgivelser hver uke. Når du prøver å fange interessen til journalister, redaktører og produsenter, bør du vurdere å sende en utgivelse som er utenom det vanlige.
"For å kunngjøre nye produkter eller spesielle hendelser, har jeg sendt utgivelser tapet på en lyspære, med ordene "Vi har fått en ny idé" på utsiden, "sa Mike DeHart, en markedsføringsspesialist som bor i Asheville, NC.
"Send ut en svart golfball, med gullmerker og gull -tee, og kunngjør en fordelsturnering i golfturnering," sa PR -spesialisten Kay Pinkerton. "Medlemmer av mediene som deltar, kan gå på tombola til middag og motta et eksklusivt intervju med en bedriftsgigant som er knyttet til turneringen. Jeg jobbet tidligere for Hunt Oil Company, som sponset Byron Nelson Golf Classic. Det var det som fikk meg til å tenke på denne vanvittige ideen. ”
Tenk visuelt
Hvis du prøver å lokke den lokale TV -stasjonen til å publisere arrangementet ditt, kan du sørge for aktive videomuligheter. Redaktører for oppdrag på TV -nyhetsredaktører er stadig på utkikk etter historier som vil generere spennende video.
Steven Spenser, president for Praxis Communications i Seattle, sier det amerikanske Kentucky -kapitlet Lungeforeningen trengte å promotere et daglangt astmaprogram med den olympiske banestjernen Jackie Joyner-Kersee. Han anbefalte å sette Joyner-Kersee sammen med astmatiske barn. En idé inneholdt en løpetur rundt en park eller skolespor.
Arrangørene hadde planlagt at Joyner-Kersee skulle spise lunsj med en utvalgt gruppe med VIP-er. Etter det ville hun snakke med en gruppe skolepersonell om viktigheten av å gjenkjenne astma hos elevene, og deretter starte en ettermiddagshelse rettferdig. Publisiteten før hendelsen inkluderte å sende pressemeldinger til lokale medier, gi brosjyrer og plakater til lokale skoler, skrive ut nyhetsbrevartikler, dele ut event-T-skjorter og sette opp intervjuer på lokal TV/radio-samtale viser. Spenser oppfordret imidlertid gruppen til å gå enda lenger i sin reklameinnsats.
“Å invitere TV- og trykkfotografer til å dekke den olympiske stjernen ved lunsjtiden eller adressen hennes til skoleansatte ville resultere i kjedelig, statisk dekning. Det imponerende publisitetspotensialet til en imponerende idrettsutøver vil bli redusert til et snakkende hode på talerstolen. Dette gir kjedelig TV, sier Spenser. “Uansett hva du planlegger, få mediene til å vise bevegelse – aktivitet – spenning. Tenk på hva som gjør en god spesiell begivenhet, ikke hvordan du bruker stjernetrekningen til å formidle informasjon andre kan gjøre like godt. ”
Vær min gjest
Å få ordet om hendelser er ikke begrenset til å kontakte media. For mange arrangementer vil du opprette en gjesteliste og sende ut personlige invitasjoner. Mens en formell, gravert invitasjon med et responskort er perfekt for noen anledninger, krever andre mer kreativitet for å gi resultater.
"For et banebrytende, sendte vi invitasjonen vedlagt en sapling i et utsendingsrør med forslag om at folk enten plantet treet i sin egen hage, eller kom til den banebrytende hendelsen og plant treet for fremtiden for helsevesenet i Indiana, ”sa Frederick C. Bagg, direktør for samfunnsrelasjoner og markedsføring ved St. Francis Hospital og helsesentre i Indianapolis, IN.
Bagg kom også med en humoristisk idé for å invitere leger til den store åpningen av en ny fødsels- og nyfødt enhet. Tjue leger mottok en engangsbleie med en invitasjon festet og et uinnpakket Hersey -kyss inni. "Leger er en uvanlig vanskelig gruppe å svare på en invitasjon," sa Bagg. “Vi fikk 16 eller 17 av dem til å stikke innom for frokostarrangementet og turen.”
Bli kablet
Vurder å opprette en webside for å hjelpe publisitetsarbeidet ditt. Du kan gi enkel tilgang til informasjon om arrangementet, inkludert plassering, veibeskrivelse, planlagte aktiviteter og hvordan du svarer, inkludert online registrering. For eksempel etablerer mange klassegjenforeningsplanleggere nettsteder for å holde klassekamerater oppdatert om kommende gjenforeninger og for å legge ut aktuell informasjon om deres liv.
E-post er en annen effektiv måte å kommunisere med folk som vil delta på arrangementet ditt. Vurder å etablere en e-postdiskusjonsliste for gruppen din. Det er flere nettsteder som tilbyr gratis lister. Et slikt nettsted finner du på www.egroups.com. Fordelen med å lage din egen diskusjonsliste er at du sender en melding og den distribueres automatisk til alle e-postadressene på listen din.
For arrangementet som involverte Jackie Joyner-Kersee, anbefalte Steven Spenser å sette banestjernen på et chatforum for å snakke med barn i området som har astma. Han foreslo også et online medieintervju med Joyner-Kersee for å få oppmerksomhet fra web-kyndige journalister.
Snakk om det
Munn til munn er generelt den beste annonseringen, og det gjelder også begivenhetspublisering. Spre ordet. Gi folk beskjed om arrangementet, og minne dem på det med et notat eller en telefon. Roger Snowdon, president for Media Magic i Fredericton, New Brunswick, Canada foreslår å lage en liste over hvem som kjenner hvem i organisasjonen din. "Tilordne dem en varm liste for å skape interesse og snakk," sa Snowdon. “Vi har gjort dette ved å få et team sammen og jobbe med telefonene gjennom en helg. I dette tilfellet var det en politisk begivenhet, men de samme metodene kan brukes for mange andre hendelser også. ”
Prøvd og sann
Ikke overse velprøvde og ekte reklamealternativer. Hvis det er et samfunnsarrangement, kan du sende kunngjøringer om offentlige tjenester i aviser, shoppeguider, TV og radio. Andre ideer inkluderer:
- Plakater
- Gatebannere
- Flygeblad
- Fortaumaling
En kombinasjon av reklamestrategier vil resultere i den største suksessen for arrangementet ditt. Husk å være kreativ og ha det gøy. Deretter kan du være stolt over å produsere et av de mest velbesøkte og best utførte arrangementene i byen.
Mer om arrangement og festplanlegging
- 10 tips for å organisere en enestående blokkfest
- Tidslinje for festplanlegging
- Slik planlegger du en fest: trinnvise instruksjoner
