Åpne med positivitet
Uansett hvor frustrert du er over situasjonen du er i, husk at kundeservicerepresentanten du har å gjøre med ikke er årsaken, så kontakt henne på en snill og rolig måte. Å starte med en negativ eller dominerende holdning vil ikke gjøre situasjonen morsommere for noen, og det kan til og med snu en kundeservicerepresentant som ellers kan være på din side mot deg. Så vær åpen og positiv i innledningen.
Ta en personlig tilnærming
Selv om fakta i situasjonen er det viktigste å formidle, skader det ikke å legge til et personlig preg på forklaringen din. Hvis et skadet produkt etterlot en av dine kjære skuffet på bursdagen hennes eller et feilmerket element fikk deg i trøbbel på jobben, forklar den vanskelige stillingen du ble satt i. Vi har alle stått overfor opprivende situasjoner, og å dele din kan gjøre det mulig for en arbeider som ellers ville ha vært fiendtlig å identifisere seg med deg. Å la kundeservicerepresentanten se deg som en person i stedet for et problem, kan hjelpe deg med å få det resultatet du ønsker.
Hold deg fast når det er nødvendig
Hvis du finner ut at en kundeservicerepresentant har misforstått eller vrir ordene dine, ikke vær redd for å være fast. Å gå hjem og finne ut hvor feil hun tok, vil ikke gjøre noe for å hjelpe situasjonen din, så bruk energien din der det vil være mest nyttig - avklare situasjonen din når det gjelder. Bare husk at å miste besinnelsen eller heve stemmen din bare vil virke mot deg. Så vær rolig, og forklar din side av situasjonen til representanten forstår fullt ut.
Ikke slå deg til ro
Når du ber om en bedre avtale eller prøver å returnere en defekt vare, og kundeservicemedarbeideren er fast bestemt på at det ikke kommer til å skje, ikke gi opp. Denne personen kan si nei av alle mulige årsaker. Det kan være at hun rett og slett har en dårlig dag og ikke har lyst til å håndtere ekstraarbeidet, eller at hun kanskje har blitt ansatt nylig og ikke føler seg komfortabel med å bøye reglene. I dette tilfellet kan du prøve igjen neste dag med en annen selger, eller gå til en annen butikk hvis du har å gjøre med en kjede. Noen ganger er det bare å finne den rette kundeservicerepresentanten for å oppnå resultatene du leter etter.
Be om å få se sjefen
Hvis du har gjort alt ovenfor, og ingenting ser ut til å fungere, ber du om å snakke med sjefen. Gjør det med respekt, siden kundeservicerepresentanten vil knytte situasjonen til sin leder, og du ønsker å komme frem i et så positivt lys som mulig. De fleste ledere er fokusert på å sikre at kundene deres er fornøyde og butikken deres har et godt rykte, så gi beskjed hvis du har vært en kunde i mange år. Hvis du relaterer historien din til sjefen og hun insisterer på at ingenting kan gjøres, kan du veldig godt må akseptere nederlag, men i det minste kan du være trygg på at du gjorde saken din og gjorde alt du gjorde kunne.
Hold deg rolig hele tiden
Selv om du kan føle deg frustrert, og kundeservicemedarbeideren kanskje ikke er så nyttig som du ønsker, må du ha et rolig og balansert hode på skuldrene så mye som mulig. Du vet ikke hva slags dag den personen har hatt, eller hvorfor hun ikke gir deg svaret du vil med en gang, så gjør ditt beste for å være tålmodig og respektfull i håp om at hun kommer rundt. Disse situasjonene kan være utfordrende for alle involverte, men du kan nå føle deg litt mer forberedt neste gang du går inn i en.
