Op sommige dagen haat ik mijn inbox. Ik weet zeker dat je mee kunt voelen. Net als jij ontvang ik (en elke andere zakenvrouw) een gemiddeld 124,5 e-mails een dag. Maar ondanks het feit dat we allemaal aan ons scherm gekluisterd zijn, e-mail etiquette lijkt langzaam uit elkaar te vallen. Ik heb e-mails gezien die niet alleen slordige fouten bevatten, maar in sommige gevallen ronduit onbeleefd waren - of erger nog, overdreven nonchalant. Zelfs schijnbaar onschuldige fouten tellen op en kunnen in sommige gevallen ernstige gevolgen hebben.
Ik heb enkele basisregels voor etiquette uiteengezet om ervoor te zorgen dat uw elektronische communicatie overeenkomt met uw professionele imago.
1. Gebruik een professionele begroeting
Toegegeven, elke bedrijfscultuur is anders, maar een beleefde en enigszins formele begroeting is altijd gepast. Het gebruik van woorden als "hey" of "yo" is niet professioneel, ongeacht wie de ontvanger is. Gebruik in plaats daarvan "hallo", "hallo", "goedemorgen/middag" of, om nog formeler te zijn, "lief".
2. Gebruik "allen beantwoorden" op de juiste manier
Groeps-e-mails kunnen realtime besparen omdat iedereen wordt opgenomen in projectupdates of wat u ook maar verzendt. Helaas kunnen groepsdiscussies ook uit de hand lopen en uiteenvallen in afzonderlijke onderwerpen waar de hele groep geen deel van hoeft uit te maken. Denk twee keer na voordat je op reply-all drukt om te overwegen of iedereen echt moet worden doorgelust.
3. Gebruik geen bijnamen
Iemands naam inkorten (als je niet is verteld dat hij/zij er de voorkeur aan geeft) is overdreven nonchalant, aanmatigend en kan in sommige gevallen vernederend overkomen. Mijn naam is Tiffany. Tenzij ik je persoonlijk ken, is het niet gepast om me 'Tiff' te noemen.
4. Vermijd het gebruik van humor
Humor werkt niet vaak in e-mail. Wat voor de ene persoon grappig is, kan voor anderen beledigend zijn of, erger nog, verkeerd geïnterpreteerd worden als sarcastisch of bijtend.
5. Reageer tijdig
Ook al zijn we aan onze toetsenborden gekluisterd, het is niet nodig om je inbox te gijzelen. Als een e-mail met hoge prioriteit binnenkomt en u weet dat u enkele uren (of zelfs dagen) nodig heeft om deze af te handelen, antwoord dan meteen om het verzoek te bevestigen. E-mails die rondhangen en stof verzamelen in uw inbox, kunnen mensen de indruk geven dat u overweldigd bent of dat u hun verzoeken negeert. Ongelezen e-mails kunnen ook leiden tot gemiste deadlines.
6. Lees je bericht na
Het gemak van de spellingcontrole betekent dat velen van ons erop vertrouwen om spelfouten op te sporen, wat u slechts ongeveer halverwege brengt. Beschouw het werk als 'openbaar'. Als je het verkeerd typt en per ongeluk de letter "L" overslaat, is het woord nog steeds correct gespeld, maar heeft het een heel andere betekenis! Het is ook een goed idee om te controleren op gemiste woorden of woorden die hetzelfde klinken maar iets anders zijn gespeld (en betekenen), zoals 'jouw' en 'jij'.
7. Vergeet de bijlage niet
Dit is een makkelijke om te vermijden. Als u het woord "bijlage" of "bijvoegen" in de hoofdtekst van uw e-mail typt, zal Outlook u vragen als het lijkt alsof u iets bent vergeten bij te voegen. Een manier om deze fout te beperken, is door uw notitie te beginnen met "in de bijgevoegde ..."
8. Vermijd het gebruik van hoofdletters
Alle hoofdletters die in een e-mail worden gebruikt, kunnen als een belediging overkomen bij uw ontvangers. Als iets echt belangrijk is, zeg het dan of gebruik vet of onderstreept om een belangrijk punt of zinsdeel te markeren.
9. Overweeg een oproep
Als je veel te zeggen hebt in je e-mail, kan het efficiënter zijn om gewoon de telefoon te pakken of een gesprek in te plannen. Een telefoontje kan niet alleen tijd besparen, het kan ook een verkeerde interpretatie van uw bericht voorkomen. Documenteer na het gesprek afgesproken punten of vervolgtaken met een beknopt e-mailbericht.
10. Voeg een afsluitende begroeting toe
Net als bij punt één, is het gewoon een goede gewoonte om een slotbegroeting op te nemen. Denk aan de laatste e-mail die je hebt ontvangen waar de notitie net abrupt eindigde. De kans is groot dat het minder als een briefje voelde en meer als een bestelling.
Onthoud, e-mail, net als elke andere vorm van zaken communicatie, is een directe weerspiegeling van uw professionaliteit. Door ervoor te zorgen dat uw e-mailetiquette klopt, laat u uw collega's zien dat u attent, beleefd en snel bent in online uitwisselingen.
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op Fairygodboss. Als de grootste carrièregemeenschap voor vrouwen, biedt Fairygodboss miljoenen vrouwen carrièreverbindingen, gemeenschapsadvies en moeilijk te vinden informatie over hoe bedrijven vrouwen behandelen.
