We vertrouwen op e-mail om te maken bedrijf efficiënter, maar sommige dingen die mensen doen, dragen alleen maar bij aan de last. Welke van deze zakelijke e-mail no-no's begaat u?
ben jij
een onbeleefde e-mailer?
We vertrouwen op e-mail om zaken efficiënter te maken, maar sommige dingen die mensen doen, dragen alleen maar bij aan de last. Welke van deze zakelijke e-mail no-no's begaat u?
De anatomie van een e-mail
Als je een e-mail schrijft, zorg er dan voor dat je alles zo duidelijk en volledig mogelijk aanpakt. Vraag mensen niet tussen de regels door te lezen of de informatie op te volgen die ze nodig hebben om u te antwoorden.
Als u een lange e-mail moet schrijven, zorg er dan voor dat u deze opsplitst door indien mogelijk vetgedrukte koppen en opsommingstekens of cijfers te gebruiken.
Grammatica is belangrijk
De regels voor grammatica en spelling zijn er om ervoor te zorgen dat er geen miscommunicatie is in het geschreven woord, dus stuur niet zomaar een e-mail af zonder deze opnieuw te lezen. Verbeter de grammaticaregels, zorg ervoor dat niets verkeerd is gespeld en gebruik geen woord tenzij je zeker weet je weet wat het betekent - te hard proberen om te klinken, zoals de Britten zeggen, "chique" kan rampzalig zijn resultaten.
Wees voorzichtig met steno. Het is misschien oké om mensen te e-mailen die je goed kent, maar vermijd dit met nieuwe contacten. Dingen zoals BTW zijn waarschijnlijk prima als je vanaf je telefoon antwoordt, maar vermijd LOL's en emoticons.
Beantwoorden en doorsturen
Beantwoord geen e-mail totdat u de hele communicatie hebt gelezen, inclusief de reacties van andere mensen. Tenzij je een blindkopie hebt gemaakt of je commentaar privé moet plaatsen, moet je altijd op iedereen reageren als er anderen zijn opgenomen.
Zorg ervoor dat u elk item adresseert wanneer u antwoordt. Als meerdere mensen vragen hebben gesteld, is het handig om ze allemaal in één e-mail te beantwoorden. Als iemand veel input nodig heeft, is het handig om "inline" te antwoorden door op hun opmerkingen te reageren in de hoofdtekst van hun eigen e-mail en uw lettertype in een andere kleur te veranderen.
- Zorg ervoor dat u alle informatie verwijdert die u of de oorspronkelijke e-mailer misschien niet wil dat anderen hebben.
- Moet u e-mailadressen verwijderen uit de "aan" of "van" regels van de forward?
- Moet je de contactgegevens van iemand uit hun handtekening verwijderen?
- Hebben ze potentieel gevoelige informatie bekendgemaakt? Dit kan van alles zijn, van persoonlijke productdetails of prijzen tot persoonlijke informatie.
- Hebben zij (of jij) iets negatiefs over iemand gezegd? Zelfs als u niet doorstuurt naar die persoon, moet u deze verwijderen.
En moeten we echt zeggen dat je geen grappen, memes, leuke dingen of politieke retoriek moet doorsturen naar zakelijke contacten?
E-mailextra's die tellen: bijlagen en handtekeningen
De extra's voor e-mail kunnen een van de meest irritante onderdelen van een e-mail zijn als ze verkeerd worden gedaan. Bijlagen van meer dan 8 megabytes moeten worden geüpload naar een service zoals Dropbox of Box om ervoor te zorgen dat ze niet worden geblokkeerd. Meerdere bijlagen moeten in een map worden geplaatst en worden gezipt.
Zorg ervoor dat er altijd automatisch een handtekening wordt ingesteld op zowel je computer als je telefoon, en zorg ervoor dat die op je mobiel zegt het bij een vreemde autocorrectiefout of om uit te leggen waarom het zo kort is antwoord. Het moet omvatten:
- Je volledige naam
- Je volledige titel
- Uw adres als u een fysieke vestiging bent
- Je telefoonnummer, inclusief extensies en mobiel als je wilt dat mensen het hebben
- Uw e-mailadres (optioneel)
- Uw websiteadres
- Alle andere links waarvan u wilt dat mensen ze hebben (sociale media, blog, enz.)
Als het gaat om afbeeldingen zoals foto's, logo's en achtergronden, is minder meer. Ze kunnen de manier waarop uw e-mail wordt weergegeven op de e-mailclients van sommige mensen verknoeien. En alles behalve een discreet (klein) logo ziet er vaak gewoon cheesy uit.
De Gouden regel
Volg altijd de gouden regel als het gaat om e-mailcommunicatie. Schrijf het soort e-mails dat u wilt ontvangen. Wie weet? Misschien leert iemand iets van je.
Vertel ons
Wat zijn uw e-mailadressen voor ergernissen? Geluid uit in de reacties hieronder.
Meer over goed e-mailen
Working Mom 3.0: 5 stappen naar betere e-mails
Aanstaande bruidsgids voor e-mailorganisatie
Maak je inbox lenteschoon
