Werk kan frustrerend zijn. Kunt u niet vinden waar u dat overzicht heeft ingediend dat u moet doen voor uw volgende rapport aan uw manager? Is het hoogtepunt van je dag het doorsturen van een grap-e-mail naar je moeder en het eten van een mini Coffee Crisp-reep van afgelopen Halloween die je achter in je la hebt gevonden? Als dat zo is, is het hoog tijd om te hergroeperen.
Tips om je werkruimte te organiseren
Al die rommel in je hokje kan veroorzaken spanning en uw productiviteit ondermijnen. Door uw bureau en werkroutine te organiseren, kunt u zich gemakkelijk concentreren en functioneren. Misschien heb je die extra koffie niet eens nodig om de middag door te komen. Hier zijn 10 tips voor het opruimen van je bureau en het organiseren van hokjes om je op weg te helpen.
1. Begin te denken als een georganiseerd persoon
"De gemiddelde mens in onze samenleving verliest een uur per dag als gevolg van desorganisatie", zegt Roman Fernando, leraar sociale wetenschappen en bijlesdocent in Californië. “Dat is meer dan twee weken per jaar. Dat is een hele vakantie."
Zoals Fernando uiteenzet in een seminarpaper over: organisatie, werkgevers zoeken naar kwaliteiten, zoals het vermogen om te multitasken, prioriteiten te regelen en deadlines te halen of te verslaan. Zonder organisatie zijn deze kwaliteiten moeilijk of onmogelijk aan te tonen. "Om een georganiseerd persoon te worden, moet je zo gaan denken", zegt hij.
2. Plannen loont de moeite
De meeste mensen denken dat plannen een saaie en tijdrovende bezigheid is. Misschien wel, maar een goede planning geeft het totaalbeeld van de uit te voeren taak. Het bespaart tijd op de lange termijn. Dagplanners zijn de belangrijkste hulpmiddelen, ze helpen u items op uw planning te onthouden en bieden u een manier om ze bij te houden, zodat u terugkijkt op projecten of vergaderingen en de resultaten ziet. Met dagplanners hebt u snel toegang tot informatie en kunt u items in korte tijd samenvoegen.
3. Begin klein
Breek grote projecten op in kleine, opeenvolgende stappen en plan deze stappen in je dag in met je planner. Besteed niet meer dan 30 minuten aan het aanpakken van een gebied. Denk in termen van één gebied tegelijk: u gaat één plank, één bestand of één doos doen.
4. Stroomlijn uw benodigdheden
Bewaar alleen benodigdheden die u dagelijks nodig heeft op uw werkgebied. Zet alles op een rijtje, net zoals je thuis je kasten zou opruimen, en gebruik de drie R's: verminderen, verwijzen en herschikken. Gooi het overtollige, dubbele en verouderde items weg. Verwijs items die niet langer onder jouw verantwoordelijkheid vallen door naar anderen en herschik wat overblijft.
5. Blijf gemotiveerd
Verander je screensaver in een inspirerend statement om gemotiveerd te blijven en op koers te blijven, zoals "Just do it" (Nike-merkmarketing is tenslotte briljant) of "Voel de angst en ga vooruit" of een andere verklaring die inspireert jij.
6. Effectief communiceren
Je vraagt je misschien af hoe communicatie kan helpen om je bureau op te ruimen, maar beknopte en duidelijke communicatie kan papieren berichten, e-mails en tijd aan de telefoon verminderen. Wees duidelijk wanneer u met anderen communiceert, vooral wanneer u een bericht achterlaat op voicemail of e-mail. Op deze manier is de kans groter dat u een volledig antwoord krijgt, zelfs als de andere partij u niet rechtstreeks bereikt.
7. Je tijd indelen
Om een meer georganiseerde, evenwichtige werkstijl te hebben, heb je meer tijd nodig. We hebben geen controle over het aantal uren in een dag, maar succesvolle mensen besteden hun tijd verstandig. Zoek uit welke taken moeten worden uitgevoerd en stel een geschikte tijd in om ze uit te voeren.
8. Leg het niet neer, leg het weg
Uiteindelijk is het altijd makkelijker om iets op te bergen in plaats van het 'voorlopig' neer te zetten. Als u een bestand of een map met mappen instelt beneden, je zult de tweede en derde stap hebben om je echt te herinneren dat je het moet vinden en het dan daadwerkelijk moet plaatsen weg.
9. Bewaar het, stapel het niet op
Maak een archiveringssysteem dat voor u werkt. Zelfs een "naar bestand" -bak of -map is oké, zolang je er maar regelmatig naar neigt. Daarnaast alle post openen en verwerken. Laat de post niet opstapelen - het kan uit de hand lopen, net als elk ander papierwerk.
10. Geef energie aan uw werkroutine
Werk kan snurken zijn, maar er zijn manieren om je dagelijkse sleur nieuw leven in te blazen. De verandering in routine zal niet alleen je hersenen en lichaam energie geven, het zal zelfs je houding aanpassen.
Hier leest u hoe u de dagelijkse sleur kunt stimuleren:
- Word actief. Het helpt om stress te beheersen. Start een wandelclub, word lid van het honkbalteam van uw bedrijf of profiteer van de zakelijke deal van uw bedrijf met de plaatselijke sportschool.
- Maximaliseer uw piekuren. Als je op je best bent in de vroege ochtend, verspil dan je piekuren niet met het lezen van e-mails en Facebook-statusupdates. Begin in plaats daarvan met een meer substantiële taak die voorbereide hersenkracht nodig heeft.
- Ga tijdens je pauze ergens heen. Verlaat het kantoor voor 15 minuten om een wandeling te maken, een frisse neus te halen en je hoofd leeg te maken. Door naar buiten te gaan en fysiek in beweging te komen, verandert zowel de manier waarop uw lichaam werkt als uw mentale toestand.
- Bekijk je plannen en stel doelen. Breek die overweldigende grote doelen op in beheersbare mijlpalen. Hang ze in je hokje waar je ze kunt zien; het zal je zelfvertrouwen vergroten en je een gevoel van doel en richting geven.
Gerelateerde artikelen
- 8 tips om netjes te worden
- 7 gewoonten van succesvolle vrouwen
- Blijf de hele dag georganiseerd
