Je hebt alle details dubbel gecontroleerd. De feestzaal is geboekt, de cateraar werkt aan een speciaal menu en de bloemstukken zijn besteld. Maar je baan is nog niet helemaal afgelopen. Je goed geplande evenement kan een flop worden als je het belangrijkste detail over het hoofd ziet: het verspreiden van het woord. Hier zijn enkele ideeën om uw verbeelding te prikkelen.
Aandachtstrekkers
Mediakanalen ontvangen wekelijks honderden persberichten. Als je de interesse van verslaggevers, redacteuren en producenten probeert te wekken, overweeg dan om een ongebruikelijk bericht te sturen.
“Om nieuwe producten of speciale evenementen aan te kondigen, heb ik releases op een gloeilamp geplakt, met de woorden 'We hebben een nieuw idee' aan de buitenkant', zegt Mike DeHart, een marketingspecialist die in Asheville woont, NC.
"Stuur een zwarte golfbal, met gouden insignes en gouden T-stuk, om een benefietgolftoernooi aan te kondigen", zei PR-specialist Kay Pinkerton. “Mede van de media die aanwezig zijn, kunnen deelnemen aan een loterij voor het diner en een exclusief interview ontvangen met een zakelijke gigant die betrokken is bij het toernooi. Ik werkte voor Hunt Oil Company, die de Byron Nelson Golf Classic sponsorde. Dat is wat me aan dit gekke idee deed denken."
Visueel denken
Als u de lokale tv-zender probeert te verleiden uw evenement bekend te maken, zorg dan voor actieve videomogelijkheden. Editors van opdrachten voor tv-redacties zijn voortdurend op zoek naar verhalen die opwindende video's opleveren.
Steven Spenser, president van Praxis Communications in Seattle, zegt het Kentucky-hoofdstuk van de American Lung Association moest een dag lang astmaprogramma promoten met de Olympische atleet Jackie Joyner Kersee. Hij raadde aan om Joyner-Kersee samen te brengen met astmatische kinderen. Een idee was een run rond een park of een schoolbaan.
De organisatoren hadden Joyner-Kersee gepland om te lunchen met een selecte groep VIP's uit de gemeenschap. Daarna zou ze praten met een groep schoolpersoneel over het belang van het herkennen van astma bij hun leerlingen, en lanceer vervolgens een gezondheidsmiddag kermis. De publiciteit voorafgaand aan het evenement omvatte het verzenden van persberichten naar lokale media, het geven van brochures en posters aan lokale scholen, het afdrukken van nieuwsbriefartikelen, het uitdelen van T-shirts voor evenementen en het opzetten van interviews voor lokale tv-/radiogesprekken shows. Spenser moedigde de groep echter aan om nog verder te gaan in zijn publiciteitsinspanningen.
"Televisie- en printfotografen uitnodigen om de Olympische ster tijdens haar lunch of haar toespraak tot schoolfunctionarissen te verslaan, zou leiden tot saaie, statische berichtgeving. Het grote publiciteitspotentieel van een indrukwekkende atleet zou worden gereduceerd tot een pratend hoofd aan een lessenaar. Dit zorgt voor saaie televisie”, aldus Spenser. “Wat je ook van plan bent, zorg ervoor dat de media beweging – activiteit – opwinding laten zien. Denk in termen van wat een goed speciaal evenement maakt, niet hoe je je topattractie kunt gebruiken om informatie over te brengen die iemand anders net zo goed zou kunnen doen.
Wees mijn gast
Het nieuws over evenementen is niet beperkt tot contact opnemen met de media. Voor veel evenementen wil je een gastenlijst maken en gepersonaliseerde uitnodigingen versturen. Hoewel een formele, gegraveerde uitnodiging met een antwoordkaart perfect is voor sommige gelegenheden, vereisen andere gelegenheden meer creativiteit om resultaten te produceren.
“Voor een baanbrekende reden stuurden we de uitnodiging die bij een jonge boom in een verzendkoker was gevoegd met de suggestie dat mensen ofwel de boom in hun eigen tuin, of kom naar het baanbrekende evenement en plant de boom voor de toekomst van de gezondheidszorg in Indiana,” zei Frederick C. Bagg, directeur van gemeenschapsrelaties en marketing bij St. Francis Hospital and Health Centers in Indianapolis, IN.
Bagg kwam ook met een grappig idee om artsen uit te nodigen voor de feestelijke opening van een nieuwe verloskunde- en neonatale afdeling. Twintig artsen ontvingen een wegwerpluier met een uitnodiging en een onverpakte kus van Hersey erin. "Artsen zijn een ongewoon moeilijke groep om op een uitnodiging te reageren", zegt Bagg. "We hebben 16 of 17 van hen om langs te komen voor het ontbijtevenement en de rondleiding."
Aan de slag
Overweeg een webpagina te maken om uw publiciteitsinspanningen te ondersteunen. U kunt eenvoudig toegang bieden tot informatie over het evenement, inclusief locatie, routebeschrijving, geplande activiteiten en hoe u kunt reageren, inclusief online registratie. Veel planners van klassenreünies zetten bijvoorbeeld websites op om klasgenoten op de hoogte te houden van aanstaande reünies en om actuele informatie over hun leven te posten.
E-mail is een andere effectieve manier om te communiceren met mensen die uw evenement zullen bijwonen. Overweeg een e-maildiscussielijst voor uw groep op te stellen. Er zijn verschillende sites die gratis listservs aanbieden. Een dergelijke site is te vinden op www.egroups.com. Het voordeel van het maken van uw eigen discussielijst is dat u één bericht verstuurt en het wordt automatisch gedistribueerd naar alle e-mailadressen op uw lijst.
Voor het evenement waarbij Jackie Joyner-Kersee betrokken was, raadde Steven Spenser aan om de nummerster op een chatforum te plaatsen om te praten met kinderen uit de buurt die astma hebben. Hij suggereerde ook een online media-interview met Joyner-Kersee om de aandacht te trekken van webbewuste verslaggevers.
Praat erover
Mond-tot-mondreclame is over het algemeen de beste reclame, en dat geldt ook voor publiciteit voor evenementen. Vertel het verder. Breng mensen op de hoogte van het evenement en herinner ze eraan met een notitie of telefoontje. Roger Snowdon, president van Media Magic in Fredericton, New Brunswick, Canada, stelt voor om een lijst te maken van wie weet wie binnen uw organisatie. "Wijs ze toe aan een hotlist om interesse te wekken en te praten", zei Snowdon. “We hebben dit gedaan door een team bij elkaar te krijgen en een weekend aan de telefoon te werken. In dit geval was het een politieke gebeurtenis, maar dezelfde methode zou ook voor veel andere evenementen kunnen worden gebruikt.”
Geprobeerd en waar
Zie beproefde publiciteitsopties niet over het hoofd. Als het een gemeenschapsevenement is, kunt u aankondigingen van openbare diensten in kranten, winkelgidsen, tv en radio verzenden. Andere ideeën zijn onder meer:
- Affiches
- Straatbanners
- Flyers
- Stoep schilderen
Een combinatie van publiciteitsstrategieën zal resulteren in het grootste succes van uw evenement. Vergeet niet om creatief te zijn en plezier te hebben. Wees dan trots op het produceren van een van de best bezochte en best uitgevoerde evenementen in de stad.
Meer over evenementen- en feestplanning
- 10 tips om een spetterend blokfeest te organiseren
- Tijdlijn voor feestplanning
- Een feest plannen: stap voor stap instructies
