Als u geen systeem heeft voor het afhandelen van uw e-mails, kan uw inbox snel en gemakkelijk uit de hand lopen. Gelukkig is het met verschillende zoekfuncties niet onmogelijk om een e-mail te vinden; het is echter slim om de toestroom van e-mails te organiseren voordat het aantal dat je inbox overspoelt overweldigend wordt.
Omdat velen van ons dagelijks tientallen of zelfs honderden e-mails ontvangen, is het een must om een systeem te ontwikkelen om hiermee om te gaan. Hier zijn enkele eenvoudige manieren om te voorkomen dat e-mails zich opstapelen.
Gooi bepaalde e-mails direct na het lezen weg
Als je een e-mail hebt gelezen en het niet nodig hebt om het opnieuw te lezen of ernaar te handelen, verwijder het dan onmiddellijk. Stel uw e-mail ook zo in dat de prullenbak regelmatig wordt geleegd (of ga wekelijks naar binnen en leeg het handmatig).
Houd er rekening mee dat we niet elke e-mail meteen hoeven te lezen. Als je merkt dat je wordt afgeleid door je e-mail, houd die van jou dan niet open; plan in plaats daarvan drie tot vijf inchecktijden tijdens uw werkdag.
Laat e-mails die actie vereisen achter in je inbox
Als een e-mail moet worden beantwoord of actie vereist, laat deze dan als herinnering in uw inbox. Voor bijzonder belangrijke, stel vlaggen in, zodat ze niet verdwalen in de shuffle. (Hoewel dit minder waarschijnlijk is, aangezien je inbox binnenkort meer gestroomlijnd zal zijn!)
Bepaal vervolgens een standaarddeadline voor de e-mails die nog in uw inbox blijven - misschien een week tot een maand. Ga aan het einde van elke week door je inbox en zorg ervoor dat het antwoord of de actie is voltooid, zodat je de e-mail uit je inbox kunt verwijderen.
Berg andere e-mails snel op
Als er e-mails zijn waarnaar u hebt gehandeld, maar waarnaar u in de toekomst moet verwijzen, berg ze dan op in de juiste mappen. U moet goed nadenken over welk type mapsysteem het beste voor u werkt. Het is gemakkelijk dat gearchiveerde e-mails snel uit de hand lopen, dus overweeg om mappen te maken die zijn onderverdeeld op datum, zodat u gemakkelijk hele mappen kunt verwijderen die niet langer actueel zijn. Er zijn enkele e-mailtools waarmee u inkomende e-mails ook rechtstreeks in de map kunt opslaan - overweeg om dit in te stellen als u denkt dat deze functie u goed van pas zal komen op de manier waarop u werk.
Meer carrièretips
Hoe vind je een mentor
Hoe een baan op te zeggen met klas?
Wat te doen als je bent ontslagen?
