Ongelezen post
Als je op mij lijkt, sla je minder belangrijke e-mails over en laat je een nummer ongelezen achter. Plots zegt je inbox dat je honderden berichten hebt. Raak niet in paniek. Klik om alle "ongelezen" berichten tegelijk te zien en door te nemen. De kans is groot dat als je ze nu nog niet hebt gelezen, ze kunnen worden verwijderd. Kijk snel voor belangrijke e-mails van vrienden, familie of collega's. Als je die eenmaal hebt verwijderd, klik je op 'alles selecteren' en vervolgens op 'verwijderen'. Binnen enkele minuten heb je geen ongelezen berichten meer.
Archiefmappen
Mappen zijn de sleutel tot het organiseren van uw inbox. Net als wanneer u fysiek documenten archiveert, zijn e-mailmappen een manier om later gemakkelijk toegang te krijgen tot uw berichten. Ik heb mappen voor rekeningen en financiën, wachtwoorden, bonnetjes, familie, vrienden en zelfs een voor mijn aanstaande vakantie. Als u in Microsoft Outlook een e-mail in een map plaatst, wordt deze automatisch uit uw algemene inbox verwijderd. In Gmail kun je op "archiveren" klikken zodat het alleen in die map verschijnt. Als u niet kunt beslissen in welke map u een e-mail wilt plaatsen, voegt u deze toe aan meerdere mappen. Haal het gewoon uit je inbox!
Actiemappen
Voor items die u moet opvolgen, maakt u actiemappen waar u altijd terecht kunt. Maak een "to do"-map wanneer u eraan moet denken om een actie op te volgen. Een map "te beantwoorden" helpt u bij het stroomlijnen van uw e-mailantwoorden. "Wachten op een antwoord" is handig als u eraan moet denken om op te volgen als dit niet het geval is.
Afmelden
De kans is groot dat er een groot aantal e-mails is die je verwijdert - van winkels waar je hebt gewinkeld, evenementen die je hebt bijgewoond of organisaties die je hebt gesteund. Begin meedogenloos te zijn met afmelden, wat het aantal ongewenste e-mails drastisch zal verminderen.
Maak tijd
Je eerste poging om je inbox op te ruimen zal enige tijd duren, dus trek een paar uur uit om bij de eerste te komen. Als je daar eenmaal bent, raden experts aan om elke dag een bepaalde tijd opzij te zetten om je e-mail af te handelen, zodat het niet weer uit de hand loopt.
Behouden
Als je je e-mail eenmaal hebt georganiseerd, is het onderhouden ervan het makkelijke gedeelte. Voer een actie uit met elke afzonderlijke e-mail die uw inbox binnenkomt, of het nu gaat om het verwijderen, in een archiefmap plaatsen of toevoegen aan een actiemap. Blijf op de hoogte en je zult nooit meer te maken krijgen met rommel in je inbox.
