Het is 10:50 uur en je Blackberry herinnert je net aan een vergadering die om 11:00 uur is gepland. Je hebt tien minuten om je voor te bereiden en hebt geen idee waar je moet beginnen! U hoeft zich geen zorgen te maken, hier zijn enkele tips om u voor te bereiden en op tijd te zijn.
Ken de basis
Herinner je je de vijf W's en de H - wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe - van de lagere school? Dit zijn ook belangrijke ingrediënten om succesvol te zijn en voorbereid te zijn op een last-minute meeting.
WHO
Voor wie is de bijeenkomst? Is de bijeenkomst voor hoger management, stafniveau, HR, etc.? Ken je publiek, zodat je het materiaal kunt presenteren volgens de aanwezige groep mensen.
Wat
Waar gaat de bijeenkomst over? Wat is de boodschap die je probeert over te brengen? Begrijp het punt van de vergadering, zodat u ervoor kunt zorgen dat de boodschap correct wordt overgebracht. Bekijk de vergaderagenda, bekijk alle relevante notities en e-mails en schets een eenvoudig overzicht.
Wanneer
We weten wanneer, over tien minuten! Maar wanneer moet het publiek deze informatie gebruiken? Als de informatie kan worden opgesplitst, kunt u zich beter voorbereiden op wat nu belangrijk is.
Waar
Waar is de vergaderlocatie? Dit is essentieel omdat de logistiek van de locatie de stemming van het publiek zal bepalen. Als het warm is, kunnen mensen het te warm krijgen en snel moe worden, vandaar de noodzaak om de informatie snel door te geven.
Waarom
Waarom vindt deze bijeenkomst plaats en waarom is het over tien minuten? De tijdsdruk kan te wijten zijn aan de aard van de vergadering - de informatie moet nu worden doorgegeven en niet later. Als u het waarom kent, helpt dit ook om de urgentie aan het publiek uit te drukken en uw boodschap beter voor te bereiden.
Hoe
Hoe ga je de informatie doorgeven? PowerPoint, hand-outs of door een presentatie van jou alleen? Als het binnen tien minuten is, heb je misschien geen tijd voor extra materiaal, maar als je tenminste een afdruk van de agenda hebt, kun je ervoor zorgen dat je je punt duidelijk maakt.
Straal je zelfvertrouwen uit
Vergeet vooral uw vertrouwen niet. Als u eruitziet alsof u voorbereid bent op uw vergadering, zal uw publiek u waarschijnlijk geloven. Met de paar minuten die je nog hebt, strijk je eventuele vliegjes glad, breng je lipgloss aan, stop je je shirt in en lach je. Uw vertrouwen zal de vergadering uitstralen, ongeacht uw gebrek aan voorbereiding.
Meer tips voor een druk leven
3 onfeilbare manieren om meer slaap te krijgen
Quiz jezelf: Verspil je tijd?
To-do lijst do's en don'ts
