Joepie, het is vakantietijd.. maar ugh, nu moet je het bedrijfsfeestje plannen. Als je ooit een bedrijfsevenement hebt gepland, weet je dat eerder altijd beter is. Dus gooi je planning op hakken en laten we het over vakantie hebben feestjes.
t
1. datums
t Het eerste dat u moet overwegen, is welke datum u wilt. Vrijdag- en zaterdagavond eind november en begin december zijn altijd het populairst en dus ook het duurst. Als u flexibel kunt zijn met de dag van de week waarop u uw feest houdt, heeft u veel meer keuze en zijn de tarieven aantrekkelijker.
2. Aantal gasten
t Hoeveel gasten verwacht u aanwezig te zijn? Voor een vakantiefeest kun je verwachten dat een groot deel van de genodigden 'ja' zegt, maar voor elk evenement zal er een bepaald percentage zijn dat op het laatste moment afhaakt. De meeste locaties rekenen minimumaantallen. De sleutel is om dit zo laag mogelijk te onderhandelen om extra kosten te voorkomen voor degenen die in de paar dagen voorafgaand aan het feest afhaken.
3. Begroting
t Zorg ervoor dat u een budget instelt. Niets is zo gênant als een onverwacht hoge rekening aan het eind van de avond. Bereken hoeveel u per gast te besteden heeft; moet dit inclusief drankjes, zaalhuur en diner zijn? Heb je genoeg in je budget om accommodatie aan te bieden aan degenen die verder moeten reizen? Het is een goed idee om vroeg te beslissen over het bedrijfsbeleid met betrekking tot dranken; betaalt het bedrijf voor een bepaalde hoeveelheid alcohol of betalen de gasten voor hun eigen alcohol?
4. Plaats
t Wees voorzichtig bij het kiezen van uw locatie. U wilt uw gasten aanmoedigen om aanwezig te zijn, dus bedenk hoe lang het kan duren voordat ze er zijn en hoe ze daar zullen komen. Misschien moet je nadenken over het beschikbaar stellen van accommodaties voor degenen die een eindje moeten reizen.
5. Type locatie
t Hotel of locatie? Een locatie met accommodatie of niet? Een hotel is handiger als u verwacht dat gasten blijven overnachten, maar als u een niet-residentiële locatie kunt overwegen, vergroot dit de mogelijkheden aanzienlijk. Zorg altijd voor een site-inspectie van uw locaties op de shortlist; Op internet kan het er heel anders uitzien en je wilt op de dag van je evenement niet voor vervelende verrassingen komen te staan.
6. Eten en drinken
t Arrangementen voor het diner zijn altijd het voordeligst. Met Kerstmis bieden de meeste locaties dinerarrangementen aan, inclusief een aperitiefje en koffie of thee na de maaltijd. Als je een jonger publiek wilt ontvangen dat waarschijnlijk tot in de vroege uurtjes doorgaat, kun je een middernachtsfeest aanbieden met wat leuke lichte snacks of streetfood.
7. Veel plezier!
t Het gaat niet alleen om eten en drinken. De avond hoeft niet te eindigen bij koffie. De meeste gasten zullen blij zijn met een D.J. en wat dansen na het eten. Tussenruimtes tussen de gangen bieden ook een kans om uw gasten te vermaken met een quiz, een leuke prijsuitreiking of een tafelgoochelaar.
t En vergeet niet dat het ook jouw feest is, dus ga erop uit en maak plezier!
