Het bijhouden van gegevens is vergelijkbaar met verzekeren. Je hoopt dat je nooit een oud stuk papier nodig hebt, maar als je dat doet, kan het een groot verschil maken als je het kunt vinden.
Je hebt niet alleen een systeem nodig om bij te houden waar je dingen neerzet, je moet ook instructies achterlaten, inclusief een archiefindex, zodat andere mensen je belangrijke papieren kunnen vinden. Nu zoveel mensen computers gebruiken, drukt u een papieren exemplaar af en noteert u de bestandsnamen waar alle records zijn opgeslagen.
Aangezien uw administratie thuis, in een kluis, op het werk of ergens anders kan worden bewaard, is het goed om een kruisverwijzingsindex te hebben, zodat mensen weten waar ze specifieke documenten kunnen vinden. Zo kunnen uw beleggingsdossiers thuis in een metalen kist liggen, uw kasbons in een kluis en kopieën van uw testament in uw kantoor en op een andere veilige plek. Voeg aan uw dossierindex een bijgewerkte lijst toe van al uw belangrijke contacten, inclusief adressen en telefoonnummers. Deze lijst kan een accountant bevatten, de beheerder van uw testament, een advocaat, bankier, minister, arts, werkgever, financieel adviseur, verzekeringsagent en iedereen met wie u contact moet opnemen namens.
Het bijhouden van documenten en weten welke records moeten worden bewaard en welke u kunt pitchen, wordt een eenvoudige routine als u eenmaal een systeem heeft gemaakt. Hier volgen enkele richtlijnen op basis van de categorieën die in een eerdere kolom zijn gebruikt.
