Stel je voor dat je voor de eerste keer een advocaat ontmoet, wiens kantoor een rommelige puinhoop is - papieren liggen overal opgestapeld desktop, post en bestanden verspreid over het dressoir, en een overbelaste boekenkast met stapels boeken bovenop en op de vloer. Ongeacht de werkelijke vaardigheid of reputatie van die advocaat, zou uw eerste indruk een negatieve kunnen zijn? Kan uw vertrouwen in die advocaat ook afnemen? In het bedrijfsleven is de eerste indruk belangrijk.
Rommel in de werkplek varieert van louter vervelend tot bijna verlammend en is altijd nadelig voor de productiviteit. Een rommelige werkomgeving straalt ook een ongunstig imago uit naar klanten en medewerkers. Wanneer de desktop een opslagplaats wordt in plaats van een werkruimte, is het tijd om te reorganiseren! Verschillende factoren dragen bij aan een ongeorganiseerde werkruimte, maar hier zijn drie manieren om de saboteurs te bestrijden.
Zorg voor een goed bureau
Dit betekent niet noodzakelijk een duur bureau — het betekent een bureau dat bij u past en aan uw dagelijkse behoeften voldoet. Uw persoonlijke werkgewoonten en uw zakelijke activiteiten zullen bepalen welke stijl en grootte van het bureau geschikt is voor u. Als u in uw bedrijf regelmatig naar boeken, handleidingen of publicaties verwijst, is een bureau met een rechtopstaand hok logisch. De boeken waar u dagelijks naar verwijst kunt u in het hok bewaren. Ze zijn gemakkelijk toegankelijk, maar buiten uw werkruimte. Als boeken niet direct bij de hand hoeven te zijn, is een aparte boekenkast voldoende en kun je zonder hok naar een grotere vlakke werkruimte gaan.
Als je baan draait om computergebruik en je hebt voldoende vloeroppervlak, overweeg dan een L-vormig bureau. U kunt uw computer op het ene gedeelte houden en toch een grote werkruimte op het andere hebben. Met deze configuratie kunt u voorkomen dat u met twee prioriteiten op hetzelfde bureaublad jongleert. Een ander geweldig aspect van een L-vormig bureau is de extra ruimte die u krijgt voor desktophulpmiddelen zoals rechtopstaande ordners, stapelbakken, manden, draagbare hangmappen en uw telefoon. Vergeet alle ruimte op je muren niet. Als je niet kunt bouwen, bouw dan op! Planken zijn een fantastische manier om persoonlijke items, onderscheidingen en foto's te tonen, terwijl uw werkgebied schoon en functioneel blijft.
Verbeter uw tijdbeheer
Als je je tijd niet goed in de hand hebt, heb je vaak haast om dingen voor elkaar te krijgen en onvermijdelijk kun je van georganiseerd zijn geen prioriteit maken. Kranten worden "voorlopig" op het bureau gegooid en tijdschriften worden op de stoel of de vloer gestapeld omdat je geen tijd hebt om ze te lezen. Een van de eenvoudigste manieren om uw tijd beter te gebruiken, is door te heroverwegen hoe lang taken daadwerkelijk zullen duren en dienovereenkomstig te plannen. Visualiseer dat u een taak van begin tot eind voltooit en welke acties u moet ondernemen. Totdat u nauwkeuriger bent in het schatten, voegt u 25% toe aan de tijd die u denkt nodig te hebben om een bepaalde taak te voltooien.
Een andere manier om de werkelijke tijd te realiseren, is door uzelf te timen terwijl u verschillende dingen doet, zoals rekeningen betalen, het chequeboek in evenwicht brengen of naar het postkantoor gaan. Je zult er misschien versteld van staan hoe lang dingen echt duren. Maak aantekeningen over hoe lang elke taak duurt, zodat u eraan kunt denken om voldoende tijd te nemen. Houd bij het doen van boodschappen tussen zakelijke afspraken altijd rekening met onverwachte omstandigheden zoals verkeer of lange rijen.
Zuiver dat papier
Veel mensen stapelen papieren rommel op omdat ze bang zijn iets belangrijks weg te gooien of omdat ze bang zijn dat het later nodig zal zijn. Het resultaat is dat ze uiteindelijk alles behouden en niet kunnen onderscheiden welke dingen huidige of toekomstige waarde hebben en welke veilig kunnen worden weggegooid.
De realiteit is dat 80 procent van het bespaarde papier "voor het geval dat" nooit meer nodig is; en als dat zo is, is de kans groot dat het opnieuw kan worden gemaakt of uit een andere bron kan worden verkregen. Van post tot fax tot advertenties en memo's, papier is de grootste oorzaak van rommel in een kantooromgeving. Om een snelle papierophoping te voorkomen, is een regelmatig papieronderhoudssysteem in elk kantoor een noodzaak. Onthoud dat je prullenbak en je shredder je vrienden zijn.
Sneller beslissingen nemen
Rommel ontstaat als je de besluitvorming uitstelt. Probeer er een gewoonte van te maken om snel beslissingen te nemen over het bewaren van papier, post en andere dingen. Hoe sneller u zelfverzekerde beslissingen kunt nemen, hoe sneller u de zaken in beweging houdt, waardoor achterstanden worden voorkomen.
Houd er rekening mee dat organiseren een Verwerken in plaats van een evenement, dus verwacht niet van de ene op de andere dag wonderen. U kunt het proces versnellen door hulp in te huren, zoals een professionele organisator, die zij aan zij met u zal werken en u gefocust houdt.
Als je van plan bent om het reorganisatieproject zelf aan te pakken, is het mogelijk om in relatief korte tijd veel vooruitgang te boeken als je een spelplan en een aantal doelen in gedachten hebt voordat je begint. Begin gewoon op één plek en houd het vol, en al snel zul je versteld staan van de resultaten die je ziet.
Meer tips en trucs voor het organiseren
Negen geheimen van succesvolle organisatoren
Organiseer je en stress minder
52 ideeën om je huis in te richten: een organisatietip per week
