Ik hoef je dit niet te vertellen, want je hebt het in elk nieuwsbericht gezien, op elke tv-zender en bij elke eettafel waarmee je de afgelopen jaren in aanraking bent gekomen: iedereen is geobsedeerd door hun smartphones. Ze hebben de manier waarop we communiceren veranderd, en we drijven steeds meer af naar sms'en, "pingen", "slapen" of "g-chatten" met onze collega's.
Terwijl we leerden schrijven a brief op de lagere school, leerden toen een e-mail te schrijven door veel oefenen (en een beetje rickrolling), hoe schrijven we een tekst die goed is voor werk? Of, meer zoals, hoe moeten we? niet een tekst schrijven? Als je een van de volgende dingen doet, volg je niet de gouden regels van het professionele sms-bericht - en het kan je vertegenwoordiger schaden.
1. Geen toestemming vragen
Voordat je iemands mobiele telefoon sms't, moet je om toestemming vragen, vooral als het een persoonlijk nummer is. Je eerste sms moet opnieuw bevestigen dat je het hebt gevraagd (bijvoorbeeld: "Hallo Sarah, hier is die sms die ik heb beloofd" of "Hallo Mark, ik wilde ons gesprek van vandaag volgen, is dit nummer nog steeds in orde?").
2. Ik verwacht een onmiddellijke reactie
Hoewel je sms'en als een instant messenger zou kunnen behandelen, reageert niet iedereen op dezelfde manier op sms-berichten. Als je onmiddellijk antwoord nodig hebt, probeer de persoon dan te bellen of probeer een e-mail sturen met "URGENT" in de onderwerpregel. Wacht uit voorzorg niet om iemand iets te vragen via sms (of eigenlijk meer dan wat dan ook) communicatie kanaal) vlak voor een deadline. Als je denkt dat je meerdere keren contact moet opnemen met iemand, overweeg dan om het gesprek naar e-mail te verplaatsen.
3. Te veel emoji's gebruiken
Hoewel emoji's superleuk zijn, kan het gebruik van te veel in een werkgesprek - vooral met iemand met wie je niet in de buurt bent op kantoor - van invloed zijn op hoe ze je als een professional zien. Om het risico te verkleinen dat u in een niet-zo-professioneel licht wordt bekeken, moet u minder smileygezichten gebruiken.
4. Overmatige grammatica- en spelfouten toestaan
Hoewel sms-berichten absoluut casual zijn in vergelijking met bijvoorbeeld een witboek, zijn professionele sms-gesprekken niet de plaats voor luie spelling en grammatica. Tekstberichten die een heleboel fouten bevatten, wijzen op een gebrek aan duidelijke communicatieve vaardigheden en aandacht voor detail van uw kant, hoe onschuldig ook. Zorg ervoor dat u uw berichten dubbel controleert voordat u ze verzendt, en stuur een verduidelijking met een sterretje als er een fout door uw proeflezing glipt.
5. Berichten verzenden op ongepaste uren
Omdat sms-gesprekken vaak als intiemer worden beschouwd dan een e-mailketen, kunt u proberen te sms'en tijdens normale werkuren (een goede plek om te beginnen: 08.00 uur tot 19.00 uur). Als u voor of na kantooruren een bericht wilt verzenden, verduidelijk dan aan het begin van het bericht waarom u het bericht verstuurt in plaats van 's ochtends.
6. Lange blokken tekst verzenden
Het mooie van sms'en? Het is kort. Als u een bericht moet verzenden dat uit meer dan een paar zinnen bestaat, is e-mail waarschijnlijk de beste route. Niemand wil door een muur van tekst scrollen en proberen te begrijpen wat er staat - en een reactie op zoveel inhoud sms'en is nog vervelender!
7. Gevoelige informatie verzenden
Bij professioneel sms'en draait alles om grenzen. Als gevolg hiervan is het verzenden van gevoelige informatie een no-go - of u het nu hebt over vertrouwelijke informatie over het bedrijf of gevoelige informatie over uzelf. Informatie zoals die van een werknemer salaris, de contractprijs van een klant of andere potentieel vertrouwelijke weetjes mogen niet via sms worden verzonden. In dezelfde geest mag persoonlijke informatie over uzelf niet worden gedeeld in professionele sms-gesprekken. Je weet nooit wie meldingen leest - of wie screenshots ontvangt.
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op Feegodbaas. Als de grootste carrière gemeenschap voor vrouwen, Fairygodboss biedt miljoenen vrouwen carrièreconnecties, gemeenschapsadvies en moeilijk te vinden informatie over hoe bedrijven vrouwen behandelen.
