Dažas dienas es ienīstu savu iesūtni. Esmu pārliecināts, ka varat just līdzi. Tāpat kā jūs, arī es (un visas citas uzņēmējas) saņemam vidēji 124,5 e -pastus diena. Tomēr, neskatoties uz to, ka mēs visi esam pielīmēti pie mūsu ekrāna, mūsu e -pastu šķiet, ka etiķete lēnām izjuka. Esmu redzējis e -pastus, kuros bija ne tikai paviršas kļūdas, bet dažos gadījumos tie bija nepieklājīgi - vai vēl ļaunāk, pārāk gadījuma rakstura. Pat šķietami nekaitīgas kļūdas tiek pievienotas un dažos gadījumos var radīt nopietnas sekas.
Es esmu izklāstījis dažus etiķetes pamatnoteikumus, lai nodrošinātu, ka jūsu elektroniskie sakari atbilst jūsu profesionālajam tēlam.
1. Izmantojiet profesionālu sveicienu
Jāatzīst, katrs uzņēmuma kultūra ir atšķirīgs, taču pieklājīgs un nedaudz formāls sveiciens vienmēr ir piemērots. Vārdu, piemēram, “hei” vai “yo”, lietošana nav profesionāla neatkarīgi no adresāta. Tā vietā izmantojiet “čau”, “sveiki”, “labrīt/pēcpusdiena” vai, vēl oficiālāk, “dārgais”.
2. Atbilstoši izmantojiet “atbildēt visiem”
Grupu e-pasta ziņojumi var ietaupīt reālā laikā, jo visi ir iekļauti projektu atjauninājumos vai citos jūsu sūtītajos ziņojumos. Diemžēl grupas pavedieni var arī izkrist no kontroles un sadalīties atsevišķās tēmās, kurās visai grupai nav jābūt. Pirms atbildēt uz visu, padomājiet divreiz, lai apsvērtu, vai tiešām visi ir jāiekļauj.
3. Nelietojiet segvārdus
Kāda vārda saīsināšana (ja jums nav teikts, ka viņš/viņa to dod priekšroku) ir pārāk gadījuma rakstura, pārgalvīga un dažos gadījumos var šķist pazemojoša. Mani sauc Tifānija. Ja vien es jūs personīgi nepazīstu, nav pareizi mani saukt par “Tiff”.
4. Izvairieties no humora lietošanas
Humors bieži nedarbojas e -pastā. Tas, kas vienam cilvēkam ir smieklīgs, var būt aizvainojošs citiem vai, vēl ļaunāk, var tikt nepareizi interpretēts kā sarkastisks vai kodīgs.
5. Atbildiet savlaicīgi
Lai gan mēs esam pielīmēti pie mūsu tastatūrām, nav nepieciešams spēlēt jūsu iesūtnes ķīlnieku. Ja e -pasta ziņojumam ir augsta prioritāte un jūs zināt, ka tā apstrādei būs nepieciešamas vairākas stundas (vai pat dienas), nekavējoties atbildiet, lai apstiprinātu pieprasījumu. E -pasta ziņojumi, kas atrodas apkārt un savāc iesūtnē putekļus, var radīt iespaidu, ka esat satriekts vai ignorējat viņu pieprasījumus. Nelasīti e -pasta ziņojumi var nozīmēt arī termiņu nokavēšanu.
6. Pārbaudiet savu ziņojumu
Pareizrakstības pārbaudes vieglums nozīmē, ka daudzi no mums paļaujas uz to, lai atrastu pareizrakstības kļūdas, un tas jūs novedīs tikai līdz pusei. Uzskatiet darbu par “publisku”. Ja ievadāt kļūdaini un nejauši izlaižat burtu “L”, vārds joprojām tiek uzrakstīts pareizi, bet tam ir pavisam cita nozīme! Ir arī ieteicams pārbaudīt neatbildētos vārdus vai vārdus, kas izklausās vienādi, bet ir uzrakstīti (un nozīmē) kaut ko citu, piemēram, “tavs” un “tu esi”.
7. Neaizmirstiet pielikumu
No tā ir viegli izvairīties. Ja e -pasta pamattekstā ierakstāt vārdu “pielikums” vai “pievienot”, programma Outlook jums parādīs uzvedni, ja šķiet, ka esat aizmirsis kaut ko pievienot. Viens veids, kā samazināt šo kļūdu, ir sākt piezīmi ar “pievienotajā…”
8. Izvairieties no visu vāciņu lietošanas
Visi lielie burti, kas tiek izmantoti e -pastā, var izrādīties aizvainojums jūsu adresātiem. Ja kaut kas ir patiešām svarīgs, sakiet to vai izmantojiet treknrakstu vai pasvītrojumu, lai izceltu galveno punktu vai frāzi.
9. Apsveriet zvanu
Ja jums ir daudz ko teikt savā e -pastā, var būt efektīvāk vienkārši pacelt tālruni vai ieplānot zvanu. Tālruņa zvans var ne tikai ietaupīt laiku, bet arī novērst ziņojuma nepareizu interpretāciju. Pēc zvana dokumentējiet saskaņotos punktus vai papildu uzdevumus ar kodolīgu e-pasta ziņojumu.
10. Iekļaujiet noslēguma sveicienu
Līdzīgi kā pirmajā punktā, ir tikai laba prakse iekļaut noslēguma sveicienu. Padomājiet par pēdējo saņemto e -pastu, kurā piezīme pēkšņi beidzās. Iespējams, tā jutās mazāk kā piezīme un vairāk kā pasūtījums.
Atcerieties, ka e -pasts, tāpat kā jebkurš cits uzņēmējdarbības veids komunikācija, ir tiešs jūsu atspoguļojums profesionalitāte. Pārliecinoties, ka jūsu e -pasta etiķete ir pareiza, jūsu kolēģi parāda, ka esat pārdomāts, pieklājīgs un ātrs tiešsaistes apmaiņā.
Šis raksts sākotnēji parādījās Fairygodboss. Fairygodboss, kas ir lielākā sieviešu karjeras kopiena, miljoniem sieviešu nodrošina karjeras sakarus, padomus sabiedrībai un grūti atrodamu informāciju par to, kā uzņēmumi izturas pret sievietēm.
