Mēs paļaujamies uz e -pastu Bizness efektīvāk, bet dažas lietas, ko cilvēki dara, tikai palielina slogu. Kuru no šiem biznesa e-pasta adresēm jūs veicat?
Vai Tu esi
rupjš e -pasta sūtītājs?
Mēs paļaujamies uz e -pastu, lai padarītu uzņēmējdarbību efektīvāku, taču dažas lietas, ko cilvēki dara, tikai palielina slogu. Kuru no šiem biznesa e-pasta adresēm jūs veicat?
E -pasta anatomija
Rakstot e -pastu, pārliecinieties, ka viss ir adresēts pēc iespējas skaidrāk un pilnīgāk. Neprasiet cilvēkiem lasīt starp rindām vai meklēt informāciju, kas nepieciešama, lai jums atbildētu.
Ja jums ir jāraksta garš e -pasts, noteikti sadaliet to, ja iespējams, izmantojot treknrakstā ievadītas galvenes un aizzīmes vai ciparus.
Gramatikai ir nozīme
Gramatikas un pareizrakstības noteikumi pastāv, lai nodrošinātu, ka rakstītajā vārdā nav pārpratumu, tāpēc neizslēdziet e-pastu, to neizlasot. Ievērojiet gramatikas noteikumus, pārliecinieties, ka nekas nav uzrakstīts nepareizi, un nelietojiet vārdu, ja neesat pārliecināts jūs zināt, ko tas nozīmē - pārāk smagi cenšoties izklausīties, kā saka briti, “grezns” var būt postošs rezultātus.
Esiet uzmanīgi ar stenogrammu. Tas var būt labi, nosūtot e -pastu cilvēkiem, kurus labi pazīstat, taču izvairieties no tā, izmantojot jaunas kontaktpersonas. Tādas lietas kā BTW, iespējams, ir labi, ja atbildat no tālruņa, taču izvairieties no LOL un emocijzīmēm.
Atbildēšana un pārsūtīšana
Neatbildiet uz e -pastu, kamēr neesat izlasījis visu paziņojumu, ieskaitot citu cilvēku atbildes. Ja vien neesat akli nokopēts vai ja komentārs ir jāizsaka privāti, vienmēr atbildiet visiem, ja tika iekļauti citi.
Atbildot, noteikti adresējiet katru vienumu. Ja vairāki cilvēki uzdeva jautājumus, ir noderīgi tos visus adresēt vienā e -pastā. Ja kādam ir nepieciešams liels ieguldījums, ir noderīgi atbildēt “iekļaut”, atbildot uz viņa komentāriem sava e -pasta ziņojuma pamattekstā un mainot fontu uz citu krāsu.
- Noteikti noņemiet jebkādu informāciju, kuru jūs vai sākotnējais e -pasta sūtītājs nevēlaties, lai citiem būtu.
- Vai jums ir jānoņem visas e -pasta adreses no pārsūtīšanas rindām “uz” vai “no”?
- Vai jums ir jānoņem kāda personas kontaktinformācija no viņa paraksta?
- Vai viņi atklāja potenciāli sensitīvu informāciju? Tas var ietvert jebko, sākot ar privātu informāciju par produktu vai cenām un beidzot ar personisko informāciju.
- Vai viņi (vai jūs) par kādu pateica kaut ko negatīvu? Pat ja nepārsūtāt šai personai, tā ir jānoņem.
Un vai mums tiešām jāsaka, ka nevajadzētu biznesa kontaktiem pārsūtīt jokus, mēmus, mīlīgas lietas vai politisku retoriku?
Skaitāmas e -pasta papildiespējas: pielikumi un paraksti
E -pasta papildinājumi var būt viena no visvairāk kairinošajām e -pasta daļām, ja tas tiek darīts nepareizi. Pielikumi, kas pārsniedz 8 megabaitus, ir jāaugšupielādē tādam pakalpojumam kā Dropbox vai Box, lai tie netiktu bloķēti. Vairāki pielikumi jāievieto mapē un jāpiestiprina ar rāvējslēdzēju.
Vienmēr automātiski iestatiet parakstu gan datorā, gan tālrunī, pārliecinoties, ka tas ir parakstīts šūnā to saka dīvainas automātiskās labošanas kļūdas gadījumā vai lai izskaidrotu, kāpēc tas ir tik īss atbilde. Tajā jāiekļauj:
- Tavs pilnais vārds
- Pilns jūsu nosaukums
- Jūsu adrese, ja esat ķieģeļu uzņēmums
- Jūsu tālruņa numurs, ieskaitot paplašinājumus un mobilo tālruni, ja vēlaties, lai tas būtu pieejams citiem
- Jūsu e -pasta adrese (pēc izvēles)
- Jūsu vietnes adrese
- Visas citas saites, kuras vēlaties, lai cilvēkiem būtu (sociālie mediji, emuāri utt.)
Runājot par tādiem attēliem kā fotoattēli, logotipi un foni, mazāk ir vairāk. Tie var sabojāt to, kā jūsu e -pasts tiek parādīts dažu cilvēku e -pasta klientos. Un viss, izņemot diskrētu (mazu) logotipu, bieži vien izskatās vienkārši sievišķīgs.
Zelta likums
Runājot par e -pasta saziņu, vienmēr ievērojiet Zelta likumu. Uzrakstiet vēstuļu veidus, kurus vēlaties saņemt. Kas zina? Varbūt kāds no jums kaut ko iemācīsies.
Pastāsti mums
Kādi ir jūsu e -pasta mīluļu mīļotāji? Izslēdziet komentārus zemāk.
Vairāk par e -pasta izmantošanu
Darba mamma 3.0: 5 soļi, lai uzlabotu e -pastus
Topošās līgavas ceļvedis e-pasta organizēšanā
Pavasara tīrīšana iesūtnē
