Ms. Manners: 현대 이메일 에티켓 가이드 – SheKnows

우리는 이메일에 의존하여 사업 더 효율적이지만 사람들이 하는 일부 작업은 부담을 가중시킬 뿐입니다. 다음 중 어떤 비즈니스 이메일을 사용하지 않습니까?

관련 이야기. 7 디지털 에티켓 자녀를 가르치는 팁

이메일의 구조

이메일을 작성할 때 모든 것을 가능한 한 명확하고 완전하게 처리해야 합니다. 사람들에게 줄 사이를 읽거나 답변에 필요한 정보를 확인하도록 요청하지 마십시오.

긴 이메일을 작성해야 하는 경우 가능하면 굵은 머리글과 글머리 기호 또는 숫자를 사용하여 구분하십시오.

문법 문제

문법과 철자의 규칙은 쓰여진 단어에 잘못된 의사 소통이 없도록 하기 위해 존재하므로 다시 읽지 않고 이메일을 시작하지 마십시오. 문법 규칙을 확인하고 철자가 틀린 것이 없는지 확인하고 확실하지 않은 경우 단어를 사용하지 마십시오. 당신은 그것이 의미하는 바를 압니다 — 영국인들이 말했듯이 "포쉬"는 재앙을 초래할 수 있습니다. 결과.

약어에주의하십시오. 잘 아는 사람에게 이메일을 보낼 때는 괜찮을 수 있지만 새 연락처에는 이메일을 보내지 마세요. BTW와 같은 것은 휴대전화에서 답장을 보내면 괜찮지만 LOL과 이모티콘은 피하세요.

회신 및 전달

다른 사람들의 응답을 포함하여 전체 커뮤니케이션을 읽을 때까지 이메일에 답장하지 마십시오. 블라인드 카피가 아니거나 개인적으로 의견을 말해야 하는 경우가 아니면 다른 사람이 포함된 경우 항상 모든 사람에게 답장을 보내십시오.

답장을 보낼 때 모든 항목의 주소를 지정했는지 확인하십시오. 여러 사람이 질문을 했다면 하나의 이메일로 모든 질문에 답하는 것이 도움이 됩니다. 누군가 많은 입력을 필요로 하는 경우 자신의 이메일 본문에서 댓글에 응답하고 글꼴을 다른 색상으로 변경하여 "인라인"으로 회신하는 것이 도움이 됩니다.

• 귀하 또는 원래 이메일 작성자가 다른 사람이 갖고 싶지 않은 정보를 모두 제거했는지 확인하십시오.
click fraud protection
• 전달의 "to" 또는 "from" 줄에서 이메일 주소를 제거해야 합니까?
• 서명에서 누군가의 연락처 정보를 제거해야 합니까?
• 그들은 잠재적으로 민감한 정보를 누설했습니까? 여기에는 개인 제품 세부 정보 또는 가격에서 개인 정보에 이르기까지 모든 것이 포함될 수 있습니다.
• 그들이 (또는 당신) 누군가에 대해 부정적인 말을 했습니까? 그 사람에게 전달하지 않더라도 제거해야 합니다.

그리고 비즈니스 연락처에 농담, 밈, 귀여운 것 또는 정치적인 수사를 전달해서는 안 된다고 정말로 말할 필요가 있습니까?

중요한 이메일 추가 항목: 첨부 파일 및 서명

이메일 엑스트라는 잘못 수행될 경우 이메일에서 가장 짜증나는 부분 중 하나가 될 수 있습니다. 8MB가 넘는 첨부 파일은 차단되지 않도록 Dropbox 또는 Box와 같은 서비스에 업로드해야 합니다. 여러 첨부 파일은 폴더에 넣고 압축해야 합니다.

컴퓨터와 휴대폰 모두에 항상 서명이 자동으로 설정되어 있는지 확인하십시오. 셀에서 이상한 자동 수정 오류가 발생하거나 왜 그렇게 짧은지 설명하기 위해 그렇게 말합니다. 응답. 여기에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 귀하의 이름
• 귀하의 전체 제목
• 오프라인 시설인 경우 주소
• 사람들이 사용하기를 원하는 경우 내선 번호 및 휴대폰을 포함한 전화 번호
• 귀하의 이메일 주소(선택 사항)
• 웹사이트 주소
• 사람들이 갖고 싶어하는 기타 모든 링크(소셜 미디어, 블로그 등)

사진, 로고, 배경과 같은 이미지는 적을수록 좋습니다. 일부 사람들의 이메일 클라이언트에 귀하의 이메일이 표시되는 방식을 망칠 수 있습니다. 그리고 눈에 잘 띄지 않는(작은) 로고가 아닌 것은 종종 그냥 촌스러워 보입니다.

황금률

이메일 커뮤니케이션에 관해서는 항상 황금률을 따르십시오. 받고 싶은 이메일의 종류를 적으세요. 누가 알아? 아마도 누군가가 당신에게서 무언가를 배울 것입니다.

이메일을 잘 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보기

워킹맘 3.0: 더 나은 이메일을 위한 5단계
이메일 정리를 위한 예비 신부 가이드
봄맞이 편지함 정리