რამდენიმე დღე მეზიზღება ჩემი შემოსულები. დარწმუნებული ვარ შეგიძლია თანაუგრძნო. თქვენ მსგავსად, მეც (და ყველა სხვა ბიზნესმენი) ვიღებ საშუალოდ 124.5 ელ დღე. მიუხედავად იმისა, რომ ჩვენ ყველანი მიბმული ვართ ჩვენს ეკრანზე, ჩვენი ელფოსტა ეტიკეტი, როგორც ჩანს, ნელ -ნელა დაიშალა. მე მინახავს ელ.წერილები, რომლებიც არა მხოლოდ შეიცავს უხამს შეცდომებს, არამედ ზოგიერთ შემთხვევაში იყო უხეში - ან უარესი, ზედმეტად შემთხვევითი. ერთი შეხედვით უწყინარი შეცდომებიც კი მატულობს და, ზოგიერთ შემთხვევაში, შეიძლება სერიოზული შედეგები მოჰყვეს.
მე გამოვყავი ეტიკეტის რამდენიმე ძირითადი წესი, რათა უზრუნველყოთ თქვენი ელექტრონული კომუნიკაციები თქვენს პროფესიულ იმიჯთან.
1. გამოიყენეთ პროფესიონალური მისალმებები
გაცემულია, ყველა კომპანიის კულტურა განსხვავებულია, მაგრამ თავაზიანი და ოდნავ ოფიციალური მისალმება ყოველთვის შესაბამისია. ისეთი სიტყვების გამოყენება, როგორიცაა "ჰეი" ან "იო" არ არის პროფესიონალური, არ აქვს მნიშვნელობა ვინ არის მიმღები. ამის ნაცვლად, გამოიყენეთ "გამარჯობა", "გამარჯობა", "დილა მშვიდობისა/შუადღე" ან, კიდევ უფრო ფორმალური, "ძვირფასო".
2. გამოიყენეთ "პასუხი ყველა" სათანადოდ
ჯგუფური წერილები შეიძლება იყოს რეალური დროის დამზოგავი, რადგან ყველა ჩართულია პროექტის განახლებებში ან რასაც თქვენ აგზავნით. სამწუხაროდ, ჯგუფურ თემებს ასევე შეუძლიათ კონტროლიდან გამოვიდნენ და გადავიდნენ ცალკეულ თემებად, რომლის მთელი ჯგუფი არ უნდა იყოს ნაწილი. ორჯერ დაფიქრდით პასუხზე პასუხის გაცემამდე-დაფიქრდით იმაზე, სჭირდება თუ არა ყველას ნამდვილად შემოწმება.
3. არ გამოიყენოთ მეტსახელები
ვიღაცის სახელის შემოკლება (თუ არ გითხრეს, რომ მას ეს ურჩევნია) არის ზედმეტად შემთხვევითი, თავხედური და, ზოგიერთ შემთხვევაში, შეიძლება დამამცირებელი აღმოჩნდეს. მე მქვია ტიფანი. თუ მე პირადად არ გიცნობთ, არ არის მიზანშეწონილი დამიძახოთ "ტიფი".
4. მოერიდეთ იუმორის გამოყენებას
იუმორი ხშირად არ მუშაობს ელ. ის, რაც ერთი ადამიანისთვის სასაცილოა, შეიძლება შეურაცხმყოფელი იყოს სხვებისთვის ან, უარესი, შეიძლება არასწორად იქნას განმარტებული, როგორც სარკასტული ან კაუსტიკური.
5. დროულად უპასუხეთ
მიუხედავად იმისა, რომ ჩვენ კლავიატურაზე ვართ მიბმული, არ არის საჭირო თქვენს შემოსულებში მძევლად თამაში. თუ ელექტრონული ფოსტა მაღალი პრიორიტეტით მოდის და იცით, რომ მის მოსაგვარებლად დაგჭირდებათ რამდენიმე საათი (ან თუნდაც დღე), დაუყოვნებლივ უპასუხეთ მოთხოვნის დასადასტურებლად. ელ.წერილებს, რომლებიც ირგვლივ იკრიბებიან და მტვერს აგროვებენ თქვენს შემოსულებში, შეუძლიათ ადამიანებს შექმნან შთაბეჭდილება, რომ თქვენ გადატვირთული ხართ ან იგნორირებას უკეთებთ მათ მოთხოვნებს. წაუკითხავი წერილები ასევე შეიძლება ნიშნავდეს გამოტოვებულ ვადებს.
6. შეასწორეთ თქვენი შეტყობინება
მართლწერის შემოწმების სიმარტივე ნიშნავს, რომ ბევრი ჩვენგანი მას დაეყრდნობა ორთოგრაფიული შეცდომების დასაფიქსირებლად, რაც მხოლოდ ნახევარ გზაზე მიგიყვანთ. განვიხილოთ ნაშრომი "საჯარო". თუ თქვენ შეცდით მას და შემთხვევით გამოტოვებთ ასო "L", სიტყვა მაინც სწორად არის დაწერილი, მაგრამ აქვს სრულიად განსხვავებული მნიშვნელობა! ასევე კარგი იდეაა შეამოწმოთ გამოტოვებული სიტყვები ან სიტყვები, რომლებიც ერთნაირად ჟღერს, მაგრამ იწერება (და ნიშნავს) რაღაც განსხვავებულს, მაგალითად "შენი" და "შენ".
7. ნუ დაივიწყებთ დანართს
ამის თავიდან აცილება ადვილია. თუ თქვენი ელ.ფოსტის სათაურში ჩაწერეთ სიტყვა „დანართი“ ან „მიმაგრება“, Outlook მოგთხოვთ, თუ ჩანს, რომ დაგავიწყდათ რაღაცის მიმაგრება. ამ შეცდომის შესამცირებლად ერთი გზაა თქვენი ჩანაწერის დაწყება "თანდართული ..."
8. მოერიდეთ ყველა თავსახურის გამოყენებას
ყველა დიდი ასო, რომელიც გამოიყენება ელ.წერილში, შეიძლება შეურაცხყოფა მიაყენოს თქვენს მიმღებებს. თუ რამე მართლაც მნიშვნელოვანია, თქვით ასე ან გამოიყენეთ თამამი ან ხაზგასმით, რომ გამოყოთ ძირითადი წერტილი ან ფრაზა.
9. განვიხილოთ ზარი
თუ თქვენ გაქვთ ბევრი სათქმელი თქვენს ელ.ფოსტაში, შეიძლება უფრო ეფექტური იყოს ტელეფონის აღება ან ზარის დაგეგმვა. სატელეფონო ზარმა შეიძლება დაზოგოს დრო, მას ასევე შეუძლია თავიდან აიცილოს თქვენი შეტყობინების არასწორი ინტერპრეტაცია. ზარის შემდეგ, დოკუმენტირებული შეთანხმებული პუნქტები ან შემდგომი ამოცანები მოკლე ელ.წერილით.
10. ჩართეთ დახურვის მისალმება
პირველი პუნქტის მსგავსად, უბრალოდ კარგი პრაქტიკაა დახურვის მისალმება. დაფიქრდით თქვენს მიერ მიღებულ ბოლო ელ.წერილზე, სადაც შენიშვნა უცებ დასრულდა. დიდი შანსია, ის ნაკლებად შენიშვნის მსგავსი იყოს და უფრო შეკვეთის მსგავსი.
გახსოვდეთ, ელექტრონული ფოსტა, როგორც ნებისმიერი სხვა სახის ბიზნესი კომუნიკაცია, არის თქვენი პირდაპირი ასახვა პროფესიონალიზმი. დარწმუნდით, რომ თქვენი ელ.ფოსტის ეტიკეტი არის ადგილზე, აჩვენებს თქვენს კოლეგებს, რომ თქვენ ხართ გააზრებული, თავაზიანი და სწრაფი ონლაინ გაცვლაში.
ეს სტატია თავდაპირველად გამოჩნდა Fairygodboss. როგორც ქალების უმსხვილესი კარიერული საზოგადოება, Fairygodboss მილიონობით ქალს აძლევს კარიერულ კავშირებს, საზოგადოებასთან დაკავშირებულ რჩევებს და ძნელად საპოვნელ ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ როგორ ექცევიან კომპანიები ქალებს.
