ჩანაწერების წარმოება დაზღვევის მსგავსია. თქვენ იმედოვნებთ, რომ არასოდეს დაგჭირდებათ ძველი ფურცელი, მაგრამ თუ დაგჭირდებათ, მას შეუძლია დიდი განსხვავება იყოს, თუ მის პოვნას შეძლებთ.
თქვენ არა მხოლოდ გჭირდებათ სისტემა, რომ თვალყური ადევნოთ იმას, თუ სად დებთ ნივთებს, თქვენ ასევე უნდა დატოვოთ ინსტრუქციები ჩანაწერების ინდექსის ჩათვლით, რათა სხვა ადამიანებს შეეძლოთ თქვენი მნიშვნელოვანი ნაშრომების პოვნა. ახლა, როდესაც ამდენი ადამიანი იყენებს კომპიუტერს, დაბეჭდეთ ქაღალდის ასლი და ჩაწერეთ ფაილების სახელები, სადაც ყველა ჩანაწერი ინახება.
იმის გამო, რომ თქვენი ჩანაწერები შეიძლება იყოს შეტანილი სახლში, სეიფში, სამსახურში ან სხვაგან, კარგია გქონდეთ ჯვარედინი ინდექსი, რათა ადამიანებმა იცოდნენ სად უნდა მოძებნონ კონკრეტული დოკუმენტები. მაგალითად, თქვენი საინვესტიციო ჩანაწერები შეიძლება იყოს სახლში ლითონის ყუთში, თქვენი შემნახველი ობლიგაციები ინახება სეიფში და თქვენი ანდერძის ასლები შეიძლება იყოს თქვენს ოფისში და სხვა უსაფრთხო ადგილას. მიამაგრეთ თქვენი ჩანაწერების ინდექსს თქვენი ყველა მნიშვნელოვანი კონტაქტის განახლებული სია მისამართებისა და ტელეფონის ნომრების ჩათვლით. ამ სიაში შეიძლება იყოს ბუღალტერი, თქვენი ანდერძის ადმინისტრატორი, ადვოკატი, ბანკირი, მინისტრი, ექიმი, დამსაქმებელი, ფინანსური მრჩეველი, სადაზღვევო აგენტი და ნებისმიერი სხვა, ვისაც უნდა დაუკავშირდეთ თქვენს საიტზე სახელით.
დოკუმენტების თვალყურის დევნება და იმის ცოდნა, თუ რომელი ჩანაწერები უნდა შეინახოს და რომელი ჩანაწერების დახატვა შეგიძლიათ, მარტივი რუტინა გახდება სისტემის შექმნის შემდეგ. აქ მოცემულია რამდენიმე სახელმძღვანელო მითითება, რომელიც ეფუძნება წარსულ სვეტში გამოყენებულ კატეგორიებს.
