私たちは作るために電子メールに依存しています 仕事 より効率的ですが、人々が行ういくつかのことは単に負担を増やします。 これらのビジネスメールのノーノーのうち、あなたがコミットしているのはどれですか？
あなたは
失礼なメール送信者？
私たちはビジネスをより効率的にするために電子メールに依存していますが、人々が行うことの中には単に負担を増やすものもあります。 これらのビジネスメールのノーノーのうち、あなたがコミットしているのはどれですか？
電子メールの構造
メールを作成するときは、すべてをできるだけ明確かつ完全にアドレス指定するようにしてください。 行間を読んだり、あなたに答えるのに必要な情報をフォローアップしたりするように人々に求めないでください。
長いメールを作成する必要がある場合は、可能な場合は太字のヘッダーと箇条書きまたは数字を使用して分割してください。
文法が重要
書かれた単語に誤解がないようにするための文法とスペルのルールが存在するため、メールを読み直さずに単に発砲しないでください。 文法規則をブラッシュアップし、スペルミスがないことを確認し、確信がない限り単語を使用しないでください あなたはそれが何を意味するのか知っています—英国人が言うように、あまりにも一生懸命に鳴らそうとすると、「豪華」は悲惨なものになる可能性があります 結果。
速記に注意してください。 よく知っている人にメールを送信する場合は問題ないかもしれませんが、新しい連絡先では避けてください。 ところで、携帯電話から返信する場合はおそらく問題ありませんが、LOLや絵文字は避けてください。
返信と転送
他の人の返信を含め、コミュニケーション全体を読むまでは、メールに返信しないでください。 ブラインドコピーしたり、個人的にコメントする必要がある場合を除いて、他の人が含まれている場合は常に全員に返信してください。
返信するときは、必ずすべての項目に対処してください。 複数の人が質問した場合は、1通のメールですべての人に対応すると便利です。 誰かが多くの入力を必要とする場合は、自分のメールの本文内でコメントに返信し、フォントを別の色に変更して、「インライン」で返信すると便利です。
- あなたまたは元のメール送信者が他の人に見せたくない情報は必ず削除してください。
- 転送の「to」または「from」行から電子メールアドレスを削除する必要がありますか？
- 誰かの連絡先情報を署名から削除する必要がありますか？
- 彼らは潜在的に機密情報を漏らしましたか？ これには、個人的な製品の詳細や価格設定から個人情報まで、あらゆるものが含まれる可能性があります。
- 彼ら（またはあなた）は誰かについて否定的なことを言いましたか？ その人に転送していない場合でも、削除する必要があります。
そして、ジョーク、ミーム、かわいいもの、政治的なレトリックをビジネスの連絡先に転送するべきではないと本当に言う必要がありますか？
重要なメールエキストラ：添付ファイルと署名
間違って行われた場合、電子メールの追加機能は、電子メールの最も苛立たしい部分の1つになる可能性があります。 8メガバイトを超える添付ファイルは、ブロックされないように、DropboxやBoxなどのサービスにアップロードする必要があります。 複数の添付ファイルをフォルダに入れて圧縮する必要があります。
コンピュータと電話の両方で常に署名を自動的に設定し、 あなたのセルに、奇妙なオートコレクトエラーが発生した場合、またはなぜそれがこんなに短いのかを説明するためにそう言っています 応答。 以下を含める必要があります。
- あなたのフルネーム
- あなたのフルタイトル
- 実店舗の場合の住所
- 電話番号（内線番号と携帯電話を含む）
- あなたのメールアドレス（オプション）
- あなたのウェブサイトのアドレス
- あなたが人々に持たせたい他のリンク（ソーシャルメディア、ブログなど）
写真、ロゴ、背景などの画像に関しては、少ないほど多くなります。 一部の人のメールクライアントでのメールの表示方法が台無しになる可能性があります。 そして、目立たない（小さな）ロゴ以外のものは、しばしば安っぽく見えます。
黄金律
電子メール通信に関しては、常に黄金律に従ってください。 受信したいメールの種類を書いてください。 知るか？ 多分誰かがあなたから何かを学ぶでしょう。
教えて
あなたのメールペットのおしっこは何ですか？ 以下のコメントで音を立ててください。
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