重要な法案を忘れる（または失う）頻度はどれくらいですか。 その後、あなたは無駄になってしまいます お金 延滞料について–そのような混乱に伴う不安は言うまでもありません。 請求書を整理し、請求書の支払いを簡素化するための10のヒントを次に示します。
請求書を整理する
保留中の請求書を1つの指定された領域にまとめて保管します。
メールが到着したらすぐに、または指定されたメールの並べ替え時間に、保留中の請求書を他のすべてのメールから分離して、メールを並べ替えます。 並べ替えが完了したら、すぐに保留中の請求書を封筒、ポケットフォルダー、または保留中の請求書バスケットに入れます。
保留中の各請求書を別々のフォルダーに分けないでください。
何をするにしても、公共料金の請求書を1つのフォルダーに入れたり、自動車保険の請求書を別のフォルダーに入れたり、会費の請求書を別のフォルダーに入れたりしないでください。 保留中のすべての請求書は、封筒、ポケットフォルダー、またはバスケットにまとめて、10か所の場所を検索せずに支払うことができるようにする必要があります。
夫と私は、約20個のポケットフォルダーが入っているBill Paying Pocket FolderBookを使用しています。 保留中の請求書はすべて、最初のポケットフォルダーにまとめられます。 その後、すべての支払い済みの請求書/領収書は、以下の個別の分類されたポケットフォルダに提出されます。 このシステムは私たちにとって夢のように機能します。
請求書の支払いには、月に2〜4日を指定します。
99％の確率で、請求書を郵送で受け取ったときに、すぐに支払うために行っていることをすべて落とす必要はありません。 月に2〜4日を指定し、その日にすべての請求書の支払いを行います。 夫と私は毎月8日と22日に請求書を支払います。 同じことをすることもできますし、毎週金曜日など、保留中の請求書を週に1日支払うこともできます。
請求書を1か所で支払い、すべての請求書支払い用品をまとめて保管します。
請求書の支払い作業をスピードアップするために、その場所があなたの机、台所のテーブルなどであるかどうかにかかわらず、常にあなたの請求書を一箇所で支払います。 どこにいても、このエリアには、請求書、小切手帳、封筒、切手、ペン、鉛筆、電卓、テープ、ホッチキス、差出人住所ラベルを取り付ける必要があります。 物資を入れるための引き出しがない場合は、小さなプラスチックの箱、さらには靴箱を用意して、すべてを中に入れておきます。
支払った請求書をすぐに記録します。
各請求書を支払うとすぐに、チェックレジスターまたはコンピューターソフトウェアレジスターに支払いを記録します。 遅くなるまで待たないでください。そうすると、忘れてしまう可能性が高くなります。 そして、忘れてしまったら、後で引き落とされた口座手数料を処理するために時間とお金を無駄にする必要があります。
支払い済みの請求書/領収書を、請求書支払いポケットフォルダーブックまたは分類されたファイルフォルダーに配置します。
請求書を支払ったら、請求書のコピーまたはセクションに、支払日、小切手番号、および支払額をマークします。 次に、それぞれを請求書支払いフォルダーの適切なポケットにファイルします。それぞれに1つのポケットがあります。 つまり、Utilities、Insurance、MasterCard、Visaなど）またはファイリングキャビネット内の分類されたフォルダに入れます。
整理 キャンセルされた小切手と当座預金口座の明細書。
毎月、銀行から当座預金口座の明細書と、場合によってはキャンセルされた小切手が届きます。 当座預金口座を照合するために指定された月の日付がロールアラウンドするまで、すぐにそれらをフォルダーに配置します。 次に、ステートメントとキャンセルされた小切手を1年間のフォルダーにまとめて保管します。 税務シーズンが始まると、後で会計士のためにそれらを取得する必要がある場合があります。
ちなみに、1年以上前の銀行取引明細書やキャンセルされた小切手は、現在のファイルとは別の場所に保管できます。 また、会計士にこの情報を保持する必要があると提案する期間を確認することを検討することもできます。
クレジットカードを凝縮します。
クレジットカードの数が多いほど、整理するのが難しくなり、請求書の支払いに時間がかかります。 可能な限り、多くのクレジットカードを2枚または3枚のクレジットカードに凝縮し、残りを取り除きます。
定期的な請求書の封筒を事前に準備します。
住宅ローン、家賃、ローンの支払いなどの定期的な請求書の場合、事前にそれぞれの封筒の束を準備する時間を大幅に節約できます。 たとえば、毎月家賃を払わなければならないとしましょう。 家主の名前と郵送先住所、差出人住所、切手を添えて、1年分の封筒を作成します。 このようにして、すべてが毎月実行されるように設定されます。 小切手を書き、用意した封筒に入れて郵送するだけです。
安価な資金管理ソフトウェアでさらに簡素化します。
請求書を手動で支払う場合は、安価な資金管理ソフトウェアの購入を検討してください。 夫と私はQuickenを使用しています。 設定が簡単で、請求書の支払いにかかる時間が50％以上短縮されます。 さらに、会計士がすぐに使えるように、すべての収入と支出を印刷して自動的に整理するため、税務上の時間の大幅な節約になります。
その他の組織的なヒント
- 専門家が話す：ホームオフィスを整理する最も簡単な方法
- 整理のヒント：健康な家のための整理整頓
- 記録を保持し、請求書を支払うための時間節約戦略
