メールを処理するシステムがない場合、受信トレイがすばやく簡単に制御できなくなる可能性があります。 ありがたいことに、いくつかの検索機能を使用すると、電子メールを見つけることは不可能ではありません。 ただし、受信トレイに殺到する数が圧倒的に増える前に、大量のメールを整理するのが賢明です。
私たちの多くは毎日数十または数百もの電子メールを受信しているため、それに対処するためのシステムを開発する必要があります。 メールが山積みにならないようにする簡単な方法をいくつか紹介します。
読んだ直後に特定のメールを破棄する
メールを読んだことがあり、それを読み直したり、それに基づいて行動したりする必要がない場合は、すぐにゴミ箱に捨ててください。 また、ゴミ箱が定期的に空になるようにメールを設定します（または、毎週入って手動で空にします）。
すべてのメールをすぐに読む必要はないことに注意してください。 メールに気を取られている場合は、開いたままにしないでください。 代わりに、勤務時間中に3〜5回のチェックイン時間をスケジュールしてください。
アクションが必要なメールを受信トレイに残す
メールに返信する必要がある場合、またはアクションが必要な場合は、リマインダーとして受信トレイに残してください。 特に重要なものについては、シャッフルで迷子にならないようにフラグを設定してください。 （ただし、受信トレイがまもなくより合理化されることを考えると、これは起こりそうにありません！）
次に、受信トレイに残っている電子メールの標準的な期限（おそらく、1週間から1か月）を決定します。 毎週の終わりに、受信トレイを調べて、返信またはアクションが完了していることを確認します。これにより、受信トレイから電子メールを削除できます。
他のメールをすぐに整理する
処理したが今後参照する必要のあるメールがある場合は、適切なフォルダにファイルしてください。 どのタイプのフォルダシステムが最適かを検討する必要があります。 提出された電子メールはすぐに制御不能になるので、タイムリーではなくなったフォルダー全体を簡単に削除できるように、日付で細分化されたフォルダーを作成することを検討してください。 受信メールを直接フォルダにファイルすることを可能にするいくつかのメールツールもあります— この機能があなたと同じように役立つと思われる場合は、これを設定することを検討してください 仕事。
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