אנו מסתמכים על אימייל לביצוע עֵסֶק יעיל יותר, אבל כמה דברים שאנשים עושים רק מוסיפים לעול. אילו מהאימיילים העסקיים האלה אתה מבצע?
האם אתה
אימייל גס רוח?
אנו מסתמכים על דוא"ל כדי לייעל את העסק, אך כמה דברים שאנשים עושים רק מוסיפים לעול. אילו מהאימיילים העסקיים האלה אתה מבצע?
האנטומיה של מייל
כאשר אתה כותב דוא"ל, ודא שאתה מטפל בהכל בצורה ברורה ומלאה ככל האפשר. אל תבקש מאנשים לקרוא בין השורות או לעקוב אחר המידע שהם צריכים כדי לענות לך.
אם עליך לכתוב מייל ארוך, הקפד לפרק אותו באמצעות כותרות מודגשות וכדורים או מספרים במידת האפשר.
דקדוק משנה
כללי הדקדוק והאיות קיימים כדי להבטיח שאין תקשורת לא נכונה במילה הכתובה, אז אל תפטר הודעת דוא"ל מבלי לקרוא אותה מחדש. התחדש בכללי הדקדוק, וודא ששום דבר אינו שגוי ואל תשתמש במילה אלא אם כן אתה בטוח אתה יודע מה זה אומר - לנסות יותר מדי להישמע, כמו שאומרים הבריטים, "יוקרתי" יכול להיות הרסני תוצאות.
היזהר בקצרה. זה עשוי להיות בסדר כשאתה שולח דוא"ל לאנשים שאתה מכיר היטב, אך הימנע מכך עם אנשי קשר חדשים. דברים כמו BTW הם כנראה בסדר אם אתה משיב מהטלפון שלך, אך הימנע מ- LOLs ומסמלים.
משיב והעביר
אל תשיב לאימייל כלשהו עד שתקרא את כל ההודעה, כולל תגובות של אנשים אחרים. אלא אם כן אתה מועתק בעיוור או שאתה צריך להגיב באופן פרטי, תמיד השיב לכולם אם אחרים נכללו.
כאשר אתה עונה, הקפד להתייחס לכל פריט. אם כמה אנשים שאלו שאלות, כדאי לפנות לכולם בדוא"ל אחד. אם מישהו צריך הרבה קלט, זה מועיל להשיב "מוטבע" על ידי תגובה להערות שלו בתוך גוף הדוא"ל שלו ושינוי הגופן שלך לצבע אחר.
- הקפד להסיר את כל המידע שאתה או הדוא"ל המקורי לא תרצה שיהיו לאחרים.
- האם עליך להסיר כתובות דוא"ל כלשהן משורות "אל" או "מ-" בחזית?
- האם עליך להסיר את פרטי הקשר של מישהו מהחתימה שלו?
- האם הם חשפו מידע רגיש? זה יכול לכלול כל דבר, החל מפרטי מוצר פרטי או תמחור ועד מידע אישי.
- האם הם (או אתה) אמרו משהו שלילי על מישהו? גם אם אינך מעביר לאותו אדם, עליך להסיר אותו.
והאם באמת צריך להגיד שאסור להעביר בדיחות, ממים, דברים חמודים או רטוריקה פוליטית לאנשי עסקים?
תוספות דוא"ל הסופרות: קבצים מצורפים וחתימות
תוספות הדוא"ל יכולות להיות אחד החלקים המעצבנים ביותר בדוא"ל אם הם נעשים בצורה לא נכונה. יש להעלות קבצים מצורפים מעל 8 מגה -בייט לשירות כמו Dropbox או Box כדי להבטיח שהם לא ייחסמו. יש להכניס מספר קבצים מצורפים לתיקייה ולרכוס אותם.
הגדר תמיד חתימה אוטומטית במחשב ובטלפון שלך, וודאי שזוהי החתימה בתא שלך אומר זאת במקרה של שגיאה אוטומטית של תיקון אוטומטי או להסביר מדוע זה קצר כל כך תְגוּבָה. זה צריך לכלול:
- שמך המלא
- הכותרת המלאה שלך
- הכתובת שלך אם אתה מוסד מלבנים
- מספר הטלפון שלך, כולל תוספים ותא אם אתה רוצה שאנשים יקבלו אותו
- כתובת הדוא"ל שלך (אופציונלי)
- כתובת האתר שלך
- כל קישור אחר שאתה רוצה שיהיה לאנשים (מדיה חברתית, בלוג וכו ')
כשמדובר בתמונות כמו תמונות, לוגו ורקעים, פחות הוא יותר. הם עשויים לדפוק את האופן שבו הדוא"ל שלך מוצג בלקוחות הדוא"ל של אנשים מסוימים. והכל מלבד לוגו דיסקרטי (קטן) לעתים קרובות פשוט נראה גביני.
חוק הזהב
בכל הנוגע לתקשורת דוא"ל, עקוב תמיד אחר חוק הזהב. כתוב את סוגי המיילים שאתה רוצה לקבל. מי יודע? אולי מישהו ילמד ממך משהו.
תגיד לנו
מה הם חיות המחמד שלכם בדוא"ל? תשמעו בתגובות למטה.
עוד על שימוש טוב בדוא"ל
אמא עובדת 3.0: 5 שלבים לדוא"ל טוב יותר
מדריך הכלה לעתיד לארגון דוא"ל
אביב נקו את תיבת הדואר הנכנס שלכם
