אם אין לך מערכת להתמודד עם הודעות הדוא"ל שלך, תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה לצאת מכלל שליטה במהירות ובקלות. למרבה המזל, עם מספר פונקציות חיפוש, מציאת דוא"ל אינה בלתי אפשרית; עם זאת, חכם לארגן את זרם הדוא"ל לפני שהמספר המציף את תיבת הדואר הנכנס שלך הופך למדהים.
מכיוון שרבים מאיתנו מקבלים עשרות ואפילו מאות מיילים מדי יום, פיתוח מערכת להתמודדות איתה היא חובה. להלן כמה דרכים פשוטות שתוכלו למנוע מעצמכם להצטבר מיילים.
מחק הודעות דוא"ל מסוימות מיד לאחר הקריאה
אם קראת הודעת דוא"ל ואין לך צורך לקרוא אותה מחדש או לפעול על פיה, אשפה אותה מיד. כמו כן, הגדר את כתובת הדוא"ל שלך כך שהאשפה תתרוקן באופן קבוע (או, היכנס מדי שבוע ולרוקן אותה באופן ידני).
זכור כי איננו צריכים לקרוא כל הודעת דוא"ל באופן מיידי. אם אתה מוצא את עצמך מוסחת מהאימייל שלך, אל תשאיר את שלך פתוח; במקום זאת, קבע שלוש עד חמש זמני צ'ק-אין במהלך יום העבודה שלך.
השאר הודעות דוא"ל הדורשות פעולה בתיבת הדואר הנכנס שלך
אם יש להשיב להודעת דוא"ל או שדורשת פעולה, השאירו אותה בתיבת הדואר הנכנס כתזכורת. עבור אלה החשובים במיוחד, הצב דגלים, כך שהם לא ילכו לאיבוד בדשדוש. (למרות שזה פחות סביר בהתחשב בתיבת הדואר הנכנס שלך תהיה בקרוב יותר יעילה!)
לאחר מכן תחליט על מועד אחרון סטנדרטי להודעות הדוא"ל שנותרו בתיבת הדואר הנכנס שלך - אולי שבוע עד חודש. בסוף כל שבוע, עברו על תיבת הדואר הנכנס וודאו כי התשובה או הפעולה הושלמו, כך שתוכלו למחוק את הודעת האימייל מתיבת הדואר הנכנס.
שלח הודעות דוא"ל אחרות מייד
אם יש הודעות דוא"ל שבהן פעלת אך עליך להתייחס אליהן בעתיד, כתוב אותן בתיקיות המתאימות. יהיה עליך להקדיש מחשבה לגבי סוג מערכת התיקיות שתתאים לך ביותר. קל לדוא"ל שהוגש לצאת במהירות משליטה, לכן שקול ליצור תיקיות המחולקות לפי תאריך, כך שתוכל למחוק בקלות תיקיות שלמות שכבר אינן בזמן. ישנם כמה כלי דוא"ל המאפשרים לך להעביר הודעות דוא"ל נכנסות ישירות גם לתיקייה - שקול להגדיר זאת אם אתה מרגיש שפונקציה זו תשרת אותך היטב באופן שאתה עֲבוֹדָה.
עוד טיפים לקריירה
איך למצוא מנטור
איך להפסיק עבודה עם הכיתה
מה לעשות כשפיטרו אותך
