תאר לעצמך לפגוש עורך דין בפעם הראשונה, שהמשרד שלו מבולגן - ניירות נערמים בכל רחבי שולחן עבודה, דואר וקבצים מפוזרים על ה-credenza, וארון ספרים עמוס מדי עם ערימות של ספרים על גבי ועל גבי קוֹמָה. ללא קשר למיומנות או למוניטין של אותו עורך דין, האם הרושם הראשוני שלך יכול להיות שלילי? האם גם האמון שלך בעורך דין הזה יפחת? בעסקים, הרושם הראשוני חשוב.
עומס ב מקום עבודה נע בין סתם מעצבן לכמעט משתק ותמיד מזיק לפרודוקטיביות. סביבת עבודה עמוסה משדרת גם תדמית לא חיובית ללקוחות ולשותפים. כאשר שולחן העבודה הופך למקום אחסון ולא לסביבת עבודה, הגיע הזמן לארגן מחדש! מספר גורמים תורמים למרחב עבודה לא מאורגן, אבל הנה שלוש דרכים להילחם בחבלנים.
קבל שולחן עבודה טוב
זה לא אומר בהכרח א יָקָר שולחן כתיבה - זה אומר אחד שמתאים לך ועונה על הצרכים היומיומיים שלך. הרגלי העבודה האישיים שלך כמו גם הפעילות העסקית שלך יקבעו איזה סגנון וגודל שולחן מתאים לך. אם אתה מתייחס לספרים, מדריכים או פרסומים באופן קבוע בעסק שלך, שולחן כתיבה עם צריף זקוף יהיה הגיוני. אתה יכול לשמור את הספרים שאתה מתייחס אליהם מדי יום בצריף. ניתן יהיה לגשת אליהם בקלות, אבל מחוץ למרחב העבודה שלך. אם ספרים לא צריכים להיות בהישג יד, כוננית נפרדת תספיק ותוכלו ללכת בלי הצריף לטובת חלל עבודה שטוח גדול יותר.
אם העבודה שלך סובבת סביב שימוש במחשב ויש לך שטח רצפה בשפע, שקול שולחן בצורת L. אתה יכול לשמור את המחשב שלך על מקטע אחד ועדיין יש לך סביבת עבודה גדולה בחלק השני. תצורה זו מאפשרת לך להימנע מלהטוט בין שני סדרי עדיפויות על אותו שולחן עבודה. היבט נהדר נוסף של שולחן בצורת L הוא החדר הנוסף שאתה זוכה עבור כלים שולחניים כגון מחזיקי קבצים זקופים, מגשים לערום, סלים, קבצים תלויים ניידים והטלפון שלך. אל תשכח את כל החלל על הקירות שלך. כאשר אתה לא יכול לבנות החוצה, לבנות! מדפים הם דרך נפלאה להציג פריטים אישיים, פרסים ותמונות תוך שמירה על אזור העבודה שלך נקי ופונקציונלי.
שפר את ניהול הזמן שלך
כאשר אין לך שליטה טובה על הזמן שלך, אתה לעתים קרובות בסופו של דבר ממהר לבצע דברים ובאופן בלתי נמנע, אתה לא יכול להעמיד את הארגון בראש סדר העדיפויות. ניירות מושלכים על השולחן "בינתיים" ומגזינים נערמים על הכיסא או הרצפה כי אין לך זמן לקרוא אותם. אחת הדרכים הפשוטות ביותר לנצל טוב יותר את הזמן שלך היא לחשוב מחדש כמה זמן ייקח משימות בפועל, ולתזמן בהתאם. דמיינו את עצמכם משלימים משימה מההתחלה ועד הסוף ומה הפעולות שעליכם לבצע. עד שתהיה מדויק יותר באומדן, הוסף 25% לזמן שאתה חושב שתצטרך להשלים משימה מסוימת.
דרך נוספת לממש את הזמן האמיתי היא לתזמן את עצמך בזמן שאתה עושה דברים שונים, כגון תשלום חשבונות, איזון פנקס הצ'קים או הליכה לסניף הדואר. אולי תופתעו לגלות כמה זמן באמת לוקח דברים. רשום כמה זמן לוקח כל משימה כדי שתוכל לזכור לאפשר מספיק זמן. בעת ביצוע שליחויות בין פגישות עסקיות, תמיד התאפשר לנסיבות בלתי צפויות כגון תנועה או תורים ארוכים.
תנקה את הנייר הזה
אנשים רבים צוברים עומס בנייר עקב חשש לזרוק משהו חשוב, או חשש שאולי יהיה צורך בו מאוחר יותר. התוצאה היא שהם בסופו של דבר שומרים על הכל ולא מצליחים להבחין לאילו דברים יש ערך נוכחי או עתידי ואיזה ניתן לזרוק בבטחה.
המציאות היא ש-80 אחוז מהנייר שנשמר "למקרה שלא יהיה צורך שוב; ואם כן, הסיכויים טובים מאוד שאפשר לשחזר או להשיג אותו ממקור אחר. מדואר לפקס ועד פרסומות ותזכירים, הנייר הוא התורם הגדול ביותר לבלגן בסביבה משרדית. על מנת למנוע הצטברות מהירה של נייר, מערכת תחזוקת נייר קבועה היא הכרח בכל משרד. זכור, פח האשפה והמגרסה שלך הם החברים שלך.
לקבל החלטות מהר יותר
העומס מתרחש כאשר אתה דוחה קבלת החלטות. נסו להרגל לקבל החלטות במהירות האם לשמור נייר, דואר ודברים אחרים. ככל שתוכלו לקבל החלטות בטוחות יותר מהר יותר, כך תמשיכו להתקדם מהר יותר בחייכם, מה שמונע צבר.
זכור כי התארגנות היא א תהליך במקום לאירוע, אז אל תצפה לניסים בן לילה. אתה יכול להאיץ את התהליך על ידי שכירת עזרה, כמו מארגן מקצועי, שיעבוד איתך זה לצד זה וישאיר אותך ממוקד.
אם אתם מתכננים להתמודד עם פרויקט הארגון מחדש בעצמכם, אפשר להתקדם בצורה טובה בזמן קצר יחסית אם יש לכם תוכנית משחק וכמה מטרות בראש לפני שאתם מתחילים. פשוט התחילו במקום אחד והמשיכו בו, ועד מהרה תופתעו מהתוצאות שתראו.
עוד טיפים וטריקים לארגון
תשעה סודות של מארגנים מצליחים
תתארגן ותלחץ פחות
52 רעיונות לארגון הבית: טיפ לארגון בשבוע
