Certi giorni odio la mia casella di posta. Sono sicuro che puoi simpatizzare. Come te, io (e ogni altra donna d'affari) ricevo un in media 124,5 email un giorno. Eppure, nonostante siamo tutti incollati al nostro schermo, il nostro e-mail l'etichetta sembra essersi lentamente disintegrata. Ho visto e-mail che non solo contenevano errori approssimativi, ma in alcuni casi erano decisamente scortesi o, peggio, eccessivamente casuali. Anche errori apparentemente innocui si sommano e, in alcuni casi, possono avere gravi conseguenze.
Ho delineato alcune regole di base di etichetta per garantire che le tue comunicazioni elettroniche corrispondano alla tua immagine professionale.
1. Usa un saluto professionale
Concesso, ogni cultura aziendale è diverso, ma un saluto educato e leggermente formale è sempre appropriato. Usare parole come "hey" o "yo" non è professionale, indipendentemente da chi sia il destinatario. Usa invece "ciao", "ciao", "buongiorno/pomeriggio" o, per essere ancora più formale, "caro".
2. Usa "rispondi a tutti" in modo appropriato
Le e-mail di gruppo possono essere un vero risparmio di tempo perché tutti sono inclusi negli aggiornamenti del progetto o in qualsiasi altra cosa tu stia inviando. Sfortunatamente, i thread di gruppo possono anche andare fuori controllo e sfociare in argomenti separati di cui l'intero gruppo non ha bisogno di far parte. Pensaci due volte prima di premere Rispondi a tutti per considerare se tutti hanno davvero bisogno di essere collegati.
3. Non usare soprannomi
Abbreviare il nome di qualcuno (se non ti è stato detto che lo preferisce) è eccessivamente casuale, presuntuoso e, in alcuni casi, può sembrare umiliante. Mi chiamo Tiffany. A meno che non ti conosca personalmente, non è appropriato chiamarmi "Tiff".
4. Evita di usare l'umorismo
L'umorismo non funziona spesso nelle e-mail. Ciò che è divertente per una persona può essere offensivo per gli altri o, peggio, potrebbe essere interpretato erroneamente come sarcastico o caustico.
5. Rispondi in modo tempestivo
Anche se siamo incollati alle nostre tastiere, non c'è bisogno di fare da ostaggio alla tua casella di posta. Se un'e-mail ha la massima priorità e sai che avrai bisogno di diverse ore (o addirittura giorni) per gestirla, rispondi subito per accettare la richiesta. Le e-mail che restano in giro e raccolgono polvere nella tua casella di posta possono dare alle persone l'impressione che tu sia sopraffatto o che tu stia ignorando le loro richieste. Le e-mail non lette possono anche significare scadenze mancate.
6. Rileggi il tuo messaggio
La facilità del controllo ortografico significa che molti di noi si affidano ad esso per rilevare errori di ortografia, il che ti porta solo a metà strada. Considera il lavoro "pubblico". Se lo digiti male e salti accidentalmente la lettera "L", la parola è ancora scritta correttamente ma ha un significato completamente diverso! È anche una buona idea controllare le parole perse o le parole che suonano allo stesso modo ma sono scritte (e significano) qualcosa di diverso, come "tuo" e "sei".
7. Non dimenticare l'allegato
Questo è facile da evitare. Se digiti la parola "allegato" o "allegato" nel corpo della tua email, Outlook ti chiederà se sembra che tu abbia dimenticato di allegare qualcosa. Un modo per ridurre questo errore è iniziare la nota con "in allegato..."
8. Evita di usare tutte le maiuscole
Tutte le lettere maiuscole utilizzate in un'e-mail possono sembrare un affronto ai destinatari. Se qualcosa è veramente importante, dillo o usa invece il grassetto o il sottolineato per evidenziare un punto o una frase chiave.
9. Considera una chiamata
Se hai molto da dire nella tua e-mail, potrebbe essere più efficiente semplicemente alzare il telefono o programmare una chiamata. Non solo una telefonata può far risparmiare tempo, ma può anche prevenire qualsiasi interpretazione errata del tuo messaggio. Dopo la chiamata, documenta i punti concordati o le attività di follow-up con un messaggio di posta elettronica conciso.
10. Includere un saluto di chiusura
Simile al punto uno, è solo una buona pratica includere un saluto di chiusura. Pensa all'ultima email che hai ricevuto in cui la nota è appena terminata bruscamente. Le probabilità sono che sembrava meno una nota e più un ordine.
Ricorda, e-mail, come qualsiasi altra forma di attività commerciale comunicazione, è un riflesso diretto del tuo professionalità. Assicurarti che il tuo galateo e-mail sia puntuale mostra ai tuoi colleghi che sei premuroso, educato e tempestivo negli scambi online.
Questo articolo è apparso originariamente su fata diocapo. Come la più grande comunità di carriera per le donne, Fairygodboss fornisce a milioni di donne connessioni professionali, consigli della comunità e informazioni difficili da trovare su come le aziende trattano le donne.
