Posta non letta
Se sei come me, salti le email meno importanti e finisci per lasciare un numero non letto. All'improvviso, la tua casella di posta dice che hai centinaia di messaggi. Non farti prendere dal panico. Fare clic per vedere tutti i messaggi "non letti" in una volta ed esaminarli. È probabile che se non li hai letti ormai, possono essere eliminati. Dai una rapida occhiata a tutte le email importanti di amici, familiari o colleghi di lavoro. Dopo averli eliminati, premi "seleziona tutto" e poi "elimina". Ti ritroverai a zero messaggi non letti in pochi minuti.
Cartelle di archivio
Le cartelle sono la chiave per organizzare la tua casella di posta. Proprio come quando archivi fisicamente i documenti, le cartelle di posta elettronica sono un modo per accedere facilmente ai tuoi messaggi in un secondo momento. Ho cartelle per fatture e finanze, password, ricevute, famiglia, amici e persino una per le mie prossime vacanze. In Microsoft Outlook, l'inserimento di un'e-mail in una cartella la rimuoverà automaticamente dalla posta in arrivo generale. In Gmail puoi premere "archivia" in modo che appaia solo in quella cartella. Se non riesci a decidere in quale cartella inserire un'e-mail, aggiungila a più cartelle. Basta tirarlo fuori dalla tua casella di posta!
Cartelle delle azioni
Per gli elementi a cui devi dare seguito, crea cartelle di azioni a cui puoi sempre rivolgerti. Crea una cartella "da fare" quando devi ricordarti di seguire un'azione. Una cartella "per rispondere" ti aiuterà a semplificare le tue risposte e-mail. "In attesa di una risposta" è utile quando è necessario ricordarsi di rispondere se non lo fanno.
Annulla l'iscrizione
È probabile che ci sia un numero enorme di email che elimini, dai negozi in cui hai effettuato gli acquisti, agli eventi a cui hai partecipato o alle organizzazioni che hai supportato. Inizia a essere spietato riguardo all'annullamento dell'iscrizione, che ridurrà drasticamente la quantità di e-mail indesiderate.
Prendi tempo
Il tuo tentativo iniziale di riordinare la tua casella di posta richiederà del tempo, quindi ritagliati qualche ora per arrivare al punto di partenza. Una volta che sei lì, gli esperti suggeriscono di riservare un certo tempo ogni giorno per gestire la tua email in modo che non perda di nuovo il controllo.
Mantenere
Una volta organizzata la tua email, mantenerla è la parte più facile. Esegui un'azione con ogni singola email che entra nella tua casella di posta, che si tratti di eliminarla, inserirla in una cartella di archivio o aggiungerla a una cartella di azioni. Tienilo aggiornato e non affronterai mai più il disordine della posta in arrivo.
