Hai ricontrollato tutti i dettagli. La sala del banchetto è prenotata, il ristoratore sta lavorando a un menù speciale e gli addobbi floreali sono stati ordinati. Ma il tuo lavoro non è ancora finito. Il tuo evento ben pianificato potrebbe finire in un flop se trascuri il dettaglio più importante: spargere la voce. Ecco alcune idee per accendere la tua immaginazione.
Attira l'attenzione
I media ricevono centinaia di comunicati stampa ogni settimana. Mentre stai cercando di attirare l'interesse di giornalisti, editori e produttori, considera l'invio di un comunicato fuori dall'ordinario.
"Per annunciare nuovi prodotti o eventi speciali, ho inviato comunicati attaccati a una lampadina, con le parole "Abbiamo una nuova idea" all'esterno", ha affermato Mike DeHart, uno specialista di marketing che vive ad Asheville, NC.
"Invia una pallina da golf nera, con insegne dorate e t-shirt dorate, annunciando un torneo di golf di beneficenza", ha affermato lo specialista di pubbliche relazioni Kay Pinkerton. “I membri dei media che partecipano possono partecipare a una lotteria per la cena e ricevere un'intervista esclusiva con un gigante aziendale che è legato al torneo. Lavoravo per la Hunt Oil Company, che ha sponsorizzato il Byron Nelson Golf Classic. Questo è ciò che mi ha fatto pensare a questa folle idea".
Pensa visivamente
Se stai cercando di invogliare la stazione televisiva locale a pubblicizzare il tuo evento, organizza delle possibilità video attive. I redattori degli incarichi delle redazioni televisive sono costantemente alla ricerca di storie che genereranno video entusiasmanti.
Steven Spenser, presidente di Praxis Communications a Seattle, afferma che il capitolo del Kentucky dell'americano Lung Association aveva bisogno di promuovere un programma per l'asma della durata di un giorno con la star della pista olimpica Jackie Joyner-Kersee. Ha raccomandato di mettere Joyner-Kersee insieme a bambini asmatici. Un'idea prevedeva una corsa intorno a un parco oa una pista scolastica.
Gli organizzatori avevano programmato che Joyner-Kersee pranzasse con un gruppo selezionato di VIP della comunità. Dopodiché, avrebbe parlato con a gruppo di personale scolastico sull'importanza di riconoscere l'asma nei propri studenti, per poi lanciare un pomeriggio sulla salute giusto. La pubblicità pre-evento includeva l'invio di comunicati stampa ai media locali, la distribuzione di opuscoli e poster ai locali scuole, stampando articoli di newsletter, distribuendo magliette di eventi e organizzando interviste su talk TV/radio locali Spettacoli. Tuttavia, Spenser ha incoraggiato il gruppo ad andare ancora oltre nei suoi sforzi pubblicitari.
“Invitare fotografi televisivi e cartacei a coprire la star olimpica durante il suo pranzo o il suo discorso ai funzionari della scuola si tradurrebbe in una copertura noiosa e statica. Il grande potenziale pubblicitario di un atleta impressionante sarebbe ridotto a una testa parlante su un leggio. Questo rende la televisione noiosa", ha detto Spenser. “Qualunque cosa tu pianifichi, fai in modo che i media mostrino movimento, attività ed eccitazione. Pensa in termini di ciò che rende un buon evento speciale, non di come usare la tua attrazione principale per trasmettere informazioni che chiunque altro potrebbe fare altrettanto bene.
Essere mio ospite
Spargere la voce sugli eventi non si limita a contattare i media. Per molti eventi, vorrai creare un elenco di invitati e inviare inviti personalizzati. Mentre un invito formale e inciso con un biglietto di risposta è perfetto per alcune occasioni, altre richiedono più creatività per produrre risultati.
"Per una svolta rivoluzionaria, abbiamo inviato l'invito allegato a un alberello in un tubo postale con il suggerimento che la gente o pianta il albero nel proprio giardino, o vieni all'evento rivoluzionario e pianta l'albero per il futuro dell'assistenza sanitaria in Indiana", ha detto Frederick C. Bagg, direttore delle relazioni con la comunità e del marketing presso il St. Francis Hospital and Health Centers di Indianapolis, IN.
Bagg ha anche avuto un'idea divertente per invitare i medici all'inaugurazione di una nuova unità di ostetricia e neonatale. Venti medici hanno ricevuto un pannolino usa e getta con un invito allegato e un bacio di Hersey scartato all'interno. "I medici sono un gruppo insolitamente difficile da raggiungere per rispondere a un invito", ha detto Bagg. “Abbiamo avuto 16 o 17 di loro per fermarsi per l'evento della colazione e il tour.”
Fatti collegare
Considera la creazione di una pagina Web per aiutare i tuoi sforzi pubblicitari. Puoi fornire un facile accesso alle informazioni sull'evento, inclusi luogo, indicazioni stradali, attività programmate e come rispondere, inclusa la registrazione online. Ad esempio, molti organizzatori di riunioni di classe creano siti Web per tenere aggiornati i compagni di classe sulle riunioni imminenti e per pubblicare informazioni aggiornate sulle loro vite.
L'e-mail è un altro modo efficace per comunicare con le persone che parteciperanno al tuo evento. Considera la creazione di un elenco di discussione e-mail per il tuo gruppo. Ci sono diversi siti che offrono listserv gratuiti. Uno di questi siti può essere trovato su www.egroups.com. Il vantaggio di creare la propria lista di discussione è che si invia un messaggio che viene automaticamente distribuito a tutti gli indirizzi e-mail della propria lista.
Per l'evento che ha coinvolto Jackie Joyner-Kersee, Steven Spenser ha consigliato di mettere la star della pista su un forum di chat per parlare con i bambini della zona che soffrono di asma. Ha anche suggerito un'intervista ai media online con Joyner-Kersee per attirare l'attenzione dei giornalisti esperti del web.
Parlaci
Il passaparola è generalmente la migliore pubblicità, e questo vale anche per la pubblicità degli eventi. Diffondere la parola. Fai sapere alle persone dell'evento e ricorda loro con una nota o una telefonata. Roger Snowdon, presidente di Media Magic a Fredericton, New Brunswick, Canada, suggerisce di fare un elenco di chissà chi all'interno della propria organizzazione. "Assegnali a una lista calda per generare interesse e parlare", ha detto Snowdon. “Abbiamo fatto questo mettendo insieme una squadra e lavorando sui telefoni durante un fine settimana. In questo caso si è trattato di un evento politico, ma gli stessi metodi potrebbero essere utilizzati anche per molti altri eventi”.
Provato e vero
Non trascurare le opzioni pubblicitarie provate e vere. Se si tratta di un evento della comunità, puoi inviare annunci di servizio pubblico su giornali, guide per gli acquirenti, TV e radio. Altre idee includono:
- Poster
- Striscioni stradali
- Volantini
- Pittura del marciapiede
Una combinazione di strategie pubblicitarie darà il massimo successo al tuo evento. Ricorda di essere creativo e divertirti. Allora sii orgoglioso di produrre uno degli eventi più seguiti e meglio eseguiti in città.
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