Sono le 10:50 e il tuo Blackberry ti ha appena ricordato una riunione prevista per le 11:00. Hai dieci minuti per prepararti e non sai da dove cominciare! Non c'è bisogno di preoccuparsi, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a prepararti ed essere puntuale.
Conoscere le basi
Ricordi le cinque W e la H - chi, cosa, quando, dove, perché e come - della scuola elementare? Questi sono anche gli ingredienti chiave per avere successo e prepararsi per qualsiasi incontro dell'ultimo minuto.
Chi
A chi è rivolto l'incontro? L'incontro è per la dirigenza superiore, il livello del personale, le risorse umane, ecc.? Conosci il tuo pubblico, in modo da poter presentare il materiale in base al gruppo di persone presenti.
Che cosa
In cosa consiste l'incontro? Qual è il messaggio che stai cercando di trasmettere? Comprendi il punto dell'incontro, in modo da assicurarti che il messaggio sia trasmesso correttamente. Esamina l'agenda della riunione, rivedi eventuali note ed e-mail pertinenti e abbozza un semplice schema.
quando
Sappiamo quando, tra dieci minuti! Ma quando il pubblico ha bisogno di usare queste informazioni? Se le informazioni possono essere suddivise, puoi prepararti meglio per ciò che è importante ora.
In cui si
Dov'è il luogo dell'incontro? Questo è fondamentale perché la logistica del luogo creerà l'umore del pubblico. Se fa caldo, le persone potrebbero scaldarsi troppo e stancarsi facilmente, da qui la necessità di trasmettere rapidamente le informazioni.
Come mai
Perché si svolge questo incontro e perché è tra dieci minuti? La mancanza di tempo potrebbe essere dovuta alla natura dell'incontro: le informazioni devono essere trasmesse ora e non dopo. Conoscere il perché aiuterà anche a esprimere l'urgenza al pubblico e a preparare meglio il tuo messaggio.
Come
Come hai intenzione di trasmettere le informazioni? PowerPoint, dispense o una presentazione da parte tua? Se è tra dieci minuti, potresti non avere tempo per materiale aggiuntivo, ma almeno avere una stampa dell'agenda può aiutarti a ottenere il tuo punto.
Irradia la tua fiducia
Soprattutto importanza, non dimenticare la tua fiducia. Se sembri preparato per il tuo incontro, molto probabilmente il tuo pubblico ti crederà. Con i pochi minuti che ti rimangono, appiana i residui, applica il lucidalabbra, infilati la maglietta e sorridi. La tua fiducia irradierà l'incontro indipendentemente dalla tua mancanza di preparazione.
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