Apri con positività
Non importa quanto tu sia frustrato per la situazione in cui ti trovi, tieni presente che il rappresentante del servizio clienti con cui hai a che fare non è la causa, quindi avvicinati a lei in modo gentile e calmo. Iniziare con un atteggiamento negativo o prepotente non renderà la situazione più piacevole per nessuno e potrebbe persino trasformare un rappresentante del servizio clienti che altrimenti potrebbe essere dalla tua parte contro di te. Quindi sii aperto e positivo nella tua introduzione.
Adotta un approccio personale
Sebbene i fatti della situazione siano ciò che è più importante trasmettere, non fa male aggiungere un tocco personale alla tua spiegazione. Se un prodotto danneggiato ha lasciato una persona cara delusa il giorno del suo compleanno o un articolo etichettato erroneamente ti ha messo nei guai sul lavoro, spiega la posizione difficile in cui ti sei trovato. Abbiamo tutti dovuto affrontare situazioni sconvolgenti e condividere la tua potrebbe consentire a un lavoratore che altrimenti sarebbe stato ostile di identificarsi con te. Lasciare che il rappresentante del servizio clienti ti veda come una persona piuttosto che come un problema può aiutarti a ottenere il risultato che desideri.
Rimani fermo quando necessario
Se scopri che un rappresentante del servizio clienti ha frainteso o sta distorcendo le tue parole, non aver paura di essere risoluto. Andare a casa e sfogarsi su quanto si è sbagliata non farà nulla per aiutare la tua situazione, quindi usa la tua energia dove sarà più utile - chiarire la tua situazione quando conta. Tieni presente che perdere la calma o alzare la voce funzionerà solo contro di te. Quindi mantieni la calma e spiega la tua versione della situazione fino a quando il rappresentante non comprende appieno.
Non accontentarti
Quando chiedi un affare migliore o cerchi di restituire un articolo difettoso e il rappresentante del servizio clienti è fermamente convinto che non accadrà, non arrenderti. Quella persona potrebbe dire di no per tutti i tipi di ragioni. Potrebbe essere che stia semplicemente passando una brutta giornata e non abbia voglia di affrontare il lavoro extra, o potrebbe essere stata assunta solo di recente e non si sente a suo agio nel piegare le regole. In questo caso, riprova il giorno successivo con un altro addetto alle vendite o vai in un altro negozio se hai a che fare con una catena. A volte trovare il giusto rappresentante del servizio clienti è tutto ciò che serve per ottenere i risultati che stai cercando.
Chiedi di vedere il manager
Se hai fatto tutto quanto sopra e nulla sembra funzionare, chiedi gentilmente di parlare con il manager. Fallo con rispetto, dal momento che il rappresentante del servizio clienti metterà in relazione la situazione con il suo manager e tu vorrai presentarti sotto una luce il più positiva possibile. La maggior parte dei manager si concentra sull'assicurare che i propri clienti siano felici e che il loro negozio abbia una buona reputazione, quindi se sei un cliente di lunga data, faglielo sapere. Se racconti la tua storia al manager e lei insiste che non si può fare nulla, potresti benissimo devi accettare la sconfitta, ma almeno puoi essere certo di aver fatto il tuo caso e di aver fatto tutto quello che avevi Potevo.
Rimani calmo per tutto il tempo
Anche se potresti sentirti frustrato e il rappresentante del servizio clienti potrebbe non essere d'aiuto come vorresti, mantieni la testa sulle spalle il più possibile calma ed equilibrata. Non sai che tipo di giornata ha passato quella persona o perché non ti ha dato la risposta vuoi subito, quindi fai del tuo meglio per essere paziente e rispettoso con la speranza che lei venga in giro. Queste situazioni possono essere impegnative per tutte le persone coinvolte, ma ora puoi sentirti un po' più preparato la prossima volta che ne entri in una.
