Crea un rifugio sicuro per i tuoi record - SheKnows

La tenuta dei registri è simile all'assicurazione. Speri di non aver mai bisogno di un vecchio pezzo di carta, ma se lo fai, può fare una grande differenza trovarlo.

Non solo hai bisogno di un sistema per tenere traccia di dove metti le cose, ma devi anche lasciare istruzioni che includano un indice dei record in modo che altre persone possano individuare i tuoi documenti importanti. Ora che così tante persone usano i computer, stampa una copia cartacea e annota i nomi dei file in cui sono archiviati tutti i record.

Dal momento che i tuoi documenti possono essere archiviati a casa, in una cassetta di sicurezza, al lavoro o da qualche altra parte, è bene avere un indice di riferimento incrociato in modo che le persone sappiano dove trovare documenti specifici. Ad esempio, i tuoi documenti di investimento potrebbero essere a casa in una scatola di metallo, i tuoi buoni di risparmio conservati in una cassetta di sicurezza e le copie del tuo testamento potrebbero essere nel tuo ufficio e in un altro luogo sicuro. Allega al tuo archivio un elenco aggiornato di tutti i tuoi contatti importanti inclusi indirizzi e numeri di telefono. Questo elenco potrebbe includere un contabile, l'amministratore del tuo testamento, un avvocato, un banchiere, un ministro, medico, datore di lavoro, consulente finanziario, agente assicurativo e chiunque altro debba essere contattato sul tuo per conto.

Tenere traccia dei documenti e sapere quali registrazioni devono essere conservate e quali è possibile presentare diventa una semplice routine una volta creato un sistema. Ecco alcune linee guida basate sulle categorie utilizzate in una colonna precedente.

Fatture. Dopo che le bollette vengono pagate ogni mese, deducile dal tuo piano di spesa. Conserva le ricevute come prova di acquisto dei prodotti e archiviale nel file Prodotti. Se si verificano problemi, hai prove adeguate e verranno riparati con un costo minimo o nullo. Controlla le ricevute contro le fatture della tua carta di credito. Se disponi della documentazione, puoi rimuovere con successo gli addebiti imprecisi sulla bolletta. Se non sei sicuro di cosa scartare, tieni tutte le fatture pagate fino a quando non avrai pagato le tasse. Quindi proponi tutto ciò che non ti serve per dimostrare un acquisto, una richiesta di garanzia e/o supportare una detrazione fiscale.

Registro/i di credito/prestito/i. Mantieni i contratti di prestito fino a quando non vengono pagati. Se il contratto è con un individuo, potresti voler conservare la nota annullata a tempo indeterminato per dimostrare a una proprietà che hai pagato il prestito. Altrimenti, lancia i contratti pagati. È una buona idea controllare i rapporti dell'agenzia di credito una volta all'anno e correggere eventuali informazioni inesatte.

Record di occupazione (s). Conserva le buste paga fino al momento delle tasse per verificare l'importo dichiarato dal tuo datore di lavoro. Tieni traccia dei contributi versati ai piani pensionistici tramite il tuo datore di lavoro. Avere un registro delle prestazioni ai superstiti, comprese le assicurazioni sulla vita e le rendite pensionistiche. Conserva copie delle valutazioni delle prestazioni, delle promozioni e degli adeguamenti salariali.