Immagina di incontrare per la prima volta un avvocato, il cui ufficio è un casino disordinato: carte ammucchiate dappertutto desktop, posta e file sparsi sulla credenza, e una libreria sovraccarica con pile di libri sopra e sopra pavimento. Indipendentemente dall'effettiva abilità o reputazione di quell'avvocato, la tua prima impressione potrebbe essere negativa? Potrebbe diminuire anche la tua fiducia in quell'avvocato? Negli affari, la prima impressione è importante.
disordine nel posto di lavoro varia dal semplice fastidio al quasi paralizzante ed è sempre dannoso per la produttività. Un ambiente di lavoro disordinato proietta anche un'immagine sfavorevole a clienti e collaboratori. Quando il desktop diventa un luogo di archiviazione piuttosto che uno spazio di lavoro, è tempo di riorganizzarsi! Diversi fattori contribuiscono a uno spazio di lavoro disorganizzato, ma qui ci sono tre modi per combattere i sabotatori.
Ottieni una buona scrivania
Questo non significa necessariamente an caro scrivania: significa quella giusta per te e che soddisfa le tue esigenze quotidiane. Le tue abitudini di lavoro personali e le tue attività commerciali determineranno lo stile e le dimensioni della scrivania più adatta a te. Se fai regolarmente riferimento a libri, manuali o pubblicazioni nella tua attività, una scrivania con una credenza verticale avrebbe senso. Puoi tenere i libri a cui fai riferimento quotidianamente nella hutch. Saranno facilmente accessibili, ma fuori dal tuo spazio di lavoro. Se i libri non devono essere a portata di mano, sarà sufficiente una libreria separata e potrai fare a meno della credenza a favore di uno spazio di lavoro piatto più ampio.
Se il tuo lavoro ruota attorno all'uso del computer e disponi di ampio spazio sul pavimento, prendi in considerazione una scrivania a forma di L. Puoi tenere il tuo computer in una sezione e avere ancora un ampio spazio di lavoro nell'altra. Questa configurazione consente di evitare di destreggiarsi tra due priorità sullo stesso desktop. Un altro grande aspetto di una scrivania a forma di L è lo spazio aggiuntivo che ottieni per gli strumenti desktop come i portadocumenti verticali, i vassoi impilabili, i cestini, i file sospesi portatili e il telefono. Non dimenticare tutto lo spazio sulle tue pareti. Quando non puoi costruire, costruisci! Gli scaffali sono un modo fantastico per esporre oggetti personali, premi e foto mantenendo l'area di lavoro pulita e funzionale.
Migliora la tua gestione del tempo
Quando non hai una buona gestione del tuo tempo, spesso finisci per avere fretta di fare le cose e, inevitabilmente, non puoi rendere l'organizzazione una priorità. I fogli vengono gettati sulla scrivania "per ora" e le riviste vengono impilate sulla sedia o sul pavimento perché non hai tempo per leggerle. Uno dei modi più semplici per sfruttare al meglio il tuo tempo è ripensare a quanto tempo richiederanno effettivamente le attività e programmare di conseguenza. Visualizza te stesso mentre completi un'attività dall'inizio alla fine e quali azioni devi intraprendere. Fino a quando non diventi più preciso nella stima, aggiungi il 25% al tempo che ritieni necessario per completare una determinata attività.
Un altro modo per rendersi conto del tempo effettivo è cronometrare te stesso mentre fai cose diverse, come pagare le bollette, bilanciare il libretto degli assegni o andare all'ufficio postale. Potresti essere sorpreso di scoprire quanto tempo impiegano effettivamente le cose. Prendi appunti su quanto tempo impiega ogni attività in modo da poter ricordare di concedere tutto il tempo necessario. Quando si eseguono commissioni tra gli appuntamenti di lavoro, tenere sempre conto di circostanze impreviste come traffico o lunghe code.
Elimina quella carta
Molte persone accumulano disordine di carta a causa della paura di buttare via qualcosa di importante o del timore che possa essere necessario in seguito. Il risultato è che finiscono per conservare tutto e non essere in grado di discernere quali cose hanno valore presente o futuro e quali possono essere tranquillamente scartate.
La realtà è che l'80% della carta risparmiata "per ogni evenienza" non è mai più necessaria; e se lo è, ci sono ottime possibilità che possa essere ricreato o ottenuto da un'altra fonte. Dalla posta al fax, alla pubblicità e ai promemoria, la carta è la principale fonte di disordine in un ambiente d'ufficio. Per evitare un rapido accumulo di carta, un sistema di manutenzione regolare della carta è una necessità in ogni ufficio. Ricorda, il tuo cestino e il tuo distruggidocumenti sono tuoi amici.
Prendi decisioni più rapidamente
Il disordine si verifica quando rimandi il processo decisionale. Cerca di prendere l'abitudine di prendere rapidamente decisioni sull'opportunità di tenere carta, posta e altre cose. Più velocemente puoi prendere decisioni sicure, più velocemente manterrai le cose in movimento nella tua vita, il che previene l'arretrato.
Tieni presente che organizzarsi è un processi piuttosto che un evento, quindi non aspettarti miracoli dall'oggi al domani. Puoi accelerare il processo assumendo un aiuto, come un organizzatore professionista, che lavorerà fianco a fianco con te e ti manterrà concentrato.
Se hai intenzione di affrontare da solo il progetto di riorganizzazione, è possibile fare una buona quantità di progressi in un tempo relativamente breve se hai un piano di gioco e alcuni obiettivi in mente prima di iniziare. Inizia da un punto e continua, e in poco tempo rimarrai stupito dai risultati che vedrai.
Altri suggerimenti e trucchi per l'organizzazione
Nove segreti di organizzatori di successo
Organizzati e stressati di meno
52 idee per organizzare la tua casa: un consiglio organizzativo a settimana
