Kami mengandalkan email untuk membuat bisnis lebih efisien, tetapi beberapa hal yang dilakukan orang hanya menambah beban. Manakah dari larangan email bisnis berikut yang Anda lakukan?
Apakah kamu
pengirim email yang kasar?
Kami mengandalkan email untuk membuat bisnis lebih efisien, tetapi beberapa hal yang dilakukan orang hanya menambah beban. Manakah dari larangan email bisnis berikut yang Anda lakukan?
Anatomi email
Saat Anda menulis email, pastikan Anda menangani semuanya sejelas dan selengkap mungkin. Jangan meminta orang untuk membaca yang tersirat atau menindaklanjuti informasi yang mereka butuhkan untuk menjawab Anda.
Jika Anda harus menulis email yang panjang, pastikan Anda memecahnya dengan menggunakan tajuk tebal dan poin atau angka jika memungkinkan.
Tata bahasa penting
Aturan tata bahasa dan ejaan ada untuk memastikan tidak ada miskomunikasi dalam kata-kata tertulis, jadi jangan hanya membuka email tanpa membacanya kembali. Memoles aturan tata bahasa, pastikan tidak ada yang salah eja dan jangan gunakan kata kecuali Anda yakin Anda tahu apa artinya - berusaha terlalu keras untuk terdengar, seperti yang dikatakan orang Inggris, "mewah" bisa membawa bencana hasil.
Hati-hati dengan singkatan. Mungkin boleh saja mengirim email kepada orang yang Anda kenal baik, tetapi hindari dengan kontak baru. Hal-hal seperti BTW mungkin baik-baik saja jika membalas dari ponsel Anda, tetapi hindari LOL dan emotikon.
Membalas dan meneruskan
Jangan membalas email apa pun sampai Anda membaca seluruh komunikasi, termasuk tanggapan orang lain. Kecuali jika Anda buta-salinan atau Anda perlu membuat komentar Anda secara pribadi, selalu balas semua jika orang lain disertakan.
Saat Anda membalas, pastikan Anda menangani setiap item. Jika beberapa orang mengajukan pertanyaan, akan sangat membantu jika menjawab semuanya dalam satu email. Jika seseorang membutuhkan banyak masukan, akan sangat membantu untuk membalas "sebaris" dengan menanggapi komentar mereka di dalam badan email mereka sendiri dan mengubah font Anda ke warna yang berbeda.
- Pastikan Anda menghapus informasi apa pun yang Anda atau pengirim email asli mungkin tidak ingin orang lain miliki.
- Apakah Anda perlu menghapus alamat email apa pun dari baris "ke" atau "dari" penerusan?
- Apakah Anda perlu menghapus info kontak seseorang dari tanda tangannya?
- Apakah mereka membocorkan informasi yang berpotensi sensitif? Ini dapat mencakup apa saja mulai dari detail produk pribadi atau harga hingga informasi pribadi.
- Apakah mereka (atau Anda) mengatakan sesuatu yang negatif tentang seseorang? Bahkan jika Anda tidak meneruskan ke orang itu, Anda harus menghapusnya.
Dan apakah kami benar-benar perlu mengatakan Anda tidak boleh meneruskan lelucon, meme, apa pun yang lucu, atau retorika politik ke kontak bisnis?
Ekstra email yang diperhitungkan: lampiran dan tanda tangan
Ekstra email dapat menjadi salah satu bagian email yang paling menjengkelkan jika dilakukan dengan tidak benar. Lampiran lebih dari 8 megabyte harus diunggah ke layanan seperti Dropbox atau Box untuk memastikan mereka tidak diblokir. Beberapa lampiran harus dimasukkan ke dalam folder dan di-zip.
Selalu siapkan tanda tangan secara otomatis di komputer dan ponsel Anda, pastikan tanda tangan itu di ponsel Anda mengatakan demikian jika terjadi kesalahan koreksi otomatis yang aneh atau untuk menjelaskan mengapa ini sangat singkat tanggapan. Ini harus mencakup:
- Nama lengkap Anda
- Judul lengkap Anda
- Alamat Anda jika Anda adalah perusahaan batu bata dan mortir
- Nomor telepon Anda, termasuk ekstensi dan sel jika Anda ingin orang memilikinya
- Alamat email Anda (opsional)
- Alamat situs web Anda
- Tautan lain apa pun yang Anda ingin orang miliki (media sosial, blog, dll.)
Dalam hal gambar seperti foto, logo, dan latar belakang, lebih sedikit lebih baik. Mereka mungkin mengacaukan cara email Anda ditampilkan di klien email beberapa orang. Dan apa pun kecuali logo (kecil) yang tersembunyi seringkali hanya terlihat murahan.
Aturan emas
Dalam hal komunikasi email, selalu ikuti Aturan Emas. Tulis jenis email yang ingin Anda terima. Siapa tahu? Mungkin seseorang akan belajar sesuatu dari Anda.
Beritahu kami
Apa email pet peeves Anda? Suarakan di komentar di bawah.
Lebih lanjut tentang menggunakan email dengan baik
Working Mom 3.0: 5 Langkah menuju email yang lebih baik
Panduan calon pengantin untuk organisasi email
Musim semi bersihkan kotak masuk Anda
