Anda telah memeriksa ulang semua detailnya. Ruang perjamuan sudah dipesan, katering sedang mengerjakan menu khusus, dan rangkaian bunga telah dipesan. Tapi pekerjaan Anda belum berakhir. Acara Anda yang direncanakan dengan baik dapat berakhir dengan kegagalan jika Anda mengabaikan detail terpenting: menyebarkan berita. Berikut adalah beberapa ide untuk memicu imajinasi Anda.
Penarik perhatian
Outlet media menerima ratusan rilis berita setiap minggu. Saat Anda mencoba menarik minat reporter, editor, dan produser, pertimbangkan untuk mengirimkan rilis yang tidak biasa.
“Untuk mengumumkan produk baru atau acara khusus, saya telah mengirim rilis yang ditempel di bola lampu, dengan kata-kata 'Kami punya ide baru' di luar, "kata Mike DeHart, spesialis pemasaran yang tinggal di Asheville, NC
“Kirimkan bola golf hitam, dengan lambang emas dan tee emas, mengumumkan turnamen golf manfaat,” kata Spesialis Hubungan Masyarakat Kay Pinkerton. “Anggota media yang hadir dapat mengikuti undian untuk makan malam dan menerima wawancara eksklusif dengan perusahaan raksasa yang terikat dengan turnamen. Saya dulu bekerja untuk Hunt Oil Company, yang mensponsori Byron Nelson Golf Classic. Itulah yang membuatku memikirkan ide gila ini.”
Pikirkan secara visual
Jika Anda mencoba menarik stasiun TV lokal untuk mempublikasikan acara Anda, atur kemungkinan video aktif. Editor tugas ruang redaksi TV terus-menerus mencari cerita yang akan menghasilkan video yang menarik.
Steven Spenser, presiden Praxis Communications di Seattle, mengatakan bab Kentucky dari American Lung Association perlu mempromosikan program asma sepanjang hari yang menampilkan bintang atletik Olimpiade Jackie Joyner-Kersee. Dia merekomendasikan menempatkan Joyner-Kersee bersama dengan anak-anak penderita asma. Satu ide menampilkan lari di sekitar taman atau jalur sekolah.
Penyelenggara telah menjadwalkan Joyner-Kersee untuk makan siang dengan sekelompok VIP komunitas terpilih. Setelah itu, dia akan berbicara dengan sekelompok personel sekolah tentang pentingnya mengenali asma pada siswanya, dan kemudian meluncurkan kesehatan sore adil. Publisitas pra-acara termasuk mengirimkan siaran pers ke media lokal, memberikan brosur dan poster ke lokal sekolah, mencetak artikel buletin, membagikan kaos acara, dan mengatur wawancara di TV/radio lokal menunjukkan. Namun, Spenser mendorong kelompok tersebut untuk melangkah lebih jauh dalam upaya publisitasnya.
“Mengundang fotografer TV dan media cetak untuk meliput bintang Olimpiade saat makan siang atau alamatnya kepada pejabat sekolah akan menghasilkan liputan yang membosankan dan statis. Potensi publisitas besar dari seorang atlet yang mengesankan akan direduksi menjadi kepala yang berbicara di podium. Ini membuat televisi menjadi membosankan,” kata Spenser. “Apa pun yang Anda rencanakan, buat media menunjukkan gerakan-aktivitas-kegembiraan. Pikirkan tentang apa yang membuat acara spesial menjadi bagus, bukan bagaimana menggunakan daya tarik bintang Anda untuk menyampaikan informasi yang bisa dilakukan orang lain dengan baik.”
Jadilah tamu saya
Menyebarkan berita tentang acara tidak terbatas pada menghubungi media. Untuk banyak acara, Anda akan ingin membuat daftar tamu dan mengirimkan undangan yang dipersonalisasi. Sementara undangan formal berukir dengan kartu tanggapan sangat cocok untuk beberapa kesempatan, yang lain membutuhkan lebih banyak kreativitas untuk menghasilkan hasil.
“Untuk terobosan, kami mengirimkan undangan yang dilampirkan pada pohon muda di milis dengan saran agar orang-orang menanamnya. menanam pohon di pekarangan sendiri, atau datang ke acara peletakan batu pertama dan menanam pohon untuk masa depan kesehatan di Indiana,” kata Frederick C. Bagg, direktur hubungan masyarakat dan pemasaran di Rumah Sakit dan Pusat Kesehatan St. Francis di Indianapolis, IN.
Bagg juga datang dengan ide lucu untuk mengundang dokter ke peresmian Unit Obstetri dan Neonatal baru. Dua puluh dokter menerima popok sekali pakai dengan undangan terlampir dan ciuman Hersey yang terbuka di dalamnya. “Dokter adalah kelompok yang luar biasa sulit untuk menanggapi undangan,” kata Bagg. Kami punya 16 atau 17 dari mereka untuk mampir untuk acara sarapan dan tur.
Dapatkan kabel
Pertimbangkan untuk membuat halaman Web untuk membantu upaya publisitas Anda. Anda dapat memberikan akses mudah ke informasi tentang acara termasuk lokasi, petunjuk arah, jadwal kegiatan, dan cara merespons termasuk pendaftaran online. Misalnya, banyak perencana reuni kelas membuat situs Web untuk membuat teman sekelas diperbarui tentang reuni yang akan datang, dan untuk memposting informasi terkini tentang kehidupan mereka.
E-mail adalah cara lain yang efektif untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang akan menghadiri acara Anda. Pertimbangkan untuk membuat daftar diskusi email untuk grup Anda. Ada beberapa situs yang menawarkan listservs gratis. Salah satu situs tersebut dapat ditemukan di www.egroups.com. Keuntungan membuat daftar diskusi Anda sendiri adalah Anda mengirim satu pesan dan secara otomatis didistribusikan ke semua alamat email di daftar Anda.
Untuk acara yang melibatkan Jackie Joyner-Kersee, Steven Spenser merekomendasikan menempatkan bintang trek di forum obrolan untuk berbicara dengan anak-anak daerah yang menderita asma. Dia juga menyarankan wawancara media online dengan Joyner-Kersee untuk menarik perhatian wartawan yang paham Web.
Bicaralah
Dari mulut ke mulut umumnya merupakan iklan terbaik, dan itu juga berlaku untuk publisitas acara. Sebarkan berita. Beri tahu orang-orang tentang acara tersebut, dan ingatkan mereka dengan catatan atau panggilan telepon. Roger Snowdon, presiden Media Magic di Fredericton, New Brunswick, Kanada menyarankan untuk membuat daftar siapa yang tahu siapa di dalam organisasi Anda. “Tugaskan mereka ke daftar populer untuk membangkitkan minat dan pembicaraan,” kata Snowdon. “Kami telah melakukan ini dengan mengumpulkan tim dan mengerjakan telepon selama akhir pekan. Dalam hal ini adalah peristiwa politik, tetapi metode yang sama dapat digunakan untuk banyak peristiwa lain juga.”
Mencoba dan benar
Jangan mengabaikan opsi publisitas yang dicoba dan benar. Jika itu adalah acara komunitas, Anda dapat mengirim pengumuman layanan masyarakat di surat kabar, panduan pembeli, TV, dan radio. Ide lain termasuk:
- Poster
- Spanduk Jalanan
- pamflet
- Lukisan trotoar
Kombinasi strategi publisitas akan menghasilkan kesuksesan terbesar untuk acara Anda. Ingatlah untuk menjadi kreatif dan bersenang-senang. Kemudian banggalah dalam memproduksi salah satu acara yang paling banyak dihadiri dan dilaksanakan dengan baik di kota.
Lebih lanjut tentang perencanaan acara & pesta
- 10 tips untuk mengatur pesta blok yang luar biasa
- Jadwal perencanaan pesta
- Cara merencanakan pesta: Petunjuk langkah demi langkah
