Jika Anda tidak memiliki sistem untuk menangani email Anda, kotak masuk Anda dapat dengan cepat dan mudah lepas kendali. Untungnya, dengan beberapa fungsi pencarian, menemukan email bukanlah hal yang mustahil; namun, adalah cerdas untuk mengatur masuknya email sebelum jumlah yang membanjiri kotak masuk Anda menjadi berlebihan.
Dengan banyak dari kita menerima lusinan atau bahkan ratusan email setiap hari, mengembangkan sistem untuk menanganinya adalah suatu keharusan. Berikut adalah beberapa cara sederhana untuk mencegah email menumpuk.
Buang email tertentu segera setelah membaca
Jika Anda telah membaca email dan tidak perlu membaca ulang atau menindaklanjutinya, segera buang. Juga, atur email Anda sehingga sampah dikosongkan secara teratur (atau, masuk setiap minggu dan kosongkan secara manual).
Ingatlah bahwa kita tidak perlu segera membaca setiap email. Jika Anda merasa terganggu oleh email Anda, jangan biarkan email Anda tetap terbuka; sebagai gantinya, jadwalkan tiga hingga lima waktu check-in selama hari kerja Anda.
Tinggalkan email yang memerlukan tindakan di kotak masuk Anda
Jika email harus dibalas atau memerlukan tindakan, tinggalkan di kotak masuk Anda sebagai pengingat. Untuk yang sangat penting, atur bendera, agar tidak hilang dalam shuffle. (Meskipun, ini kecil kemungkinannya karena kotak masuk Anda akan segera lebih ramping!)
Kemudian putuskan tenggat waktu standar untuk email yang tersisa di kotak masuk Anda — mungkin seminggu hingga sebulan. Pada akhir setiap minggu, periksa kotak masuk Anda dan pastikan bahwa balasan atau tindakan telah selesai, sehingga Anda dapat menghapus email dari kotak masuk Anda.
Ajukan email lain segera
Jika ada email yang telah Anda tangani tetapi perlu Anda rujuk di masa mendatang, simpan di folder yang sesuai. Anda perlu memikirkan jenis sistem folder apa yang paling cocok untuk Anda. Sangat mudah bagi email yang diajukan untuk lepas kendali dengan cepat, jadi pertimbangkan untuk membuat folder yang dibagi lagi berdasarkan tanggal sehingga Anda dapat dengan mudah menghapus seluruh folder yang tidak lagi tepat waktu. Ada beberapa alat email yang memungkinkan Anda memasukkan email masuk langsung ke folder juga — pertimbangkan untuk mengatur ini jika Anda merasa fungsi ini akan melayani Anda dengan baik sesuai dengan cara Anda kerja.
Kiat karier lainnya
Bagaimana menemukan mentor?
Cara keluar dari pekerjaan dengan kelas
Apa yang harus dilakukan ketika Anda dipecat
