Saat itu pukul 10:50, dan Blackberry Anda baru saja mengingatkan Anda akan rapat yang dijadwalkan pada pukul 11:00. Anda memiliki sepuluh menit untuk mempersiapkan dan tidak tahu harus mulai dari mana! Tidak perlu khawatir, berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu Anda mempersiapkan diri dan tepat waktu.
Ketahui dasar-dasarnya
Ingat lima W dan H — siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana — dari sekolah dasar? Ini juga merupakan bahan utama untuk menjadi sukses dan siap untuk pertemuan menit terakhir.
Siapa
Untuk siapa pertemuan itu? Apakah pertemuan untuk manajemen atas, tingkat staf, SDM, dll? Kenali audiens Anda, sehingga Anda dapat menyajikan materi sesuai dengan kelompok orang yang hadir.
Apa
Tentang apa pertemuan itu? Apa pesan yang Anda coba sampaikan? Pahami inti pertemuan, sehingga Anda bisa memastikan pesan tersampaikan dengan benar. Lihat agenda rapat, tinjau catatan dan email yang relevan, dan buat sketsa garis besar sederhana.
Kapan
Kita tahu kapan, dalam sepuluh menit! Tetapi kapan audiens perlu menggunakan informasi ini? Jika informasi dapat dipecah, Anda dapat lebih mempersiapkan apa yang penting sekarang.
Di mana
Dimana lokasi pertemuannya? Ini penting karena logistik lokasi akan mengatur mood penonton. Jika panas, orang mungkin menjadi terlalu hangat dan mudah lelah, oleh karena itu perlu menyampaikan informasi dengan cepat.
Mengapa
Mengapa pertemuan ini terjadi dan mengapa dalam sepuluh menit? Krisis waktu dapat disebabkan oleh sifat pertemuan — informasi perlu disampaikan sekarang dan bukan nanti. Mengetahui alasannya juga akan membantu dalam mengungkapkan urgensi kepada audiens dan mempersiapkan pesan Anda dengan lebih baik.
Bagaimana
Bagaimana Anda akan menyampaikan informasi? PowerPoint, hand-out atau dengan presentasi hanya dari Anda? Jika dalam sepuluh menit, Anda mungkin tidak punya waktu untuk materi tambahan, tetapi setidaknya mencetak agenda dapat membantu memastikan Anda menyampaikan maksud Anda.
Pancarkan kepercayaan diri Anda
Yang terpenting, jangan lupakan kepercayaan diri Anda. Jika Anda terlihat siap untuk pertemuan Anda, audiens Anda kemungkinan besar akan mempercayai Anda. Dengan beberapa menit yang tersisa, ratakan semua lalat, aplikasikan lip-gloss, selipkan baju Anda dan tersenyumlah. Kepercayaan diri Anda akan terpancar dalam pertemuan terlepas dari kurangnya persiapan Anda.
Lebih banyak tips untuk kehidupan yang sibuk
3 Cara yang sangat mudah untuk mendapatkan lebih banyak tidur
Kuis sendiri: Apakah Anda membuang-buang waktu?
Daftar tugas yang harus dan tidak boleh dilakukan
