Buka dengan positif
Tidak peduli seberapa frustrasi Anda tentang situasi yang Anda hadapi, ingatlah bahwa perwakilan layanan pelanggan yang Anda hadapi bukanlah penyebabnya, jadi dekati dia dengan cara yang baik dan tenang. Memulai dengan sikap negatif atau mendominasi tidak akan membuat situasi lebih menyenangkan bagi siapa pun, dan bahkan dapat mengubah perwakilan layanan pelanggan yang mungkin berada di pihak Anda untuk melawan Anda. Jadi, bersikaplah terbuka dan positif dalam perkenalan Anda.
Ambil pendekatan pribadi
Meskipun fakta situasi adalah yang paling penting untuk disampaikan, tidak ada salahnya untuk menambahkan sentuhan pribadi pada penjelasan Anda. Jika produk yang rusak membuat orang yang dicintai kecewa pada hari ulang tahunnya atau item yang salah label membuat Anda mendapat masalah di tempat kerja, jelaskan posisi sulit yang Anda hadapi. Kita semua pernah menghadapi situasi yang menjengkelkan, dan berbagi situasi Anda dapat memungkinkan seorang pekerja yang mungkin bermusuhan untuk mengidentifikasi diri Anda. Membiarkan perwakilan layanan pelanggan melihat Anda sebagai pribadi daripada masalah dapat membantu Anda mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
Tetap teguh bila perlu
Jika Anda menemukan perwakilan layanan pelanggan salah paham atau memutarbalikkan kata-kata Anda, jangan takut untuk bersikap tegas. Pulang ke rumah dan melampiaskan betapa salahnya dia tidak akan membantu situasi Anda, jadi gunakan energi Anda di tempat yang paling membantu — mengklarifikasi situasi Anda saat itu penting. Ingatlah bahwa kehilangan kesabaran atau meninggikan suara hanya akan merugikan Anda. Jadi tetaplah tenang, dan jelaskan sisi Anda dari situasi tersebut sampai perwakilan tersebut benar-benar mengerti.
Jangan puas
Ketika Anda meminta kesepakatan yang lebih baik atau mencoba mengembalikan barang yang rusak, dan perwakilan layanan pelanggan bersikeras bahwa itu tidak akan terjadi, jangan menyerah. Orang itu bisa saja mengatakan tidak karena berbagai alasan. Bisa jadi dia hanya mengalami hari yang buruk dan tidak ingin berurusan dengan pekerjaan ekstra, atau dia mungkin baru saja dipekerjakan dan tidak merasa nyaman melanggar aturan. Dalam hal ini, coba lagi keesokan harinya dengan rekanan penjualan yang berbeda, atau pergi ke toko lain jika Anda berurusan dengan rantai. Terkadang menemukan perwakilan layanan pelanggan yang tepat adalah semua yang diperlukan untuk mencapai hasil yang Anda cari.
Minta bertemu dengan manajer
Jika Anda telah melakukan semua hal di atas dan sepertinya tidak ada yang berhasil, mintalah untuk berbicara dengan manajer. Lakukan dengan hormat, karena perwakilan layanan pelanggan akan menghubungkan situasi tersebut dengan manajernya, dan Anda ingin tampil sepositif mungkin. Sebagian besar manajer berfokus untuk memastikan pelanggan mereka senang dan toko mereka memiliki reputasi yang baik, jadi jika Anda sudah lama menjadi pelanggan, beri tahu mereka. Jika Anda menceritakan kisah Anda kepada manajer dan dia bersikeras tidak ada yang bisa dilakukan, Anda mungkin akan baik-baik saja harus menerima kekalahan, tetapi setidaknya Anda dapat yakin bahwa Anda membuat kasus Anda dan melakukan semua yang Anda lakukan bisa.
Tetap tenang sepanjang
Meskipun Anda mungkin merasa frustrasi, dan perwakilan layanan pelanggan mungkin tidak membantu seperti yang Anda inginkan, sebisa mungkin tetap tenang dan seimbang. Anda tidak tahu hari seperti apa yang dialami orang itu atau mengapa dia tidak memberi Anda jawabannya Anda ingin segera, jadi lakukan yang terbaik untuk bersabar dan menghormati dengan harapan dia akan datang sekitar. Situasi-situasi ini dapat menjadi tantangan bagi semua orang yang terlibat, tetapi Anda sekarang dapat merasa sedikit lebih siap saat berikutnya Anda menghadapinya.
