Ciptakan tempat berlindung yang aman untuk catatan Anda – SheKnows

Pencatatan mirip dengan asuransi. Anda berharap tidak akan pernah membutuhkan selembar kertas bekas, tetapi jika Anda membutuhkannya, itu dapat membuat perbedaan besar jika Anda dapat menemukannya.

Anda tidak hanya memerlukan sistem untuk melacak di mana Anda meletakkan barang, Anda juga perlu meninggalkan instruksi termasuk indeks catatan sehingga orang lain dapat menemukan surat-surat penting Anda. Sekarang begitu banyak orang menggunakan komputer, cetak hard copy dan catat nama file tempat semua catatan disimpan.

Karena catatan Anda mungkin diarsipkan di rumah, di brankas, di tempat kerja atau di tempat lain, ada baiknya memiliki indeks referensi silang sehingga orang tahu di mana menemukan dokumen tertentu. Misalnya, catatan investasi Anda mungkin ada di rumah dalam kotak logam, obligasi tabungan Anda disimpan di brankas dan salinan surat wasiat Anda mungkin ada di kantor Anda dan di lokasi aman lainnya. Lampirkan ke indeks catatan Anda daftar terbaru dari semua kontak penting Anda termasuk alamat dan nomor telepon. Daftar ini mungkin termasuk seorang akuntan, administrator surat wasiat Anda, seorang pengacara, bankir, menteri, dokter, pemberi kerja, penasihat keuangan, agen asuransi, dan siapa saja yang harus dihubungi melalui Anda kepentingan.

Melacak dokumen dan mengetahui catatan mana yang harus disimpan dan mana yang dapat Anda lemparkan menjadi rutinitas sederhana setelah Anda membuat sistem. Berikut adalah beberapa panduan berdasarkan kategori yang digunakan di kolom sebelumnya.

Tagihan. Setelah tagihan dibayar setiap bulan, kurangi dari rencana pengeluaran Anda. Simpan kuitansi sebagai bukti pembelian produk dan arsipkan di file Produk. Jika masalah muncul, Anda memiliki bukti yang memadai dan akan diperbaiki dengan sedikit atau tanpa biaya. Periksa kuitansi terhadap tagihan kartu kredit Anda. Jika Anda memiliki dokumentasi, Anda dapat berhasil menghapus tagihan yang tidak akurat pada tagihan Anda. Jika Anda tidak yakin apa yang harus dibuang, simpan semua tagihan yang sudah dibayar sampai Anda membayar pajak. Kemudian ajukan apa pun yang tidak Anda perlukan untuk membuktikan pembelian, klaim garansi, dan/atau mendukung pengurangan pajak.

Catatan kredit/pinjaman. Simpan kontrak pinjaman sampai dibayar. Jika kontrak dengan seseorang, Anda mungkin ingin menyimpan catatan yang dibatalkan tanpa batas waktu untuk membuktikan kepada ahli waris bahwa Anda telah membayar pinjaman. Jika tidak, ajukan kontrak berbayar. Sebaiknya periksa laporan biro kredit Anda setiap tahun sekali dan perbaiki informasi yang tidak akurat.

Catatan pekerjaan. Pertahankan slip gaji sampai waktu pajak untuk memeriksa jumlah yang dilaporkan oleh majikan Anda. Melacak kontribusi yang dibuat untuk rencana pensiun melalui majikan Anda. Memiliki catatan manfaat yang selamat termasuk asuransi jiwa dan anuitas pensiun. Simpan salinan evaluasi kinerja, promosi, dan penyesuaian gaji.