Bayangkan bertemu seorang pengacara untuk pertama kalinya, yang kantornya berantakan — kertas-kertas bertumpuk di mana-mana desktop, surat dan file berserakan di credenza, dan rak buku yang kelebihan beban dengan tumpukan buku di atas dan di atas lantai. Terlepas dari keahlian atau reputasi sebenarnya dari pengacara itu, mungkinkah kesan pertama Anda negatif? Mungkinkah kepercayaan Anda pada pengacara itu juga berkurang? Dalam bisnis, kesan pertama itu penting.
Kekacauan di tempat kerja berkisar dari hanya mengganggu hingga hampir melumpuhkan dan selalu merugikan produktivitas. Lingkungan kerja yang berantakan juga memproyeksikan citra yang tidak menguntungkan bagi klien dan rekanan. Saat desktop menjadi tempat penyimpanan alih-alih ruang kerja, saatnya menata ulang! Beberapa faktor berkontribusi pada ruang kerja yang tidak teratur, tetapi berikut adalah tiga cara untuk memerangi para penyabot.
Dapatkan meja yang bagus
Ini tidak selalu berarti mahal meja — artinya meja yang tepat untuk Anda dan memenuhi kebutuhan harian Anda. Kebiasaan kerja pribadi Anda serta aktivitas bisnis Anda akan menentukan gaya dan ukuran meja apa yang cocok untuk Anda. Jika Anda merujuk ke buku, manual, atau publikasi secara teratur dalam bisnis Anda, meja dengan rangka yang tegak akan masuk akal. Anda dapat menyimpan buku-buku yang Anda rujuk setiap hari di kandang. Mereka akan mudah diakses, tetapi di luar ruang kerja Anda. Jika buku tidak perlu ada di tangan, rak buku terpisah sudah cukup dan Anda bisa pergi tanpa kandang demi ruang kerja datar yang lebih besar.
Jika pekerjaan Anda berkisar pada penggunaan komputer dan Anda memiliki ruang lantai yang cukup, pertimbangkan meja berbentuk L. Anda dapat menyimpan komputer Anda di satu bagian dan masih memiliki ruang kerja yang besar di bagian lain. Konfigurasi ini memungkinkan Anda untuk menghindari menyulap dua prioritas pada desktop yang sama. Aspek hebat lainnya tentang meja berbentuk L adalah ruang tambahan yang Anda peroleh untuk alat desktop seperti pemegang file tegak lurus, baki susun, keranjang, file gantung portabel, dan telepon Anda. Jangan lupakan semua ruang di dinding Anda. Ketika Anda tidak bisa membangun, bangunlah! Rak adalah cara fantastis untuk memajang barang-barang pribadi, penghargaan, dan foto sambil menjaga area kerja Anda tetap bersih dan fungsional.
Tingkatkan manajemen waktu Anda
Ketika Anda tidak dapat mengatur waktu dengan baik, Anda sering berakhir terburu-buru untuk menyelesaikan sesuatu dan mau tidak mau, Anda tidak dapat menjadikan pengaturan sebagai prioritas. Kertas dilempar ke atas meja "untuk saat ini" dan majalah ditumpuk di kursi atau lantai karena Anda tidak punya waktu untuk membacanya. Salah satu cara paling sederhana untuk memanfaatkan waktu Anda dengan lebih baik adalah dengan memikirkan kembali berapa lama tugas sebenarnya akan memakan waktu, dan menjadwalkannya. Visualisasikan diri Anda menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir dan tindakan apa yang harus Anda ambil. Sampai Anda mendapatkan perkiraan yang lebih akurat, tambahkan 25% ke waktu yang Anda pikir Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
Cara lain untuk menyadari waktu sebenarnya adalah mengatur waktu sendiri saat Anda melakukan hal-hal yang berbeda, seperti membayar tagihan, menyeimbangkan buku cek atau pergi ke kantor pos. Anda mungkin terkejut mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan. Buat catatan tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas sehingga Anda dapat mengingat untuk memberikan waktu yang cukup. Saat menjalankan tugas di antara janji bisnis, selalu izinkan untuk keadaan tak terduga seperti lalu lintas atau antrean panjang.
Bersihkan kertas itu
Banyak orang menumpuk kertas yang berantakan karena takut membuang sesuatu yang penting, atau khawatir akan dibutuhkan di kemudian hari. Hasilnya adalah mereka akhirnya menyimpan segalanya dan tidak mampu membedakan mana yang memiliki nilai sekarang atau masa depan dan mana yang dapat dibuang dengan aman.
Kenyataannya adalah bahwa 80 persen dari kertas yang disimpan "berjaga-jaga" tidak pernah dibutuhkan lagi; dan jika ya, kemungkinannya sangat bagus untuk dibuat ulang atau diperoleh dari sumber lain. Dari surat ke faks hingga iklan dan memo, kertas adalah penyumbang terbesar kekacauan di lingkungan kantor. Untuk menghindari penumpukan kertas yang cepat, sistem perawatan kertas secara teratur sangat diperlukan di setiap kantor. Ingat, tempat sampah dan penghancur kertas Anda adalah teman Anda.
Membuat keputusan lebih cepat
Kekacauan terjadi ketika Anda menunda pengambilan keputusan. Cobalah untuk membiasakan diri membuat keputusan dengan cepat apakah akan menyimpan kertas, surat, dan hal-hal lain. Semakin cepat Anda dapat membuat keputusan dengan percaya diri, semakin cepat Anda menjaga segala sesuatunya bergerak sepanjang hidup Anda, yang mencegah backlog.
Perlu diingat bahwa menjadi terorganisir adalah proses daripada sebuah peristiwa, jadi jangan mengharapkan keajaiban dalam semalam. Anda dapat mempercepat prosesnya dengan menyewa bantuan, seperti penyelenggara profesional, yang akan bekerja berdampingan dengan Anda dan membuat Anda tetap fokus.
Jika Anda berencana untuk menangani proyek reorganisasi sendiri, Anda dapat membuat banyak kemajuan dalam waktu yang relatif singkat jika Anda memiliki rencana permainan dan beberapa tujuan dalam pikiran sebelum Anda mulai. Mulailah di satu tempat dan terus lakukan, dan tak lama kemudian Anda akan kagum dengan hasil yang Anda lihat.
Lebih banyak tips dan trik mengatur
Sembilan rahasia penyelenggara yang sukses
Terorganisir dan kurangi stres
52 ide untuk mengatur rumah Anda: Tip mengatur seminggu
