Saya tidak perlu memberi tahu Anda ini karena Anda telah melihatnya di setiap berita, di setiap saluran TV, dan di setiap meja makan yang Anda hubungi selama beberapa tahun terakhir: semua orang terobsesi dengan mereka smartphone. Mereka telah mengubah cara kita berkomunikasi, dan kita semakin hanyut ke arah SMS, "ping", "slacking" atau "g-chatting" rekan-rekan kita.
Sementara kami belajar bagaimana menulis surat di sekolah dasar, kemudian belajar menulis email melalui latihan yang luar biasa (dan sedikit rickrolling), bagaimana kita menulis teks yang cocok untuk pekerjaan? Atau, lebih tepatnya, bagaimana seharusnya kita bukan menulis teks? Jika Anda melakukan salah satu hal berikut, Anda tidak mengikuti aturan utama pesan teks profesional — dan itu bisa merugikan perwakilan Anda.
1. Tidak meminta izin
Sebelum mengirim SMS ke ponsel seseorang, Anda harus meminta izin terlebih dahulu — terutama jika itu adalah nomor pribadi. Teks pertama Anda harus menegaskan kembali bahwa Anda telah bertanya (misalnya: "Hai Sarah, ini teks yang saya janjikan" atau "Hai Mark, saya ingin menindaklanjuti percakapan kita hari ini, apakah nomor ini masih baik-baik saja?").
2. Mengharapkan tanggapan segera
Meskipun Anda mungkin memperlakukan SMS seperti pengirim pesan instan, tidak semua orang menanggapi pesan teks dengan cara yang sama. Jika Anda membutuhkan tanggapan segera, coba hubungi orang tersebut atau coba mengirim email dengan "URGENT" di baris subjek. Sebagai tindakan pencegahan, jangan menunggu untuk menanyakan sesuatu kepada seseorang melalui teks (atau benar-benar melalui apa pun komunikasi saluran) tepat sebelum tenggat waktu. Jika Anda merasa perlu menindaklanjuti seseorang beberapa kali, pertimbangkan untuk memindahkan percakapan ke email.
3. Menggunakan terlalu banyak emoji
Meskipun emoji sangat menyenangkan, menggunakan terlalu banyak emoji dalam percakapan kerja — terutama dengan seseorang yang tidak dekat dengan Anda di kantor — dapat memengaruhi cara mereka memandang Anda sebagai seorang profesional. Untuk mengurangi risiko Anda dilihat dari sudut pandang yang tidak terlalu profesional, kurangi penggunaan wajah tersenyum.
4. Membiarkan kesalahan tata bahasa dan ejaan yang berlebihan
Meskipun pesan teks pasti biasa saja dibandingkan dengan, katakanlah, kertas putih, percakapan pesan teks profesional bukanlah tempat untuk ejaan dan tata bahasa yang malas. Pesan teks yang berisi banyak kesalahan menunjukkan kurangnya keterampilan komunikasi yang jelas dan perhatian terhadap detail di pihak Anda, tidak peduli seberapa berbahayanya. Pastikan untuk memeriksa ulang pesan Anda sebelum Anda mengirim, dan kirim klarifikasi bertanda bintang jika kesalahan lolos dari proofread Anda.
5. Mengirim pesan pada jam yang tidak tepat
Karena percakapan perpesanan teks sering dianggap lebih intim daripada rangkaian email, cobalah mengirim pesan teks selama jam kerja normal (tempat yang baik untuk memulai: 8 pagi hingga 7 malam). Jika Anda perlu mengirim pesan sebelum atau sesudah jam kantor, jelaskan di awal pesan mengapa Anda mengirim pesan, bukan di pagi hari.
6. Mengirim blok teks yang panjang
Hal yang indah tentang pesan teks? Ini singkat. Jika Anda perlu mengirim pesan yang lebih dari beberapa kalimat, email mungkin merupakan rute terbaik. Tidak ada yang ingin menelusuri dinding teks dan mencoba memahami apa yang dikatakannya — dan mengirim SMS untuk menanggapi begitu banyak konten bahkan lebih menyebalkan!
7. Mengirim informasi sensitif
Pesan teks profesional adalah tentang batasan. Akibatnya, pengiriman informasi sensitif tidak boleh dilakukan — baik Anda berbicara tentang informasi rahasia tentang bisnis atau informasi sensitif tentang diri Anda sendiri. Informasi seperti milik karyawan gaji, harga kontrak klien atau informasi menarik lainnya yang berpotensi rahasia tidak boleh dikirim melalui teks. Dalam nada yang sama, informasi pribadi tentang diri Anda tidak boleh dibagikan dalam percakapan pesan teks profesional. Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin membaca notifikasi — atau siapa yang mungkin menerima tangkapan layar.
Artikel ini awalnya muncul di dewa peri. Sebagai yang terbesar karier komunitas untuk wanita, Fairygodboss memberi jutaan wanita koneksi karier, saran komunitas, dan informasi yang sulit ditemukan tentang bagaimana perusahaan memperlakukan wanita.
