Néhány napon utálom a postaládámat. Biztos vagyok benne, hogy együtt tud érezni. Hozzád hasonlóan én is (és minden más üzletasszony) kapok egy átlagosan 124,5 e -mail egy nap. Mégis annak ellenére, hogy mindannyian a képernyőnkre vagyunk ragasztva, a miénk email úgy tűnik, hogy az etikett lassan szétesett. Láttam olyan e -maileket, amelyek nemcsak hanyag hibákat tartalmaztak, de bizonyos esetekben kifejezetten durvaak voltak - vagy ami még rosszabb, túlságosan alkalmiak. Még az ártalmatlannak tűnő hibák is összeadódnak, és bizonyos esetekben súlyos következményekkel járhatnak.
Felvázoltam néhány alapvető etikett -szabályt annak biztosítása érdekében, hogy az elektronikus kommunikáció megfeleljen a szakmai képének.
1. Használjon professzionális üdvözletet
Igaz, minden vállalati kultúra más, de az udvarias és kissé formális köszöntés mindig megfelelő. A „hé” vagy „yo” szavak használata nem professzionális, függetlenül attól, hogy ki a címzett. Ehelyett használja a „szia”, a „hello”, a „jó reggelt/délutánt”, vagy, ha még formálisabb, a „drága” szót.
2. Használja megfelelően a „válaszoljon minden” szót
A csoportos e-mailek valós idejű megtakarítók lehetnek, mivel mindenki szerepel a projektfrissítésekben vagy bármi másban, amit küld. Sajnos a csoportszálak is ki tudnak csavarodni az irányítás alól, és külön témákra bonthatók, amelyeknek nem kell az egész csoportnak a része lenniük. Gondolja át kétszer, mielőtt megérinti a válasz-all-t, és fontolja meg, hogy valóban mindenkit be kell-e kapcsolni.
3. Ne használjon beceneveket
Valaki nevének lerövidítése (ha nem mondták neki, hogy jobban szereti) túlságosan alkalmi, elbizakodott, és bizonyos esetekben megalázónak is tűnhet. A nevem Tiffany. Hacsak nem ismerem személyesen, nem illik „Tiff” -nek nevezni.
4. Kerülje a humor használatát
A humor nem gyakran működik az e -mailben. Ami egy személy számára vicces, mások számára sértő lehet, vagy ami még rosszabb, rosszul értelmezhető gúnyosnak vagy marónak.
5. Válaszoljon időben
Annak ellenére, hogy ragaszkodunk a billentyűzetünkhöz, nincs szükség túszként játszásra a postaládájában. Ha egy e -mail kiemelt fontossággal érkezik, és tudja, hogy több órára (vagy akár napra) lesz szüksége a kezeléséhez, azonnal válaszoljon a kérés visszaigazolására. Az e -mailek, amelyek ott lógnak és port gyűjtenek a postaládájába, azt a benyomást kelthetik az emberekben, hogy túlterheltek vagy figyelmen kívül hagyják a kéréseiket. Az olvasatlan e -mailek a határidők elmulasztását is jelenthetik.
6. Korrektül olvassa el üzenetét
A helyesírás -ellenőrzés egyszerűsége azt jelenti, hogy sokan bízunk benne a helyesírási hibák felderítésében, ami csak nagyjából a felére vezet. Tekintsük a munkát „nyilvánosnak”. Ha rosszul írja be, és véletlenül kihagyja az „L” betűt, a szó még mindig helyesen van írva, de teljesen más jelentéssel bír! Érdemes ellenőrizni, hogy nincsenek -e kihagyott szavak vagy szavak, amelyek ugyanúgy hangzanak, de máshogy íródnak (és jelentenek), például „a tiéd” és a „te”.
7. Ne felejtsd el a kötődést
Ezt könnyű elkerülni. Ha beírja a „melléklet” vagy „melléklet” szót az e -mail törzsébe, az Outlook megkérdezi, hogy úgy tűnik, mintha elfelejtett volna valamit csatolni. A hiba csökkentésének egyik módja az, ha a megjegyzést a „mellékelt…” szöveggel kezdi
8. Kerülje az összes kupak használatát
Az e -mailben használt összes nagybetű sértésnek minősül a címzettek számára. Ha valami igazán fontos, mondja el, vagy inkább használjon vastag betűt vagy aláhúzást, hogy kiemeljen egy kulcsfontosságú pontot vagy kifejezést.
9. Fontolja meg a hívást
Ha sok mondanivalója van az e -mailben, akkor hatékonyabb lehet, ha csak felveszi a telefont, vagy ütemez egy hívást. A telefonhívások nemcsak időt takaríthatnak meg, hanem megakadályozhatják az üzenetek félreértelmezését. A hívás után dokumentálja az egyeztetett pontokat vagy nyomon követési feladatokat egy tömör e-mail üzenetben.
10. Tartson be záró üdvözletet
Az első ponthoz hasonlóan csak jó gyakorlat, ha záró üdvözletet is mellékel. Gondoljon a legutóbb kapott e -mailre, ahol a jegyzet hirtelen véget ért. Valószínű, hogy kevésbé tűnt cetliknek, inkább parancsnak.
Ne feledje, az e -mail, mint minden más üzleti forma kommunikáció, az Ön közvetlen tükröződése szakmaiság. Ha meggyőződik arról, hogy az e -mail etikettje megfelelő, az megmutatja kollégáinak, hogy megfontolt, udvarias és gyors az online cserékben.
Ez a cikk eredetileg itt jelent meg Tündéristen. A nők legnagyobb karrierközösségeként a Fairygodboss több millió nőnek biztosít karrierkapcsolatokat, közösségi tanácsokat és nehezen megtalálható információkat arról, hogyan bánnak a vállalatok a nőkkel.
