Nous comptons sur le courrier électronique pour faire Entreprise plus efficace, mais certaines choses que les gens font ne font qu'ajouter au fardeau. Lequel de ces e-mails professionnels ne vous engagez pas?
es-tu
un e-mailer grossier?
Nous comptons sur le courrier électronique pour rendre les affaires plus efficaces, mais certaines choses que les gens font ne font qu'ajouter au fardeau. Lequel de ces e-mails professionnels ne vous engagez pas?
L'anatomie d'un e-mail
Lorsque vous écrivez un e-mail, assurez-vous de tout aborder aussi clairement et complètement que possible. Ne demandez pas aux gens de lire entre les lignes ou de rechercher les informations dont ils ont besoin pour vous répondre.
Si vous devez écrire un long e-mail, assurez-vous de le diviser en utilisant des en-têtes et des puces ou des chiffres en gras lorsque cela est possible.
La grammaire compte
Les règles de grammaire et d'orthographe existent pour s'assurer qu'il n'y a pas de mauvaise communication dans le mot écrit, alors ne vous contentez pas de lancer un e-mail sans le relire. Révisez les règles de grammaire, assurez-vous que rien n'est mal orthographié et n'utilisez pas de mot à moins d'être sûr vous savez ce que cela signifie - essayer trop fort de sonner, comme le disent les Britanniques, "chic" peut avoir des conséquences désastreuses résultats.
Soyez prudent avec la sténographie. Cela peut être acceptable lorsque vous envoyez des e-mails à des personnes que vous connaissez bien, mais évitez-le avec de nouveaux contacts. Des choses comme BTW conviennent probablement si vous répondez depuis votre téléphone, mais évitez les LOL et les émoticônes.
Réponse et transfert
Ne répondez à aucun e-mail avant d'avoir lu l'intégralité de la communication, y compris les réponses des autres personnes. À moins que vous ne soyez copié à l'aveugle ou que vous ayez besoin de faire votre commentaire en privé, répondez toujours à tous si d'autres ont été inclus.
Lorsque vous répondez, assurez-vous de traiter chaque élément. Si plusieurs personnes ont posé des questions, il est utile de les traiter toutes dans un seul e-mail. Si quelqu'un a besoin de beaucoup de commentaires, il est utile de répondre "en ligne" en répondant à ses commentaires dans le corps de son propre e-mail et en changeant votre police pour une couleur différente.
- Assurez-vous de supprimer toutes les informations que vous ou l'expéditeur d'origine ne voudriez pas que les autres aient.
- Avez-vous besoin de supprimer des adresses e-mail des lignes « à » ou « de » du transfert ?
- Avez-vous besoin de supprimer les coordonnées de quelqu'un de sa signature ?
- Ont-ils divulgué des informations potentiellement sensibles? Cela peut inclure n'importe quoi, des détails privés du produit ou des prix aux informations personnelles.
- Est-ce qu'ils (ou vous) ont dit quelque chose de négatif à propos de quelqu'un? Même si vous ne transférez pas à cette personne, vous devez la supprimer.
Et avons-nous vraiment besoin de dire que vous ne devriez pas transmettre de blagues, de mèmes, de jolis trucs ou de rhétorique politique à vos contacts professionnels ?
Les extras des e-mails qui comptent: les pièces jointes et les signatures
Les suppléments d'e-mail peuvent être l'une des parties les plus irritantes d'un e-mail s'ils sont mal faits. Les pièces jointes de plus de 8 mégaoctets doivent être téléchargées sur un service comme Dropbox ou Box pour s'assurer qu'elles ne sont pas bloquées. Les pièces jointes multiples doivent être placées dans un dossier et compressées.
Ayez toujours une signature configurée automatiquement sur votre ordinateur et votre téléphone, en vous assurant que celle sur votre portable le dit en cas d'erreur de correction automatique étrange ou pour expliquer pourquoi c'est si court réponse. Il doit comprendre :
- Ton nom complet
- Votre titre complet
- Votre adresse si vous êtes un établissement physique
- Votre numéro de téléphone, y compris les extensions et le portable si vous voulez que les gens l'aient
- Votre adresse e-mail (facultatif)
- L'adresse de votre site Web
- Tout autre lien que vous souhaitez que les gens aient (réseaux sociaux, blog, etc.)
Lorsqu'il s'agit d'images telles que des photos, des logos et des arrière-plans, moins c'est plus. Ils peuvent gâcher la façon dont votre e-mail s'affiche sur les clients de messagerie de certaines personnes. Et tout sauf un (petit) logo discret a souvent l'air ringard.
La règle d'or
En ce qui concerne les communications par e-mail, suivez toujours la règle d'or. Écrivez les types d'e-mails que vous souhaitez recevoir. Qui sait? Peut-être que quelqu'un apprendra quelque chose de vous.
Dites-nous
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